모든 중소기업 소유주가 알아야 할 필수 기술 도구
오늘날 중소기업을 운영한다는 것은 여러 역할을 수행해야 함을 의미합니다. CEO, 마케터, 회계 담당자, 고객 서비스 담당자를 모두 겸해야 합니다. 하지만 좋은 소식은 더 이상 모든 것을 수동으로 처리할 필요가 없다는 것입니다. 올바른 기술 도구는 업무 방식을 혁신하여 더 적은 시간에 더 많은 것을 달성하는 동시에 비용을 관리할 수 있도록 도와줍니다.
정교한 비즈니스 도구가 막대한 자금을 가진 대기업을 위해 예약되었던 시대는 지났습니다. 오늘날의 중소기업 소유자는 경쟁의 장을 평준화할 수 있는 저렴하고 강력한 소프트웨어에 액세스할 수 있습니다. 운영을 간소화하고 성장을 촉진하는 데 도움이 되는 필수 도구를 살펴보겠습니다.
커뮤니케이션 및 팀 협업
문제점: 팀 구성원이 원격으로 작업하거나 다른 일정으로 작업할 때 모든 사람을 같은 페이지에 유지하는 것은 고양이 무리를 모는 것처럼 느껴질 수 있습니다. 이메일 체인은 따라가기 어렵게 되고, 중요한 메시지는 묻히고, 의사 소통 오류는 비용이 많이 드는 실수로 이어집니다.
해결책: Slack과 같은 최신 협업 플랫폼은 직장 내 커뮤니케이션에 혁명을 일으켰습니다. 이메일에 빠지는 대신 대화를 채널로 구성하고, 파일을 즉시 공유하고, 이미 사용하고 있는 수십 개의 다른 도구와 통합할 수 있습니다. 화상 회의의 경우 Zoom이 업계 표준이 되어 맑고 깨끗한 통화, 화면 공유 및 녹화 기능을 제공하여 원격 회의를 직접 참석하는 것만큼 좋게 만듭니다.
이러한 도구는 시간을 절약할 뿐만 아니라 투명성을 제공합니다. 모든 사람이 프로젝트 업데이트와 중요한 공지 사항을 실시간으로 볼 수 있으면 팀은 사무실, 집 또는 도시 건너편의 커피숍에서 일하든 상관없이 일관성을 유지하고 생산성을 유지합니다.
재무 관리 및 송장 발행
문제점: 자금 관리는 모든 비즈니스의 생명선이지만 비용 추적, 송장 생성 및 세금 신고 준비는 빠르게 부담스러워질 수 있습니다. 신발 상자 영수증과 스프레드시트 혼란은 스트레스와 오류의 원인입니다.
해결책: 클라우드 기반 회계 소프트웨어는 모든 사람이 재무 관리에 액세스할 수 있도록 했습니다. QuickBooks Online 및 FreshBooks와 같은 플랫폼을 사용하면 수입과 지출을 추적하고, 전문적인 송장을 생성하고, 온라인으로 결제를 수락하고, 몇 번의 클릭만으로 재무 보고서를 생성할 수 있습니다.
이러한 도구의 장점은 자동화입니다. 은행 계좌를 연결하면 거래가 자동으로 들어옵니다. 일반 고객을 위해 반복 송장을 설정하고 청구하는 것을 잊어버릴 염려가 없습니다. 세금 신고 시즌이 되면 모든 재무 데이터가 정리되어 준비되므로 잠재적으로 수천 달러의 회계 수수료를 절약할 수 있습니다.
고객 관계 관리(CRM)
문제점: 비즈니스가 성장함에 따라 모든 고객 상호 작용, 판매 기회 및 후속 작업을 시스템 없이 추적하는 것은 불가능합니다. 스티커 메모와 머릿속 알림은 소수의 클라이언트가 있을 때만 작동합니다.
해결책: CRM 시스템은 비즈니스 관계에 대한 사진과 같은 기억력을 갖는 것과 같습니다. HubSpot은 첫 번째 웹사이트 방문부터 최종 판매까지 잠재 고객 및 고객과의 모든 상호 작용을 추적하는 강력한 무료 CRM을 제공합니다. 더 고급 기능이 필요한 경우 Salesforce는 여전히 업계 선두 주자이지만 더 가파른 학습 곡선과 가격표가 함께 제공됩니다.
