Wave vs. ZipBooks vs. Akaunting: software contabile gratuito a confronto per le piccole imprese

Nel tuo primo anno di attività, ogni dollaro di spese generali compete direttamente con le scorte, il marketing e il tuo stesso stipendio. Il software contabile è una delle poche voci di spesa che puoi legittimamente azzerare — ma solo se scegli un piano gratuito che copra il tuo flusso di lavoro reale, invece di uno che mette dietro un paywall proprio la funzione di cui hai più bisogno. Wave, ZipBooks e Akaunting offrono tutte una contabilità genuinamente gratuita, ma guadagnano in modi completamente diversi, e questo determina dove finisce ciascun piano gratuito.

Questa guida confronta i tre strumenti sulle dimensioni che contano per un piccolo imprenditore: cosa include il piano gratuito, come funziona la fatturazione, come funziona la riconciliazione bancaria, quanto costa il personale e a chi si adatta meglio ciascuno strumento.

La risposta breve​

• Scegli Wave se sei un libero professionista o un solopreneur che vuole il core gratuito più completo: fatturazione illimitata, monitoraggio delle spese, scansione delle ricevute e gestione del personale ed elaborazione dei pagamenti integrate, attivabili in un secondo momento.
• Scegli ZipBooks se non hai un background contabile e vuoi l'interfaccia più semplice, più una connessione bancaria automatizzata gratuita e un monitoraggio delle ore indolore che si sincronizza con le buste paga.
• Scegli Akaunting se sei a tuo agio con la tecnologia, operi in più valute o lingue, o vuoi i tuoi dati finanziari sul tuo server invece che sul cloud di qualcun altro.

Tutti e tre ti permettono di inviare fatture illimitate senza pagare. Le differenze emergono nei feed bancari, nelle buste paga, negli utenti e in chi controlla i tuoi dati.

Come guadagna ciascun piano gratuito​

Capire il modello di business ti dice dove il paywall colpirà alla fine.

Wave regala il core contabile e guadagna quando accetti pagamenti con carta attraverso le fatture o gestisci le buste paga. Il piano gratuito è la rampa d'accesso a questi servizi a pagamento, il che significa che la contabilità stessa resta generosa — monitoraggio illimitato di entrate e spese, fatturazione e report — mentre le funzioni di comodità come l'importazione automatica delle banche e i posti per i collaboratori sono riservate al piano Pro a pagamento.

ZipBooks usa un classico modello a livelli: un piano Starter gratuito, poi Smarter a 15 dollari al mese e Sophisticated a 35 dollari al mese. Il piano gratuito è volutamente semplice, e gli upgrade aggiungono membri del team, più connessioni bancarie, fatturazione ricorrente e report più intelligenti. Le buste paga sono gestite tramite un'integrazione con Gusto anziché con un prodotto integrato.

Akaunting è software open-source. L'edizione self-hosted è gratuita — la installi sul tuo server e i tuoi dati non lasciano mai la tua infrastruttura — mentre l'azienda guadagna dall'hosting cloud gestito e da un marketplace di app a pagamento che aggiungono funzioni come report avanzati o integrazioni extra.

Wave: il core gratuito più completo​

Wave è la cosa più vicina a una suite contabile completa a costo zero. Il piano Starter gratuito include preventivi, fatture, fatture passive, monitoraggio di entrate e spese, scansione delle ricevute e report finanziari di base. Non c'è alcun limite al numero di fatture e nessun conto alla rovescia di prova in sottofondo.

Fatturazione​

La fatturazione è la funzione più forte di Wave. Puoi creare fatture professionali con il tuo logo, inviare preventivi e fatture illimitati, accettare pagamenti online direttamente dalla fattura e monitorare chi ha pagato e chi è in ritardo. I clienti possono pagare con carta di credito o bonifico bancario senza uscire dalla fattura, il che accorcia la distanza tra "fattura inviata" e "denaro ricevuto".

L'elaborazione dei pagamenti è dove Wave si guadagna da vivere: i pagamenti con carta di credito costano il 2,9 percento più 60 centesimi per transazione per Visa, Mastercard e Discover (3,4 percento più 60 centesimi per American Express), e i pagamenti bancari costano l'1 percento con un minimo di 1 dollaro. Se i tuoi clienti pagano con assegno o bonifico bancario al di fuori di Wave, non tocchi mai queste commissioni.

Riconciliazione bancaria​

Questo è il principale limite del piano gratuito. Le importazioni bancarie automatiche e i feed delle transazioni richiedono il piano Pro a pagamento, che costa circa 16-19 dollari al mese a seconda della fatturazione. Sul piano Starter gratuito inserisci le transazioni manualmente o carichi gli estratti conto. Per un libero professionista con qualche decina di transazioni al mese, l'inserimento manuale richiede pochi minuti; per un'azienda di prodotto con centinaia di transazioni, la mancanza dell'importazione automatica diventa il motivo per fare l'upgrade.

