탬파에 거주하는 한 소프트웨어 엔지니어는 매일 아침 로그인하여 몇 차례의 Zoom 스탠드업 미팅에 참여하고 코드를 배포하지만, 맨해튼 본사에는 단 한 발짝도 들여놓지 않습니다. 그러나 4월이 되면 그녀는 뉴욕에서 단 하루도 근무하지 않았음에도 불구하고, 모든 근무일에 대해 주 소득세가 원천징수된 뉴욕 W-2 양식을 받게 됩니다. 미국 급여 시스템의 가장 기묘한 영역 중 하나인 "고용주 편의(convenience of the employer)" 원칙의 세계에 오신 것을 환영합니다.
소수의 주에서는 원격 근무자가 물리적으로 어디에서 로그인하든 상관없이 마치 사무실 책상에 앉아 있는 것처럼 세금을 부과합니다. 이 원칙은 팬데믹보다 수십 년 앞서 만들어졌으나, 원격 근무의 폭발적인 증가는 이 잠자고 있던 법리를 원격 근무자나 여러 주에 걸친 고용주가 직면할 수 있는 가장 비용이 많이 드는 세금 관련 변수 중 하나로 바꾸어 놓았습니다. 2025년 5월, 뉴욕 조세 항소 재판소(Tax Appeals Tribunal)는 오랫동안 지속된 젤린스키(Zelinsky) 사건에서 다시 한번 이 원칙의 유효성을 인정하며, 고용주 편의 원칙이 2026년과 그 이후에도 계속 유지될 것임을 시사했습니다.
한 주에 거주하면서 다른 주에 본사를 둔 고용주를 위해 일하는 경우를 위해, 이 기사에서는 고용주 편의 원칙의 메커니즘, 주별 현황, 상호 면제 협정 및 거주자 세액 공제가 이중 과세를 상쇄하는 방식(또는 상쇄하지 못하는 방식), 그리고 고용주가 2026년에 원천징수해야 하는 사항에 대해 자세히 설명합니다.
고용주 편의 원칙의 실제 정의
대부분의 주에서 임금은 직원이 물리적으로 업무를 수행하는 장소를 원천으로 합니다. 텍사스에 거주하며 일한다면 귀하의 소득은 텍사스 원천 소득입니다. 일주일에 3일 일리노이로 통근한다면 해당 3일은 일리노이 원천 소득이 됩니다.
고용주 편의 원칙은 원격 근무자에게 이 기본 규칙을 뒤집어 적용합니다. 비거주 직원이 고용주의 "필요성"이 아닌 "본인의 편의"를 위해 원격으로 근무하는 경우, 집에서 근무한 날도 여전히 고용주 소재 주의 원천 소득으로 간주됩니다. 직원은 해당 주에 소득세를 납부해야 하며, 고용주는 그에 따라 원천징수를 해야 합니다.
이 원칙의 원래 취지는 좁았습니다. 뉴욕에 기반을 둔 임원들이 세금을 피하기 위해 버몬트에 있는 여름 별장을 "지사"라고 주장하는 것을 방지하기 위함이었습니다. 그러나 현대적 적용은 결코 좁지 않습니다. 2020년 이후, 이 규정은 단지 다른 곳에 산다는 이유만으로 소프트웨어 엔지니어, 회계사, 법률 보조원, 심지어 대학교수들까지 그 대상으로 끌어들였습니다.
"필요성" 테스트를 통과하기란 매우 어렵습니다. 뉴욕주 규정(20 NYCRR 132.18(a))에 따르면, 직원의 홈 오피스가 인정받으려면 고용주의 사무실에서 해당 업무를 수행할 수 없어야 합니다. 즉, 고용주가 사업상의 이유로 원격 근무지를 요구했어야 함을 의미합니다. 직원이나 직원의 가족, 통근 거리, 심지어 뉴욕 사무실이 완전히 폐쇄된 경우조차도 단순한 편의로 간주됩니다. 2025년 5월의 항소 재판소 판결은 코로나19 기간 동안 고용주의 사무실이 물리적으로 폐쇄되었음에도 불구하고 코네티컷주의 교수가 집에서 근무한 날들을 뉴욕 근무일로 합산한다고 재확인했습니다.