이러한 플랫폼은 고객을 더 잘 이해하고, 판매 추세를 예측하고, 기회를 놓치지 않도록 도와줍니다. 또한 후속 이메일을 자동화하고 잠시 동안 소식을 듣지 못한 고객에게 연락하도 록 상기시켜 줍니다.
프로젝트 관리 및 작업 추적
문제점: 중앙 집중식 시스템 없이 여러 프로젝트, 마감일 및 팀 구성원을 저글링하면 마감일 누락, 중복 노력 및 중요한 것을 잊고 있다는 끊임없는 느낌으로 이어집니다.
해결책: Trello와 같은 시각적 프로젝트 관리 도구는 수행해야 할 작업, 수행하는 사람 및 기한을 쉽게 확인할 수 있는 간단한 카드 및 보드 시스템을 사용합니다. 종속성 및 여러 이해 관계자가 있는 보다 복잡한 프로젝트의 경우 Asana는 타임라인 보기, 작업량 관리 및 자동화된 워크플로를 포함한 강력한 기능을 제공합니다.
이러한 도구의 진정한 힘은 압도적인 프로젝트를 관리 가능한 작업으로 나눌 수 있는 능력에서 비롯됩니다. 산더미 같은 업무를 바라보는 대신 명확한 다음 단계를 볼 수 있습니다. 또한 모든 것이 한 곳에 문서화되면 팀 구성원이 긴 설명 없이 쉽게 뛰어들어 도울 수 있습니다.
이메일 마케팅 및 자동화
문제점: 고객 및 잠재 고객과 연락을 유지하는 것은 성장에 필수적이지만 수백 또는 수천 명의 사람들에게 수동으로 이메일을 보내는 것은 확장할 수 없습니다. 성장하면서 개인적인 관계를 어떻게 유지합니까?
해결책: Mailchimp 및 ConvertKit과 같은 이메일 마케팅 플랫폼을 사용하면 구독자 목록을 작성하고, 코딩 기술 없이 아름다운 이메일을 디자인하고, 전체 캠페인을 자동화할 수 있습니다. 새 구독자에게 환영 시리즈를 보내시겠습니까? 한 번 설정하면 목록에 가입하는 모든 새 사람에 대해 자동으로 실행됩니다.
이러한 도구는 분석을 통해 귀중한 통찰력을 제공합니다. 누가 이메일을 열고, 링크를 클릭하고, 콘텐츠에 참여하는지 정확히 확인할 수 있습니다. 이 데이터는 메시지를 개선하고 청중에게 실제로 공감하는 내용에 집중하는 데 도움이 됩니다.
비밀번호 관리 및 보안
문제점: 보안 침해는 중소기업을 황폐화시킬 수 있지만 수십 개의 복잡한 비밀번호를 기억하는 것은 불가능합니다. 비밀번호를 적어 두거나 모든 곳에서 동일한 비밀번호를 재사용하면 취약점이 발생합니다.
해결책: 1Password 및 LastPass와 같은 비밀번호 관리자는 모든 계정에 대해 강력하고 고유한 비밀번호를 생성하고 저장합니다. 하나의 마스터 비밀번호만 기억하면 되고 소프트웨어가 다른 모든 것을 처리합니다. 또한 안전한 공유 기능을 포함하여 이메일을 통해 비밀번호를 보내지 않고도 팀 구성원과 안전하게 액세스를 공유할 수 있습니다.
편의성 외에도 이러한 도구는 필수적인 보안을 제공합니다. 취약한 비밀번호를 경고하고, 자격 증명이 데이터 침해에 나타나는 경우 알리고, 피싱 공격으로부터 보호하면서 로그인 양식을 자동으로 채울 수도 있습니다.
문서 저장 및 파일 공유
문제점: 파일을 앞뒤로 이메일로 보내면 버전 제어 악몽이 발생합니다. 어떤 파일이 최신 버전입니까? 모든 사람이 업데이트를 받았습니까? 중요한 계약서를 어디에 저장했습니까?
해결책: Google Drive, Dropbox 및 Microsoft OneDrive와 같은 클라우드 스토리지 서비스는 이러한 문제를 깔끔하게 해결합니다. 모든 파일을 클라우드에 저장하고, 특정 사람 또는 팀과 공유하고, 문서를 실시간으로 공동 작업하십시오. 모든 사람이 동일한 버전을 보고, 변경 사항이 자동으로 추적되며, 모든 장치에서 파일에 액세스할 수 있습니다.