Buste paga​

Wave è l'unico dei tre con le buste paga integrate. Il servizio completo di payroll negli Stati Uniti costa 40 dollari al mese più 6 dollari per dipendente attivo, coprendo le dichiarazioni fiscali e il deposito diretto, con un'opzione self-service a costo inferiore negli stati supportati. Dipendenti, collaboratori, W-2 e 1099 sono tutti gestiti all'interno della stessa dashboard dei tuoi libri contabili, così le voci delle buste paga confluiscono nel tuo registro senza un'integrazione separata da mantenere.

Limiti da conoscere​

Il piano gratuito è per utente singolo: aggiungere un commercialista o un socio come collaboratore richiede Pro. Il supporto sul piano gratuito è self-service tramite il centro assistenza. Wave è anche principalmente un prodotto statunitense e canadese — la fatturazione multivaluta esiste, ma le aziende internazionali con esigenze complesse lo troveranno più scarno di Akaunting.

ZipBooks: la rampa d'accesso più semplice​

ZipBooks è progettato per imprenditori che non hanno mai tenuto un registro contabile. L'interfaccia evita volutamente il gergo contabile, e funzioni come gli smart insights spiegano cosa significano i tuoi numeri invece di limitarsi a stamparli.

Fatturazione​

Il piano Starter gratuito include fatture illimitate, fornitori e clienti illimitati e fatture multivaluta con supporto per tasse, IVA e sconti. Puoi accettare pagamenti Square e PayPal sulle fatture, il che è comodo se già elabori pagamenti attraverso una delle due piattaforme. Le fatture ricorrenti e i promemoria di pagamento automatici arrivano sul piano Smarter da 15 dollari al mese, quindi se la maggior parte dei tuoi ricavi è basata su abbonamenti, metti in budget l'upgrade fin dall'inizio.

Riconciliazione bancaria​

ZipBooks vince questa categoria sul piano gratuito: Starter include una connessione bancaria automatizzata, così le tue transazioni arrivano e le categorizzi invece di digitarle. Connessioni aggiuntive e feed bancari illimitati richiedono Smarter. Per un'azienda che fa passare tutto attraverso un singolo conto corrente — che descrive la maggior parte delle attività appena avviate — una connessione è esattamente sufficiente.

Buste paga​

ZipBooks non ha buste paga integrate. Si integra invece con Gusto: monitori le ore in ZipBooks, sincronizzi le ore con Gusto, elabori le buste paga lì, e le transazioni delle buste paga tornano nei tuoi libri contabili. I nuovi clienti payroll che si registrano tramite ZipBooks ottengono tre mesi di Gusto gratis. Funziona bene, ma significa che le buste paga sono un secondo abbonamento con un secondo login, e il costo per dipendente segue i prezzi di Gusto anziché una tariffa inclusa.

Limiti da conoscere​

Il piano gratuito copre un utente; Smarter supporta fino a cinque membri del team. Il monitoraggio delle ore è incluso, ma la scansione delle ricevute e il supporto clienti live iniziano sui piani a pagamento. ZipBooks inoltre non ha un'app mobile completa nelle recensioni recenti, quindi se fatturi dai cantieri con il telefono, testa l'esperienza web mobile prima di impegnarti. Le basi della sicurezza sono coperte con crittografia TLS a 256 bit in transito e crittografia AES a riposo.

Akaunting: l'opzione open-source self-hosted​

Akaunting adotta un approccio fondamentalmente diverso: invece di affittarti l'accesso al suo cloud, ti dà il software. L'edizione self-hosted è gratuita e open source — la installi sul tuo server e nessun altro detiene i tuoi dati finanziari. È utilizzata da aziende in più di 100 paesi, supporta oltre 50 lingue e gestisce nativamente più valute.

Fatturazione​

Il piano self-hosted gratuito copre fatturazione, monitoraggio delle spese e reporting per una sola azienda, con recensioni recenti che collocano il limite gratuito intorno alle 1.000 fatture. È più che sufficiente per una piccola impresa che invia qualche fattura a settimana per anni. La fatturazione supporta più valute fin da subito, il che rende Akaunting la scelta naturale se fatturi i clienti in più di una valuta.

Riconciliazione bancaria​

Non c'è una sincronizzazione bancaria automatica integrata sul piano gratuito; i feed bancari arrivano tramite app dell'app store di Akaunting, alcune gratuite e altre a pagamento. Questo è il compromesso centrale della piattaforma: il core è gratuito e assembli le funzioni di cui hai bisogno dai moduli. I titolari attenti ai costi che riconciliano manualmente non pagheranno mai un centesimo; i titolari che vogliono feed in tempo reale acquisteranno l'app pertinente.

