De meeste hoofdaannemers worden niet betaald voor het werk dat ze vorige week hebben verricht. Ze worden betaald voor het werk dat ze factureren, op de formulieren die de architect verwacht, met de berekeningen die de eigenaar kan controleren. Dien op de eerste van de maand een foutloze betalingsaanvraag in en het geld staat binnen 30 dagen op uw rekening. Dien een slordige aanvraag in en uw voorman moet de loonlijst met een creditcard financieren terwijl u over regel 14 discussieert met een projectmanager die sinds het storten van de fundering niet meer op de bouwplaats is geweest.
Het American Institute of Architects (AIA) heeft dit decennia geleden al begrepen. Formulieren G702 en G703 zijn inmiddels de standaardtaal voor facturatie in de bouw in de Verenigde Staten en worden gebruikt bij commerciële projecten, institutioneel werk en een groeiend aantal high-end residentiële bouwprojecten. Als u biedt op werk in AIA-stijl en u kunt een G703 niet in uw slaap invullen, dan lekt uw cashflow al weg voordat de eerste factuur de deur uitgaat.
Deze gids bespreekt wat elk formulier doet, hoe u een verdedigbare staat van waarden opstelt, hoe inhoudingen en wijzigingsopdrachten (meerwerk) door het vervolgblad vloeien, en hoe dezelfde cijfers aansluiten op de ASC 606-omzetverantwoording in uw jaarcijfers.
Wat G702 en G703 eigenlijk zijn
Twee formulieren werken samen als één betalingspakket.
G702 — Application and Certificate for Payment (Aanvraag en certificaat voor betaling) is de samenvatting van één pagina. Het toont de eigenaar de huidige contractomvang, het totaal aan voltooid werk en opgeslagen materialen tot nu toe, de ingehouden bedragen (retentie), de reeds gedane betalingen en het huidige verschuldigde bedrag. Het wordt ondertekend door de aannemer (die certificeert dat het werk is uitgevoerd), de architect (die certificeert dat het werk is geconstateerd) en uiteindelijk goedgekeurd door de eigenaar die de betaling verricht.
G703 — Continuation Sheet (Vervolgblad) bevat de details per regelitem achter het totaalbedrag op de G702. Elke rij is een onderdeel van de staat van waarden van het project — bijvoorbeeld "Beton - Funderingen" of "Elektra - Ruwbouw" — met kolommen voor de geplande waarde, voltooid werk uit voorgaande perioden, voltooid werk in deze periode, opgeslagen materialen, totaal voltooid en opgeslagen tot op heden, voltooiingspercentage, resterend saldo en ingehouden retentiegeld.
Het bedrag op de G702 sluit aan op de totalen van de G703. Als deze niet overeenstemmen, wijst de architect de betalingsaanvraag af en moet u wachten op de volgende facturatiecyclus.
Het opstellen van een verdedigbare staat van waarden
De staat van waarden (Schedule of Values, SOV) is de basis van elke betalingsaanvraag die u voor een project indient. Als u dit bij het ondertekenen van het contract verkeerd aanpakt, zult u bij elke facturatie gedurende de rest van het project moeten vechten.
Een goede SOV verdeelt de aanneemsom in 40 tot 60 regelitems. Te weinig items en u kunt het voltooiingspercentage niet verdedigen als de architect dit betwist. Te veel items en u bezadigt uw projectmanagers met administratief werk zonder precisie toe te voegen.
Wat op te nemen als regelitems
- Mobilisatie en algemene bouwplaatskosten — inrichting bouwplaats, tijdelijke nutsvoorzieningen, projectmanagement. Vaak aan het begin gefactureerd, maar wees niet onredelijk; architecten controleren dit streng.
- Vakwerk per discipline — grondwerk, beton, metselwerk, staalconstructie, ruwbouw timmerwerk, dakbedekking, deuren en kozijnen, gipswanden, schilderwerk, vloeren, loodgieterswerk (ruwbouw en afwerking), HVAC, elektra.
- Stelposten — voor afwerkingen die de eigenaar nog niet heeft gekozen, vermeld als een enkele regel totdat er beslissingen zijn genomen.
- Borgtochten, verzekeringen en vergunningskosten — gefactureerd wanneer betaald, niet over de tijd verdeeld.
- Oplevering — eindschoonmaak, opleverpunten, reservevoorraad, onderhoudshandleidingen, revisietekeningen. Reserveer hier 1–3% van de contractwaarde, omdat de laatste 10% van elk project 30% van de inspanning kost.
Wat te vermijden
- Materiaalkosten naar voren schuiven (front-loading) op arbeidsregels. Architecten zien dit onmiddellijk en zullen elke toekomstige facturatie in twijfel trekken.
