Sectie 105(h): De regel voor zelfverzekerde gezondheidsplannen die uw beste mensen stilletjes kan belasten

Stel dat een klein bedrijf een genereuze regeling voor medische vergoedingen opzet. De eigenaar en een paar senior managers krijgen elk doktersbezoek, recept en tandartsrekening belastingvrij terugbetaald. Reguliere werknemers krijgen een beperktere versie, of moeten zes maanden wachten voordat ze in aanmerking komen. Iedereen lijkt tevreden — totdat een jaar later diezelfde senior managers ontdekken dat duizenden dollars aan "belastingvrije" vergoedingen in werkelijkheid het hele jaar door belastbaar inkomen waren.

Dat is Sectie 105(h) in actie. Het is een van de minst begrepen onderdelen van de belastingwetgeving en het verrast regelmatig kleine werkgevers die denken dat niet-discriminatietoetsing alleen geldt voor gigantische ondernemingen met legers aan HR-personeel. Dat is niet zo. Als uw bedrijf enig deel van de medische voordelen zelf financiert — inclusief de steeds populairder wordende Individual Coverage Health Reimbursement Arrangement (ICHRA) — dan is Sectie 105(h) op u van toepassing.

Deze gids legt uit wat de regel is, op wie deze invloed heeft, de twee tests waar elk eigenbeheerd plan aan moet voldoen, wat er gebeurt als een plan faalt, en de ontwerpfouten waar goedbedoelende werkgevers over struikelen.

Wat Sectie 105(h) feitelijk doet

Sectie 105 van de Internal Revenue Code is de reden dat de meeste gezondheidsvoordelen van de werkgever überhaupt belastingvrij zijn. Subsectie (b) staat werknemers toe om het geld dat zij ontvangen voor medische zorg onder een plan van de werkgever uit te sluiten van het bruto-inkomen. Die uitsluiting is de essentie van collectieve ziektekostenverzekeringen — het is wat een dollar aan secundaire arbeidsvoorwaarden meer waard maakt dan een dollar aan salaris.

Subsectie (h) stelt hier een voorwaarde aan. Voor eigenbeheerde medische vergoedingsregelingen blijft de belastingvrije behandeling alleen van kracht als het plan niet discrimineert ten gunste van hoogbeloonde functionarissen. Wordt er gediscrimineerd, dan verdwijnt de uitsluiting gedeeltelijk voor precies de mensen die door het plan werden bevoordeeld.

Een "eigenbeheerd" (self-insured) plan is elke regeling waarbij de werkgever claims uit eigen middelen betaalt in plaats van een volledig verzekerde polis bij een verzekeraar te kopen. Die definitie is breed. Het omvat:

Alle soorten Health Reimbursement Arrangements (HRA's)
Individual Coverage HRA's (ICHRA's) en Qualified Small Employer HRA's in veel opzichten
Eigenbeheerde uitgebreide medische plannen
Door de werkgever gefinancierde vergoedingsregelingen voor medische kosten
Flexibele uitgavenrekeningen voor de zorg (FSA's), met enkele specifieke regels

Volledig verzekerde plannen die bij een commerciële verzekeraar zijn gekocht, vallen over het algemeen buiten Sectie 105(h) — zij hebben hun eigen niet-discriminatieregime onder de Affordable Care Act, dat de IRS tot dusver heeft afgezien te handhaven. Maar op het moment dat u een medische uitgave vergoedt uit de kas van het bedrijf, begeeft u zich op het terrein van Sectie 105(h).

Wie telt als een "hoogbeloonde functionaris"

De regel beschermt reguliere werknemers tegen achterstelling ten opzichte van de mensen aan de top. De eerste vraag is dus altijd: wie bevindt zich aan de top?

Onder Sectie 105(h) is een hoogbeloonde functionaris (highly compensated individual, HCI) iedereen die in ten minste één van de volgende drie categorieën valt:

Een van de vijf hoogstbetaalde functionarissen van het bedrijf.
Een aandeelhouder die meer dan 10% van de waarde van de aandelen van de werkgever bezit. Er gelden regels voor familiale toerekening, dus de aandelen van een echtgenoot of kind kunnen worden meegeteld voor een eigenaar.
Behorend tot de hoogstbetaalde 25% van alle werknemers (behalve uitgesloten werknemers die geen deelnemer aan het plan zijn).