Buste paga​

Come ZipBooks, Akaunting non ha un prodotto payroll nativo. Le funzionalità di payroll e risorse umane arrivano attraverso app del marketplace anziché un servizio integrato, quindi aspettati di valutare gli add-on (o di usare un fornitore di payroll separato) una volta assunti dipendenti. Per un'attività individuale senza personale, questa lacuna non conta mai.

Limiti da conoscere​

Il self-hosting significa che sei tu il reparto IT: installazione, aggiornamenti, backup e sicurezza sono tua responsabilità. Se questa frase ti ha fatto trasalire, la versione cloud gestita parte da 12 dollari al mese (8 dollari al mese con fatturazione annuale), con livelli superiori che aggiungono utenti, fatture e app incluse. Il supporto sul piano gratuito arriva dal forum della community anziché da un help desk. Ma per i titolari tecnicamente a proprio agio, il guadagno è il controllo totale — chiunque può leggere il codice sorgente, esportare tutto in formati standard e andarsene in qualsiasi momento con tutti i dati intatti.

Confronto affiancato​

I prezzi cambiano, quindi verifica i prezzi attuali sul sito di ciascun fornitore prima di decidere — ma la forma di ciascuna offerta è stabile da anni.

Quale si adatta alla tua attività?​

Liberi professionisti e solopreneur. Wave è la scelta predefinita: fatturazione illimitata, scansione delle ricevute, una vera app mobile e buste paga integrate quando alla fine assumerai uno o due collaboratori — tutto partendo da zero. ZipBooks è l'alternativa se privilegi la semplicità e la connessione bancaria gratuita rispetto al set di funzioni più profondo di Wave.

Aziende di servizi con un piccolo team. ZipBooks a 15 dollari al mese ti dà cinque posti, connessioni bancarie illimitate, fatturazione ricorrente e monitoraggio delle ore che confluisce nel payroll Gusto. Questo pacchetto si mappa perfettamente su come lavorano effettivamente agenzie e società di consulenza: traccia le ore, fattura gli abbonamenti, paga il team.

Aziende internazionali e multivaluta. Akaunting vince nettamente. Oltre 50 lingue, registri multivaluta nativi e la capacità di adattare il codice open-source ai requisiti fiscali locali lo rendono l'unico dei tre progettato per operazioni transfrontaliere fin dall'inizio.

Titolari attenti alla privacy e esperti di tecnologia. L'edizione self-hosted di Akaunting è l'unica opzione in cui nessun fornitore detiene il tuo registro contabile. Se già gestisci un server domestico o un VPS, l'installazione è un progetto da weekend che elimina permanentemente un abbonamento e una relazione di custodia dei dati.

Aziende che pianificano di crescere rapidamente. Sii onesto sull'uscita. Tutti e tre i piani gratuiti presuppongono una piccola operazione: un utente, reporting semplice, automazione limitata. Se prevedi dieci dipendenti e vendite multicanale entro un anno, scegli lo strumento il cui piano a pagamento corrisponde a quel futuro — o inizia con libri contabili in partita doppia di tua piena proprietà, così la migrazione non è mai una crisi.

Cosa non faranno i piani gratuiti​

Il software contabile gratuito copre il ciclo principale — registrare entrate, monitorare spese, inviare fatture, produrre report di base — ma ogni piano gratuito traccia lo stesso confine più o meno nello stesso punto. Nessuno dei tre piani gratuiti include permessi multiutente con ruoli, inventario avanzato, redditività per progetto o controlli di livello audit. La dichiarazione fiscale del personale è sempre un add-on a pagamento o un prodotto separato. E l'automazione dei feed bancari, la funzione che fa risparmiare più tempo settimanale una volta che il volume delle transazioni cresce, è la prima cosa che ciascun fornitore riserva ai clienti paganti.

Quel confine è in realtà utile: ti dice come appare "diventare grandi". Quando l'inserimento manuale inizia a consumare un'ora a settimana, è il segnale per pagare i feed bancari. Quando una seconda persona ha bisogno di accesso al registro, è il segnale per pagare i posti. Fino ad allora, il piano gratuito non è un compromesso — è lo strumento su misura.

Qualunque cosa scegli, l'abitudine conta più dell'app. Riconcilia i tuoi conti ogni mese, tieni le spese aziendali e personali su carte separate e fotografa ogni ricevuta il giorno stesso in cui la ricevi. Libri contabili puliti al momento delle tasse valgono più di qualsiasi confronto tra funzioni, e ogni commercialista costa meno quando i tuoi registri arrivano organizzati. Se vuoi capire la meccanica dietro ciò che queste app automatizzano — dare, avere e il piano dei conti — la documentazione di Beancount illustra i concetti della partita doppia che si applicano indipendentemente da quale strumento detenga il tuo registro.