공동 작업 기능은 특히 강력합니다. 여러 사람이 동시에 동일한 문서를 편집하고, 의견을 남기고, 수십 개의 다른 파일 버전을 만들지 않고도 변경 사항을 제안할 수 있습니다. 더 이상 "Final_v3_REALLY_FINAL.docx" 상황이 없습니다.
시간 추적 및 생산성
문제점: 시간이 어디로 갑니까? 시간당 청구하거나 단순히 근무 시간을 어떻게 보내고 있는지 이해하고 싶다면 수동 시간 추적은 지루하고 부정확합니다.
해결책: Toggl Track 및 Harvest와 같은 앱을 사용하면 시간을 쉽게 추적할 수 있습니다. 한 번의 클릭으로 타이머를 시작하고, 작업을 분류하고, 시간을 어떻게 보내는지 정확하게 보여주는 자세한 보고서를 생성합니다. 이러한 통찰력은 생산성을 개선하고, 수익성 있는 가격 책정을 보장하고, 자동화하거나 위임해야 하는 작업을 식별하는 데 매우 중요합니다.
컨설턴트와 에이전시의 경우 정확한 시간 추적은 클라이언트 청구에 필수적입니다. 하지만 시간당 청구하지 않더라도 시간 할당을 이해하면 에너지 집중 위치에 대한 더 나은 비즈니스 결정을 내리는 데 도움이 됩니다.
소셜 미디어 관리
문제점: 비즈니스를 운영하면서 여러 소셜 미디어 플랫폼에서 활발한 존재감을 유지하는 것은 풀타임 직업처럼 느껴집니다. 꾸준히 게시해야 하지만 하루 종일 소셜 미디어에 소비할 수는 없습니다.
해결책: Buffer 및 Hootsuite와 같은 소셜 미디어 관리 도구를 사용하면 하나의 대시보드에서 모든 플랫폼에 게시물을 예약할 수 있습니다. 일주일 분량의 콘텐츠를 준비하고, 모두 예약하고, 하루를 계속 보내십시오. 이러한 플랫폼은 또한 소셜 미디어 분석을 집계하여 어떤 콘텐츠가 가장 효과적인지 이해하는 데 도움이 됩니다.
진정한 가치는 일관성에 있습니다. 정기적인 게시물을 게시하면 브랜드가 눈에 띄고 청중과 소통할 수 있지만 소셜 미디어 작업을 일괄 처리하면 하루 종일 소모되지 않습니다.
웹사이트 구축 및 호스팅
문제점: 모든 비즈니스에는 온라인 존재가 필요하지만 웹 개발자를 고용하는 것은 비싸고 코딩을 배우는 데는 시간이 걸립니다.
해결책: Squarespace, Wix 및 WordPress.com과 같은 최신 웹사이트 빌더를 사용하면 단 한 줄의 코드도 작성하지 않고도 전문적인 웹사이트를 만들 수 있습니다. 템플릿을 선택하고, 브랜드에 맞게 사용자 지정하고, 콘텐츠를 추가하면 바로 사용할 수 있습니다. 이러한 플랫폼은 호스팅, 보안 및 업데이트를 자동으로 처리합니다.
귀하의 웹사이트는 종종 잠재 고객이 귀하의 비즈니스에 대해 갖는 첫인상입니다. 전문적이고 모바일 친화적인 사이트를 갖는 것은 더 이상 선택 사항이 아니라 필수 사항입니다. 이러한 도구는 모든 예산으로 달성할 수 있도록 합니다.
일정 예약 및 약속 예약
문제점: 회의 일정을 잡는 데 앞뒤로 오가는 것은 엄청난 시간 낭비입니다. "화요일에 괜찮습니까?" "오후 3시 이후에 시간이 있습니다." "사실, 수요일에 할 수 있을까요?"
해결책: Calendly 및 Acuity Scheduling과 같은 일정 예약 도구는 조정 번거로움을 제거합니다. 가용성을 설정하고, 일정 예약 링크를 공유하고, 클라이언트 또는 동료가 직접 시간을 예약하도록 합니다. 소프트웨어는 자동으로 일정을 확인하고, 확인 및 알림을 보내고, 일정 변경도 처리합니다.