- Wijzigingsopdrachten samenvoegen in de originele SOV. Elke wijzigingsopdracht (change order) krijgt zijn eigen rij op de G703.
- Optimistische regelwaarden. Begroot eerlijk. Als beton u $180.000 kost en u voert $240.000 op om de marge van een krappe post voor metselwerk te compenseren, zal de eigenaar op het slechtst denkbare moment om bewijsstukken vragen.
De SOV wordt door de architect goedgekeurd vóór de eerste betalingsaanvraag. Beschouw die goedkeuring als een contractwijziging op zich — bewaar deze bij de getekende overeenkomst en refereer eraan in elke G703 die u indient.
Een betalingsaanvraag doorlopen
Hier ziet u hoe een typische maandelijkse betalingsaanvraag verloopt.
Stap 1 — Bepaal de factuurdatum. De meeste AIA-contracten factureren tot de 25e van de maand, waarbij de aanvraag tussen de 25e en de 30e wordt ingediend en binnen 30 dagen na certificering wordt betaald. Kies een afsluitdatum in het contract en wijk daar nooit van af. Als ploegen vragen "valt dit onder de facturatie van deze maand?", moet het antwoord zijn: "als het voor de 25e geïnstalleerd was, ja."
Stap 2 — Inspecteer de bouwplaats en beoordeel het voltooiingspercentage per regelitem. Ga niet gokken. Elke voorman moet u een verdedigbaar percentage geven voor hun werkzaamheden, idealiter met foto's. "Gipsplaten geplaatst, afgevoegd, eerste laag" is ongeveer 60% voltooid; "alleen gipsplaten geplaatst" is eerder 35%.
Stap 3 — Vul de G703 in.
- Kolom A — nummer van het regelitem.
- Kolom B — omschrijving van het werk.
- Kolom C — geplande waarde (uit de goedgekeurde SOV).
- Kolom D — voltooid werk uit voorgaande aanvragen.
- Kolom E — voltooid werk in deze periode.
- Kolom F — momenteel opgeslagen materialen (nog niet verwerkt in het werk).
- Kolom G — totaal voltooid en opgeslagen tot op heden (D + E + F).
- Kolom H — voltooiingspercentage (G ÷ C).
- Kolom I — resterend saldo (C − G).
- Kolom J — ingehouden retentiegeld.
Stap 4 — Overnemen van totalen naar de G702-samenvatting. Oorspronkelijke contractsom, netto wijzigingsopdrachten, huidige contractsom, totaal voltooid en opgeslagen, inhoudingen, totaal verdiend minus inhoudingen, minus voorgaande betalingscertificaten, is gelijk aan het huidige verschuldigde bedrag.
Stap 5 — Dien het pakket in met bewijsstukken. Afstandsverklaringen van retentierecht van onderaannemers voor de voorgaande betaling, gecertificeerde loonlijsten indien vereist, documentatie voor opgeslagen materialen en eventueel papierwerk voor wijzigingsopdrachten die nog wachten op goedkeuring door de architect.
Sectorcijfers tonen aan dat volledige aanvragen met de juiste bewijsstukken ongeveer 18 dagen sneller worden betaald dan onvolledige aanvragen. Het overslaan van een afstandsverklaring om "tijd te besparen" kost bijna altijd meer aan renteverlies dan het aan administratie bespaart.
Opgeslagen materialen: De valstrik van Kolom F
Kolom F op de G703 stelt u in staat om materialen te factureren die u hebt gekocht maar nog niet zijn geïnstalleerd. Het is een reddingslijn wanneer u vooruitbetaald hebt voor staal, generatoren of door de eigenaar verstrekte apparatuur met een lange levertijd. Het is echter ook de plek waar de meeste geschillen ontstaan.
Om opgeslagen materialen te factureren en een audit te overleven, heeft u het volgende nodig:
- Overeenkomst voor opslag buiten de locatie, ondertekend door de eigenaar als de materialen zich niet op de bouwplaats bevinden, waarin de opslagfaciliteit wordt genoemd, de materialen worden verzekerd en de eigendomstitel aan de eigenaar wordt verleend.
- Betaalde facturen waaruit blijkt dat de aannemer de leverancier daadwerkelijk heeft betaald.
- Inventarislijsten en foto's, indien van toepassing voorzien van serienummers.
- Verzekeringscertificaten waarin de eigenaar als extra verzekerde wordt genoemd voor de waarde van de opgeslagen materialen.
Wanneer materialen van opgeslagen (Kolom F) naar geïnstalleerd (Kolom E) verhuizen, verschuiven ze van F naar E. Het totaal in Kolom G verandert niet, maar het voltooiingspercentage in Kolom H stijgt doorgaans aanzienlijk, omdat geïnstalleerd werk het project vooruithelpt.