2026년 현재 이 원칙을 적용하는 주
현재 8개 주에서 이 원칙의 변형된 형태를 시행하고 있으며, 엄격함의 정도는 다양합니다:
- 뉴욕 (New York) — 가장 공격적으로 집행합니다. 엄격한 "필요성" 테스트를 적용하며, 매년 타 주 주소를 가진 고소득자를 감사 대상으로 삼습니다.
- 펜실베이니아 (Pennsylvania) — 펜실베이니아 고용주를 둔 비거주 원격 근무자에게 광범위하게 적용합니다.
- 델라웨어 (Delaware) — 오래전부터 고용주 편의 원칙을 유지해 왔으며, 특히 윌밍턴에 본사를 둔 금융 및 신용카드 관련 종사자들에게 관련이 깊습니다.
- 네브래스카 (Nebraska) — 네브래스카 고용주를 둔 비거주자에게 이 원칙을 적용합니다.
- 코네티컷 (Connecticut) — 2019년에 "상호적" 버전을 채택했습니다. 이는 직원이 고용주 편의 원칙을 가진 다른 주(뉴욕, 펜실베이니아, 델라웨어, 네브래스카)에 거주하는 경우에만 발동됩니다. 그렇지 않으면 코네티컷은 실제 업무 수행 장소를 원천으로 봅니다.
- 아칸소 (Arkansas) — 원칙을 적용하지만 집행은 덜 공격적입니다.
- 뉴저지 (New Jersey) — 2023년에 코네티컷과 유사한 상호적 고용주 편의 원칙을 채택했습니다.
- 앨라배마 (Alabama) 및 오리건 (Oregon) — 특정 상황에서 더 제한적인 버전을 적용합니다.
고용주가 이러한 주 중 하나에 본사를 두고 있으며, 귀하가 고용주 편의 원칙이 없는 주에서 재택근무를 한다면, 본인의 주방에서 보낸 모든 근무일에 대해 고용주 소재 주에 세금을 내야 할 수도 있습니다.
젤린스키 판결과 2026년의 중요성
에드워드 젤린스키(Edward Zelinsky) 교수는 뉴욕시의 카도조 법대(Cardozo Law School)에서 가르치며 코네티컷에 거주합니다. 그는 팬데믹 이전에는 일주일에 이틀 정도 재택근무를 했고, 코로나19로 인한 폐쇄 기간에는 완전히 원격으로 근무해야 했습니다. 그는 홈 오피스 근무일에 해당하는 세금 환급을 요구하며 뉴욕주를 고소했습니다.
그는 1999년 1차 소송에서 패소했고, 2025년 5월 2차 소송에서도 패소했습니다. 조세 항소 재판소는 그가 뉴욕에 기반을 둔 고용주를 통해 뉴욕의 경제 시장을 활용했기 때문에 적법 절차를 충족하는 "충분한 최소한의 접촉(minimal contacts)"이 있다고 판결했습니다. 코로나19 기간 동안 고용주의 물리적 사무실이 폐쇄되었다는 사실도, 그가 뉴욕에서 보낸 근무일이 전체의 10% 미만이라는 사실도 중요하지 않았습니다. 고용주 편의 원칙은 단 하루의 재택근무일에도 예외 없이 적용되었습니다.
젤린스키 교수는 항소할 뜻을 밝혔지만, 현재로서는 원격 근무자들에게 보내는 메시지는 분명합니다. 뉴욕 고용주와 홈 오피스의 조합은 극히 드문 예외를 제외하고는 임금의 100%에 대해 뉴욕 세금을 납부해야 함을 의미합니다.
이중 과세의 발생 원인 — 그리고 거주자 세액 공제가 이를 해결하는 방법
이 지점이 가장 까다로운 부분입니다. 거주지 주는 거주자의 전 세계 소득에 대해 과세하기 때문에, 근로자의 거주 주 역시 동일한 소득에 대해 과세하기를 원합니다.
이에 대한 표준적인 해결책은 **거주자 세액 공제(resident credit)**입니다. 귀하의 거주지 주는 동일한 소득에 대해 다른 주에 실제로 납부한 소득세에 대해 세액 공제를 허용합니다. 이론적으로 근로자는 두 주의 세율 중 더 높은 쪽만 부담하게 되며, 세금이 중복되어 쌓이는 일은 발생하지 않습니다.