서비스 기반 비즈니스의 경우 이러한 도구는 판도를 바꿉니다. 컨설턴트, 치료사 또는 개인 트레이너이든 클라이언트가 자체적으로 일정을 예약하도록 하면 관리 업무가 줄어들고 고객 경험이 향상됩니다.
비즈니스에 적합한 선택
수천 개의 비즈니스 도구를 사용할 수 있으므로 올바른 도구를 선택하는 것은 압도적일 수 있습니다. 결정을 내리는 데 도움이 되는 몇 가지 원칙은 다음과 같습니다.
가장 큰 문제점부터 시작하십시오. 어떤 수동 프로세스가 가장 많은 시간을 소비하거나 가장 많은 좌절감을 유발합니까? 먼저 그것부터 해결하십시오. 모든 것을 한 번에 구현할 필요는 없습니다.
통합 기능을 찾으십시오. 최고의 도구는 다른 도구와 잘 작동합니다. CRM이 이메일 플랫폼에 연결되고 이메일 플랫폼이 회계 소프트웨어에 연결되면 수동 데이터 입력을 줄이고 모든 것을 동기화하는 강력한 생태계를 만듭니다.
확장성을 고려하십시오. 함께 성장할 수 있는 도구를 선택하십시오. 많은 플랫폼에서 소규모로 시작하여 필요에 따라 기능을 추가할 수 있는 계층화된 가격을 제공합니다.
교육을 잊지 마십시오. 팀이 사용하지 않으면 세상에서 가장 멋진 도구는 쓸모가 없습니다. 학습 및 온보딩 시간을 고려하십시오. 때로는 모든 사람이 실제로 사용하는 더 간단한 도구가 무시되는 복잡한 도구보다 낫습니다.
약정하기 전에 평가판을 사용하십시오. 대부분의 품질 소프트웨어는 무료 평가판을 제공합니다. 그것들을 활용하십시오. 재정적 약속을 하기 전에 실제 작업으로 도구를 테스트하십시오.
결론
기술은 비즈니스에서 인간적인 요소를 대체하는 것이 아니라 증폭하는 것입니다. 일상적인 작업을 자동화하고, 커뮤니케이션을 개선하고, 더 나은 통찰력을 제공함으로써 이러한 도구를 통해 고객에게 서비스를 제공하고, 제품을 개발하고, 비즈니스를 성장시키는 데 집중할 수 있습니다.
새로운 도구를 배우는 데 대한 초기 투자는 빠르게 배당금을 지급합니다. 한때 몇 시간이 걸리던 작업이 몇 분 만에 완료될 수 있습니다. 이메일, 노트북 및 기억 속에 흩어져 있던 정보가 정리되고 액세스 가능해집니다. 귀하의 비즈니스는 더욱 전문적이고 효율적이며 확장 가능해집니다.
모든 것을 한 번에 채택할 필요는 없습니다. 가장 큰 문제를 해결하는 하나 또는 두 개의 도구부터 시작하십시오. 숙달하고 워크플로의 일부가 되도록 한 다음 필요에 따라 더 추가하십시오. 목표는 가장 많은 도구를 사용하는 것이 아니라 비즈니스를 진정으로 개선하는 올바른 도구를 사용하는 것입니다.
기술 환경은 계속 진화하여 중소기업 소유자에게 더욱 강력하고 저렴한 옵션을 제공할 것입니다. 호기심을 유지하고, 기꺼이 실험하고, 더 이상 작동하지 않는 도구를 교체하는 것을 두려워하지 마십시오. 완벽한 기술 스택은 비즈니스에 고유하며 성장에 따라 진화합니다.
문제는 이러한 도구에 투자할 여유가 있느냐 없느냐가 아니라 투자하지 않을 여유가 있느냐입니다. 귀하의 경쟁자는 이미 그것들을 사용하고 있습니다. 귀하의 고객은 그들이 가능하게 하는 효율성과 전문성을 기대합니다. 오늘날 경제에서 번성하는 기업은 기술을 활용하여 더 적은 비용으로 더 많은 것을 달성하는 기업입니다.
무엇을 먼저 자동화하시겠습니까?