Retentie: Het geld dat u hebt verdiend maar nog niet is uitbetaald
Retentie (sommige contracten noemen dit "inhouding") is het percentage van elke termijnbetaling dat de eigenaar inhoudt totdat het project wezenlijk is voltooid. Standaardpercentages liggen tussen de 5% en 10%, afhankelijk van het rechtsgebied en het contract.
De wet stelt steeds vaker grenzen aan retentie bij private projecten. California SB 61, van kracht vanaf 1 januari 2026, beperkt retentie bij de meeste nieuwe private bouwcontracten tot 5% van elke termijnbetaling en 5% van de totale contractprijs — een betekenisvolle verandering voor aannemers die gewend waren aan 10% inhouding op werk in Californië. De meeste wetten voor openbare werken en veel private contracten vereisen nu de vrijgave van retentie binnen 30 tot 45 dagen na substantiële oplevering, waarbij de retentie voor onderaannemers wordt vrijgegeven binnen 10 dagen nadat de hoofdaannemer zijn deel heeft ontvangen.
Op de G703 verschijnt retentie in Kolom J en wordt deze berekend als een percentage van Kolom G (totaal voltooid en opgeslagen tot nu toe). Op het G702-voorblad wordt de totale retentie afgetrokken van het totaal verdiende bedrag om tot het huidige verschuldigde bedrag te komen.
De retentie halverwege het project verlagen
Veel contracten staan de eigenaar toe om de retentie te verlagen bij een voltooiing van 50% als het werk op schema ligt en de prestaties van de aannemer bevredigend zijn. Maak een herinnering in uw agenda voor deze mijlpaal en dien het verzoek schriftelijk in — eigenaren bieden zelden uit eigen beweging aan om geld vrij te geven dat zij vasthouden.
Retentie boeken in uw eigen administratie
Ingehouden retentie is nog steeds omzet die u hebt verdiend. Op uw balans staat het bedrag onder Te ontvangen retentie — een aparte activarekening die losstaat van de reguliere debiteuren. Gooi deze niet op één hoop, omdat te ontvangen retentie een ander incassoprofiel heeft (maanden of jaren, geen 30 dagen) en uw bankier deze apart gespecificeerd wil zien bij het beoordelen van uw kredietlijn.
De journaalpost wanneer u een betalingsverzoek indient, ziet er als volgt uit:
- Debet Debiteuren (nu verschuldigd bedrag)
- Debet Te ontvangen retentie (ingehouden bedrag)
- Credit Contractomzet (totaal verdiend in deze periode)
Wanneer de eigenaar de retentie aan het einde van de klus vrijgeeft, boekt u de Te ontvangen retentie over naar Debiteuren en incasseert u deze op de normale wijze.
Wijzigingsopdrachten op het vervolgblad
Goedgekeurde wijzigingsopdrachten wijzigen de contractsom en moeten via de G703 worden verwerkt. De overzichtelijke manier is om elke goedgekeurde wijzigingsopdracht als een eigen regelitem op te nemen onder de oorspronkelijke staat van waarden (SOV) — "CO #1 — Toegevoegde scope: uitbreiding achterterras, $48.500" — en op die regel te factureren net als op elke andere regel.
Lopende wijzigingsopdrachten zijn lastiger. Het werk kan al in uitvoering zijn terwijl de architect en de eigenaar over de prijs onderhandelen. AIA-documenten staan u toe te factureren op basis van uw redelijke schatting terwijl een wijzigingsopdracht in behandeling is, maar de meeste eigenaren zullen zich hiertegen verzetten. Zorg dat de wijzigingsopdracht is ondertekend voordat u deze factureert, zelfs als u een paar weken vertraging in de cashflow moet accepteren.
Op het G702-voorblad staat "Netto wijziging door wijzigingsopdrachten" tussen de "Oorspronkelijke contractsom" en de "Contractsom tot nu toe" — waardoor de totale contractwaarde bij elke facturatie transparant is.
ASC 606 en Percentage van voltooiing
Als uw boekhouding op transactiebasis (accrual basis) is en uw projecten meerdere perioden beslaan, bepaalt ASC 606 — de FASB-norm voor omzeterkenning — hoe u omzet erkent. Voor de meeste hoofdaannemers betekent dit dat omzet over de tijd wordt erkend, waarbij een inputmethode (meestal kosten-tot-kosten) wordt gebruikt om de voortgang naar de nakoming van de prestatieverplichting te meten.
Het verband tussen de G702-betalingsaanvraag en de ASC 606-omzet is direct, maar ze zijn niet altijd identiek.
G702 voortgangsfacturatie meet voortgang door de certificering van de architect van het voltooiingspercentage op de staat van waarden.
ASC 606 kosten-tot-kosten meet voortgang door de totale gemaakte kosten tot nu toe te delen door de totale geschatte kosten bij voltooiing (de "EAC").