하지만 실제로는 다음 세 가지 이유로 인해 계산이 어긋납니다:
- 세액 공제는 해당 소득에 대해 거주지 주가 부과하는 세액을 한도로 합니다. 만약 뉴욕주의 세율이 6.85%이고 귀하의 거주지 주 세율이 5%라면, 귀하는 5%의 세액 공제를 받고 결과적으로 뉴욕주에 1.85%의 차액을 납부하게 됩니다. 거주지 주로부터 돈을 환급받는 일은 없습니다.
- 일부 거주지 주는 다른 주의 과세권 주장이 "부적절"하다고 판단될 경우 공제를 거부합니다. 몇몇 주는 역사적으로 편의 규칙(convenience-rule)에 따른 소득원 결정이 타 주에 "법적으로 납부해야 할 세금"이 아니라는 입장을 취해 왔으며, 이로 인해 근로자는 완전한 이중 과세를 부담하게 됩니다. 뉴저지주의 2023년 개혁은 부분적으로 이러한 상황에 대응하기 위해 설계되었습니다.
- 시세(City tax)는 항상 공제 대상이 되는 것은 아닙니다. 뉴욕시와 용커스(Yonkers)는 거주자에게는 과세하지만 비거주자에게는 과세하지 않습니다. 따라서 뉴욕시 거주자는 주세에 더해 뉴욕시 세금을 추가로 납부합니다. 주세 목적상의 편의 규칙 적용을 받는 코네티컷주 거주자는 뉴욕시 세금을 내지 않아도 되지만, 주 단위에서의 상호작용만으로도 충분히 부담이 될 수 있습니다.
귀하의 거주지 주가 근무지 주와 상호 면세 협정(reciprocity agreement)을 맺고 있더라도, 편의 규칙이 적용된다면 큰 도움이 되지 않을 수 있습니다. 상호 면세 협정은 일반적으로 고용주에게 거주지 주에 대해서만 원천징수하도록 규정하지만, 이는 주 간의 별도 합의이며 편의 규칙을 적용하는 주들은 보통 이러한 협정에 참여하지 않는 경향이 있습니다. 뉴저지-펜실베이니아, 일리노이-위스콘신, 그리고 D.C.-메릴랜드-버지니아 간의 협정은 실제로 작동하는 상호 면세 사례입니다. 뉴욕주는 의미 있는 협정을 맺고 있지 않습니다.
상호 면세 협정(Reciprocity Agreements): 간략한 지도
상호 면세 협정이 있는 주에 고용주가 있는 근로자의 경우 상황은 훨씬 간단합니다. 상호 면세란 귀하가 A주에 살고 B주에서 일할 때, 두 주 사이에 협정이 있다면 오직 A주만이 귀하에게 원천징수하고 과세한다는 원칙입니다. 고용주는 B주의 세무국에 원천징수 면제 신청서(보통 단일 페이지 서식)를 제출합니다.
2026년 기준으로 중요한 주요 상호 면세 쌍은 다음과 같습니다:
- 펜실베이니아주는 인디애나, 메릴랜드, 뉴저지, 오하이오, 버지니아, 웨스트버지니아주와 상호 면세 협정을 맺고 있습니다. 그러나 펜실베이니아주는 이러한 협정 범위 밖의 주에 있는 근로자들에게는 여전히 편의 규칙을 적용합니다.
- 일리노이주는 아이오와, 켄터키, 미시간, 위스콘신주와 협정을 맺고 있습니다.
- 버지니아주는 D.C., 켄터키, 메릴랜드, 펜실베이니아, 웨스트버지니아주와 협정을 맺고 있습니다.
- 뉴저지주는 오직 펜실베이니아주와만 협정을 맺고 있습니다.
- **D.C.**는 비거주자에게 과세할 수 없으므로, 모든 주의 거주자에 대해 상호 면세를 적용합니다.
뉴욕, 델라웨어, 네브래스카, 코네티컷, 아칸소 중 어느 곳도 광범위한 상호 면세를 시행하지 않습니다. 뉴욕주 고용주를 위해 원격으로 일하는 코네티컷 거주자는 뉴욕주 비거주자 세무 신고를 하고, 코네티컷주 신고서에서 거주자 세액 공제를 받은 뒤, 두 주 중 더 높은 세율을 적용받아 납부합니다.