Merk op dat deze definitie specifiek is voor Sectie 105(h). Het is niet hetzelfde als de definitie van "hoogbeloonde werknemer" die wordt gebruikt voor 401(k)-toetsing, die uitgaat van een vast bedrag. Sectie 105(h) is relatief — het rangschikt uw eigen personeelsbestand. In een bedrijf waar iedereen ongeveer hetzelfde verdient, bestaat de "top 25%" nog steeds; er zit altijd wel iemand in.

Dit overvalt eigenaren vaak. Een bedrijf van twee personen heeft nog steeds een top 25%. Een oprichter die 100% van de aandelen bezit, is automatisch een HCI onder de aandeelhouders-test, ongeacht wat zij zichzelf uitbetalen.

De twee tests waar elk eigenbeheerd plan aan moet voldoen

Een eigenbeheerd plan moet elk planjaar twee afzonderlijke hindernissen nemen: de geschiktheidstest en de voordelentest. Het slagen voor de ene test is geen excuus voor het falen voor de andere.

De geschiktheidstest (Eligibility Test)

Deze test stelt de vraag of er voldoende niet-hoogbeloonde werknemers worden toegelaten tot het plan. Er zijn drie manieren om hieraan te voldoen, en een plan hoeft er slechts aan één te voldoen:

De 70%-test: Het plan biedt voordelen aan 70% of meer van alle werknemers.
De 70%/80%-test: Ten minste 70% van de werknemers komt in aanmerking, en ten minste 80% van degenen die in aanmerking komen, neemt daadwerkelijk deel.
De niet-discriminatoire classificatietest: Het plan biedt voordelen aan een klasse werknemers waarvan de IRS vaststelt dat deze niet discrimineert ten gunste van HCI's.

Bij het berekenen van de getallen mag u bepaalde werknemers buiten beschouwing laten: werknemers met minder dan drie dienstjaren, werknemers jonger dan 25 jaar, parttimers en seizoensarbeiders, werknemers die onder een cao vallen, en niet-ingezeten vreemdelingen zonder inkomen uit Amerikaanse bron. Door hen uit te sluiten wordt de noemer kleiner, wat de test meestal makkelijker maakt om te halen — maar u moet de uitsluitingen wel consistent toepassen.

De uitkeringstest

Dit is de test die in stilte de meeste plannen doet mislukken. De wet is onomwonden: alle uitkeringen die aan HCI's worden verstrekt, moeten aan elke andere deelnemer worden verstrekt. Zelfde dekking, zelfde vergoedingslimieten, zelfde voorwaarden.

Een plan kan op twee manieren zakken voor de uitkeringstest:

Vormelijk discriminerend. Het plandocument zelf beschrijft betere voorwaarden voor HCI's — bijvoorbeeld een jaarlijks vergoedingsmaximum van $5.000 voor leidinggevenden en$ 2.000 voor alle anderen, of een tandartsdekking die alleen geldt voor functionarissen. Maximale vergoedingsbedragen moeten voor alle deelnemers hetzelfde bedrag in dollars zijn. De IRS staat niet toe dat uitkeringen worden gekoppeld aan een percentage van de beloning, omdat dit automatisch meer geld sluis naar de hogere inkomens.
Feitelijk discriminerend. Het document ziet er eerlijk uit, maar in de praktijk wordt het plan beheerd in het voordeel van HCI's. Het klassieke voorbeeld: een werkgever breidt de HRA uit om een procedure te dekken die een leidinggevende nodig heeft, en versobert deze vervolgens zodra een gewone werknemer om hetzelfde vraagt. Het timen van planwijzigingen rond de medische behoeften van de mensen aan de top is operationele discriminatie, zelfs als de schriftelijke voorwaarden voor iedereen identiek zijn.

Nog een addertje onder het gras: een wachttijd voor nieuwe medewerkers moet voor iedereen gelijk zijn. Als leidinggevenden vanaf de eerste dag gedekt zijn, maar andere werknemers 90 dagen moeten wachten, is dat een overtreding van de uitkeringstest.

Wat er gebeurt als een plan faalt: Bovenmatige vergoeding

Het zakken voor Sectie 105(h) betekent niet dat het plan voor iedereen komt te vervallen. Het levert de werkgever ook geen boete op. In plaats daarvan vallen de gevolgen specifiek en uitsluitend op de hoogbezoldigde personen: een deel van hun vergoedingen wordt belastbaar inkomen. De belastingwetgeving noemt dit belastbare deel de bovenmatige vergoeding.