Wanneer de twee uiteenlopen, ontstaat er over-facturatie of onder-facturatie:
- Over-facturatie (facturaties die de kosten en geschatte verdiensten overstijgen) is een verplichting op de balans. U hebt sneller gefactureerd dan u hebt verdiend — wat vaak voorkomt wanneer u de staat van waarden aan het begin zwaar belast (front-loading). De verplichting wordt afgebouwd naarmate u de kosten maakt die de facturaties onderbouwen.
- Onder-facturatie (kosten en geschatte verdiensten die de facturaties overstijgen) is een activa-post. U hebt meer omzet verdiend dan u hebt gefactureerd — wat vaak voorkomt wanneer wijzigingsopdrachten in behandeling zijn of de staat van waarden aan het einde te zwaar belast is (back-loading). De activa-post wordt omgezet in een vordering wanneer u de facturatie inhaalt.
Een typische journaalpost aan het einde van de maand voor een enkel project zou er als volgt uit kunnen zien:
- Debet Onderhanden werk (gemaakte kosten in deze periode)
- Credit Crediteuren / Kas (kosten voor onderaannemers en materialen)
- Debet Kosten van de bouw (omzet × % kosten-tot-kosten)
- Credit Onderhanden werk
- Debet Debiteuren + Te ontvangen retentie (G702-bedrag)
- Credit Contractomzet + Vooruitgefactureerde termijnen (of debet Nog te factureren bedragen) om in evenwicht te komen
Voor accountants die niet in de bouw hebben gewerkt, is de aansluiting van over-/onder-facturatie de meest voorkomende bevinding bij audits. Houd dit maandelijks bij, project per project. Wacht niet tot het einde van het jaar.
Praktische Gewoonten Om Sneller Betaald Te Krijgen
Na jarenlang te hebben gezien hoe aannemers ruziën over betalingsaanvragen, is er een handvol gewoonten die de bedrijven die binnen 30 dagen betaald krijgen onderscheidt van degenen die 90 dagen wachten.
Dien elke maand op dezelfde dag in. Architecten verwerken betalingsaanvragen op volgorde van binnenkomst. Als die van u elke maand op de tweede werkdag na de deadline binnenkomt, krijgt deze voorrang bij de afhandeling.
Bespreek uw G703 vooraf. Loop een week voor de deadline met de projectmanager van de architect over de bouwplaats en spreek af waar elk regelitem ongeveer zal eindigen. Verrassingen in een betalingsaanvraag zijn de reden waarom architecten ze afwijzen.
Eerlijke percentages bouwen vertrouwen op. Als u deze maand 85% op de gipswanden factureert en volgende maand 95%, keurt de architect beide zonder slag of stoot goed. Als u deze maand 95% factureert terwijl u in werkelijkheid op 70% zit, merkt de architect dit op, stuurt de betalingsaanvraag terug en bent u voortaan verdacht bij elke facturering voor de rest van de klus.
Koppel kwijtingsverklaringen aan de betalingen. Voorwaardelijke kwijtingen op de huidige facturering, onvoorwaardelijke kwijtingen op de vorige facturering zodra u betaald bent. Architecten die eerder in de problemen zijn gekomen, houden uw betalingsaanvraag vast totdat de kwijtingen overeenkomen.
Houd uw onder- en overfacturering maandelijks bij. Als uw overfacturering sneller begint te groeien dan uw kosten, stevent u af op een krapte in de liquide middelen zodra een project wordt afgerond. Het G702-getal vertelt u wat u heeft gefactureerd; uw boekhoudsysteem vertelt u wat u heeft verdiend. Het verschil is cruciaal.
Houd Uw Bouwboekhouding Audit-klaar
Projectadministratie is onverbiddelijk. Elke euro aan onderaannemersfacturen, materiaalinkoop en loonkosten moet op het juiste project, het juiste regelitem van de SOV (Schedule of Values) en de juiste periode terechtkomen — anders klopt uw overzicht van onder-/overfacturering niet meer, geeft uw brutomarge een vertekend beeld en komt u er aan het einde van het jaar achter dat de klus waarvan u dacht dat die winstgevend was, eigenlijk verlies heeft gedraaid.
Beancount.io biedt aannemers plain-text boekhouding met volledige transparantie over elke transactie, elk regelitem en elk project. Omdat het tekstgebaseerd is en gebruikmaakt van versiebeheer, is elke aanpassing auditeerbaar, is elke kostencode doorzoekbaar en kan uw accountant uw G702-factureringen afstemmen op uw ASC 606-omzet zonder spreadsheets te hoeven exporteren in de hoop dat de totalen kloppen. Ga gratis aan de slag en ontdek waarom ontwikkelaars, financiële professionals en operationeel ingestelde aannemers overstappen op plain-text boekhouding.