고용주가 해야 할 일
급여 수표를 발행하는 기업 입장에서 이 규칙은 실질적인 준수 의무를 발생시킵니다. 2026년 현재, 여러 주에 걸쳐 사업을 운영하는 고용주는 다음 사항을 이행해야 합니다:
직원이 새로운 주에서 업무를 시작하는 즉시 원천징수 넥서스(withholding nexus)를 설정하십시오. 새로운 주에 단 한 명의 풀타임 원격 근무자가 있더라도 일반적으로 해당 주에 대한 원천징수 넥서스가 생성됩니다. 고용주는 해당 주의 세무국(Department of Revenue)에 등록하고, 정기적인 원천징수 신고를 수행하며, 해당 주의 임금이 보고된 W-2를 발행해야 합니다.
각 원격 근무자에 대해 편의 규칙 분석을 실시하십시오. 뉴욕, 펜실베이니아, 델라웨어, 네브래스카, 아칸소주에 사무실을 둔 고용주의 타 주 거주 직원, 또는 타 주에 사무실을 둔 고용주의 해당 주 거주 직원에 대해, 고용주는 임금의 원천을 사무실 소재 주로 할지 거주 주로 할지 결정해야 합니다. 편의 규칙을 적용하는 주의 기본 설정은 사무실 소재지를 소득원으로 보는 것입니다. 이를 뒤집으려면 업무의 "필연성(necessity)"에 대한 문서화된 증거가 필요합니다. 단순히 사무실이 폐쇄된 것만으로는 부족하며, 해당 역할이 반드시 특정 타 주 위치에서 수행되어야 함을 명시한 서면 직무 기술서가 있어야 그나마 타당성을 인정받을 수 있습니다.
확신이 서지 않을 때는 이중 원천징수를 처리하십시오. 근로자의 거주 주와 편의 규칙 적용 주가 모두 원천징수를 요구하는 경우, 일부 고용주는 양쪽 모두에 대해 원천징수를 수행하고 근로자가 연말에 거주자 세액 공제를 통해 정산하도록 합니다. 다른 고용주들은 편의 규칙 적용 주에 대해서만 원천징수를 하고 근로자에게 세액 공제 신청 방법을 안내합니다. 첫 번째 접근 방식은 고용주에게 더 안전하며, 두 번째 방식은 근로자의 현금 흐름 측면에서 더 유리합니다.
주 실업 보험(SUI)을 잊지 마십시오. SUI는 편의 규칙이 아닌 연방의 "업무 현지화(localization of work)" 4단계 테스트에 따라 소득원이 결정됩니다. SUI는 소득세가 사무실 소재지로 가더라도 거의 항상 원격 근무자가 실제로 물리적으로 일하는 주로 귀속됩니다. 즉, 동일한 직원이 두 주에서는 소득세 신고를, 세 번째 주에서는 SUI 신고를 생성할 수도 있습니다. 플로리다에 원격 근무자를 둔 뉴욕주 고용주는 플로리다 SUI를 납부하지만(플로리다는 소득세가 없으므로 원천징수는 없음), 매 근무일에 대해 뉴욕주 소득세를 원천징수합니다.
필요한 경우 타 주 법인(Foreign Entity)으로 등록하십시오. 많은 주에서 거주 직원을 둔 타 주 고용주에게 급여 계정을 개설하기 전 주무장관(Secretary of State)에게 타 주 법인으로 등록할 것을 요구합니다. 이는 세무국 등록과는 별개의 단계입니다.
모든 것을 문서화하십시오. 날짜가 기입된 근무지 기록, 원격 근무 정책을 설명하는 직원 핸드북, 그리고 "필연성" 판단에 대한 법적 근거를 보관하십시오. 뉴욕주 감사관들은 통상적으로 3~5년 후에 이러한 기록을 요청합니다.
이 규칙의 적용을 받는 근로자를 위한 실질적인 대처 방안
귀하가 한 주에 거주하면서 편의성 규칙(Convenience Rule)을 적용하는 주에 있는 고용주를 위해 일한다면, 다음의 조치들을 통해 피해를 줄일 수 있습니다.