Hoe de bovenmatige vergoeding wordt berekend, hangt af van de test waarvoor het plan is gezakt.

Als het plan zakt voor de uitkeringstest omdat een bepaalde uitkering wel aan HCI's maar niet aan anderen wordt aangeboden, is de bovenmatige vergoeding simpelweg het volledige bedrag dat de HCI ontving voor die discriminerende uitkering. Als leidinggevenden tandartsdekking hebben en niemand anders, is elke dollar die voor tandartskosten aan een leidinggevende wordt vergoed, belastbaar voor die leidinggevende.

Als het plan zakt voor de geschiktheidstest, wordt er gerekend met een verhouding. De bovenmatige vergoeding voor elke HCI is gelijk aan:

Totaal vergoed aan die HCI voor het jaar × (Totaal vergoed aan alle HCI's ÷ Totaal vergoed aan alle deelnemers)

Stel dat een plan gedurende het jaar $100.000 heeft vergoed aan alle deelnemers, en$ 40.000 daarvan ging naar hoogbezoldigde personen. De discriminerende fractie is 40%. Een leidinggevende die persoonlijk $10.000 aan vergoedingen ontving, zou$ 4.000 daarvan als belastbaar loon moeten opgeven. De overige $ 6.000 blijft belastingvrij.

De belastbare bovenmatige vergoeding wordt gerapporteerd in het jaar waarin het planjaar eindigt, toegevoegd aan het W-2-inkomen van de HCI. Het is onderworpen aan inkomstenbelasting. Opvallend is dat, vanwege de wisselwerking tussen de regels, de bovenmatige vergoeding over het algemeen niet onderworpen is aan FICA-loonheffingen — maar het telt absoluut mee voor de inkomstenbelasting, en een leidinggevende die hier niet op rekende, kan geconfronteerd worden met een onaangename aanslag.

De wrede ironie is dat de mensen die gestraft worden, meestal de eigenaren en managers zijn die het plan hebben ontworpen om zichzelf te belonen. Sectie 105(h) beboet het bedrijf niet. Het overhandigt de architecten van een discriminerend plan simpelweg een persoonlijke belastingrekening.

Sectie 105(h) en ICHRAs: De moderne valstrik

De Individual Coverage HRA (ICHRA), beschikbaar sinds 2020, is een populaire manier geworden voor kleine werkgevers om ziektekosten te financieren zonder een groepspolis af te sluiten. De werkgever vergoedt de werknemers voor premies op de individuele markt en, optioneel, voor andere medische kosten. Omdat de werkgever die vergoedingen uit eigen middelen betaalt, is een ICHRA een zelfverzekerd plan — en Sectie 105(h) is van toepassing.

De ICHRA-regels staan werkgevers toe hun personeelsbestand op te delen in maar liefst 11 toegestane klassen — fulltime, parttime, seizoensgebonden, loondienst, uurloon, werknemers in verschillende regio's, enzovoort — en verschillende voorwaarden aan verschillende klassen aan te bieden. Die flexibiliteit is zeer nuttig, maar het is geen vrijbrief om Sectie 105(h) te omzeilen. De klassen zelf mogen niet zo zijn gestructureerd dat ze hoogbezoldigde personen bevoordelen, en binnen elke klasse vereist de uitkeringstest nog steeds een uniforme behandeling.

Het ontwerp van een ICHRA staat twee specifieke variaties toe die anders als discriminerend zouden worden beschouwd:

Leeftijdsgebonden variatie. Vergoedingen mogen stijgen met de leeftijd, omdat oudere werknemers te maken hebben met hogere premies op de individuele markt. De maximale vergoeding voor de oudste werknemers mag niet meer bedragen dan drie keer de vergoeding voor de jongste.
Variatie in gezinsgrootte. Vergoedingen kunnen stijgen op basis van het aantal gedekte gezinsleden.

Beide moeten consistent worden toegepast op iedereen in een klasse. Buiten deze twee uitzonderingen stevent een ICHRA die eigenaren of topverdieners een hogere vergoeding geeft dan gewone werknemers in dezelfde klasse, rechtstreeks af op een probleem met bovenmatige vergoedingen.