- 매년 근무지 주(State)에 비거주자 세무 신고를 하십시오. 고용주의 W-2에서 이미 해당 주 세금을 원천징수했더라도 신고해야 합니다. 신고를 누락하면 거주지 주에서 세액 공제를 받을 수 없습니다.
- 거주지 주의 세무 신고 시 거주자 세액 공제를 신청하십시오. "타주에 납부한 소득세에 대한 세액 공제" 워크시트를 사용하고 비거주자 신고서 사본을 첨부하십시오.
- 근무지 주 안팎에서 일한 모든 날짜를 기록하십시오. 날짜, 장소, 사유가 포함된 스프레드시트는 방어 가능한 기록이 됩니다. 일부 주에서는 Outlook이나 Google 캘린더 내보내기 및 지리 위치 증거를 인정합니다.
- 고용주와 명시적인 '필요성(necessity)' 문구를 협의하십시오. 지역 고객 관리, 규제 구역 상주, 또는 지역 사무소를 대체하는 역할 등 귀하가 거주지에 물리적으로 있어야만 하는 직무로 채용된 경우 이를 서면으로 남기십시오. 이것이 편의성 규칙에서 완전히 벗어날 수 있는 유일한 현실적인 방법입니다.
- 이사할 경우 주소지(Domicile) 설정을 신중히 고려하십시오. 세율이 높은 편의성 규칙 적용 주에서 소득세가 없는 주로 거주지를 옮기더라도, 이전 고용주를 위해 일하는 한 해당 규칙에 따라 모든 근무일에 대해 과세됩니다. 이주가 경제적 이득이 되려면 고용주를 바꾸거나, 고용주가 해당 역할을 타주에서 수행해야 하는 '필수적인' 직무로 공식적으로 개편해야 합니다.
변화의 가능성
개혁 노력은 수년째 정체되어 있습니다. 주정부의 편의성 규칙보다 우선하는 연방 '다주택 근로자 조세 형평법(Multi-State Worker Tax Fairness Act)'이 반복적으로 발의되었으나 통과되지 못했습니다. 뉴햄프셔주는 팬데믹 기간 중 임시 원격 근무 규칙을 두고 매사추세츠주를 상대로 소송을 제기했으나, 대법원이 사건 접수를 거부하면서 패소했습니다.
단기적으로 가장 가능성 있는 변화는 미국 대법원이 결국 통상 조항(Commerce Clause) 근거에 따른 젤린스키(Zelinsky) 방식의 항소를 심리하는 것입니다. 그때까지는 편의성 규칙이 계속 적용될 것으로 예상됩니다. 또한 더 많은 주가 (거주 고용주로부터 세수를 유지하기 위해) 자체적인 버전을 도입하거나, 커네티컷과 뉴저지처럼 "우리 거주자에게 이런 식으로 과세한다면 우리도 귀하의 거주자에게 똑같이 과세하겠다"는 상호 주의 법안을 통과시킬 것으로 보입니다.
다주택 관련 기록을 투명하게 관리하십시오
주 경계를 넘어 원격으로 근무하거나 여러 주에 직원이 흩어져 있는 기업을 운영한다면 감사 추적(Audit trail)이 핵심입니다. 일별 근무지 로그, 주별 임금의 명확한 분리, 그리고 세무 당국이 요청할 경우 3~5년 치 급여 상세 내역을 재구성할 수 있는 능력이 필요합니다. Beancount.io는 완전한 버전 관리와 투명한 감사 추적 기능을 갖춘 텍스트 기반 회계를 제공합니다. 독점 데이터베이스나 특정 업체에 종속되지 않으며, 모든 항목을 텍스트 편집기에서 검토할 수 있습니다. 여러 주를 오가며 근무 일을 추적하는 원격 근무자나 다주택 급여 및 세액 공제를 관리하는 기업에 있어, 이러한 투명성은 스트레스 가득한 감사를 단 5분 만의 쿼리로 바꿔줍니다. 무료로 시작하기를 통해 국세청(IRS)과 주 세무 당국이 귀하의 재무를 들여다보는 것과 같은 엄격함을 귀하의 자산 관리에 도입해 보십시오.