Veelvoorkomende fouten van kleine werkgevers

De meeste overtredingen van Sectie 105(h) zijn geen opzet. Het zijn eerlijke ontwerpfouten. De meest voorkomende:

De test nooit uitvoeren. Zelfverzekerde plannen zouden minstens één keer per jaar op non-discriminatie moeten worden getest, voordat het planjaar begint, terwijl het ontwerp nog kan worden aangepast. Veel kleine werkgevers testen nooit.
Uitkeringen koppelen aan salaris of dienstjaren. Een vergoedingsmaximum dat is vastgesteld als een percentage van het loon, of een maximum dat meegroeit met het aantal dienstjaren, sluis meer geld naar de hogere inkomens en faalt voor de uitkeringstest.
Ongelijke wachttijden. Het onmiddellijk dekken van leidinggevenden terwijl anderen maanden moeten wachten, is een klassieke operationele fout.
Reactieve planwijzigingen. Het toevoegen van een uitkering wanneer een eigenaar een procedure nodig heeft en deze later weer verwijderen, is feitelijke discriminatie — zelfs met een perfect geformuleerd plandocument.
Eruit gaan dat eigenaren zijn vrijgesteld. Een enig aandeelhouder is altijd een HCI. Een echtgenoot op de loonlijst kan er een zijn door toerekening. De regels ontzien kleine bedrijven of familiebedrijven niet.
Het verwarren van volledig verzekerd met zelfverzekerd. De overstap van een collectieve polis naar een HRA of ICHRA brengt een plan stilletjes binnen het bereik van Sectie 105(h), en veel werkgevers beseffen nooit dat de testverplichting met hen is meegegaan.

De oplossing is bijna altijd hetzelfde: ontwerp het plan zo dat elke deelnemer dezelfde uitkeringen krijgt onder dezelfde voorwaarden vanaf dezelfde begindatum, leg dit duidelijk vast en test het jaarlijks voordat het jaar begint. Een plan dat door zijn ontwerp uniform is, heeft zelden iets te vrezen.

Houd goede dossiers bij — ze zijn uw bewijs

Section 105(h)-naleving staat of valt met documentatie. Als de IRS ooit vraagt of uw plan discrimineerde, heeft u het plan-document nodig, de resultaten van de jaarlijkse non-discriminatietoets, gegevens over de subsidiabiliteit van werknemers en onderbouwd bewijs van elke vergoede uitgave. De algemeen gevolgde praktijk is om deze gegevens ten minste zes jaar te bewaren.

Dat is ook waar een gedisciplineerde boekhouding loont. Elke vergoeding die uw bedrijf betaalt, is een transactie die in uw boeken thuishoort — gecategoriseerd, gedateerd en gekoppeld aan de juiste werknemer en het juiste plan. Wanneer medische vergoedingen overzichtelijk naast de loonadministratie worden vastgelegd, wordt het berekenen van de eindejaarsratio voor de berekening van bovenmatige vergoedingen een eenvoudige opzoeking in plaats van een forensisch project. Het afzonderlijk bijhouden van deze betalingen maakt ook in real-time duidelijk of de vergoedingen doorslaan naar de mensen aan de top — het waarschuwingssignaal voor een probleem met de vergoedingentoets voordat het resulteert in een belastingaanslag.

Houd uw financiën georganiseerd vanaf de eerste dag

Of u nu zelf een gezondheidsplan financiert, een ICHRA beheert of simpelweg af en toe een medische uitgave vergoedt, de regels belonen werkgevers die schone, volledige dossiers kunnen overleggen. Beancount.io biedt plain-text accounting die u volledige transparantie en controle geeft over uw financiële gegevens — elke vergoeding, loonverwerking en uitgave voor secundaire arbeidsvoorwaarden in een formaat dat u kunt lezen, auditen en beheren via versiebeheer, zonder black boxes en zonder vendor lock-in. Ga gratis aan de slag en ontdek waarom ontwikkelaars en financiële professionals overstappen op plain-text accounting.

Dit artikel bevat algemene informatie, geen belasting- of juridisch advies. De toetsing van Section 105(h) kent technische details die afhankelijk zijn van uw specifieke personeelsbestand en planontwerp. Raadpleeg een gekwalificeerde adviseur voor secundaire arbeidsvoorwaarden of een belastingprofessional voordat u een zelfgefinancierd gezondheidsplan definitief vaststelt.