Riparazione o Miglioramento: Il Test BAR Che Decide Se Detrarre o Capitalizzare

L'unità HVAC sul tetto ti muore a luglio. La sostituzione costa $18.000, e il tuo istinto dice di detrarre l'intero importo come riparazione — dopotutto, l'edificio funziona esattamente come prima. Ma se quella nuova unità è un componente principale del sistema HVAC dell'edificio, l'IRS la considera un miglioramento, e la tua detrazione di $18.000 diventa ammortamento distribuito su 39 anni. Con un'aliquota fiscale del 24%, è la differenza tra $4.320 recuperati ad aprile e circa $110 all'anno per i prossimi quattro decenni.

Questa è la questione di classificazione più costosa nella tassazione delle piccole imprese: quando il denaro speso per riparare beni materiali è una riparazione detraibile ai sensi della Sezione 162, e quando è un miglioramento capitalizzabile ai sensi della Sezione 263(a) che devi ammortizzare. Le regolazioni finali sui beni materiali — emanate nel settembre 2013 come Treasury Decision 9636 — hanno consolidato decenni di giurisprudenza contrastante in un unico quadro normativo. Ecco come funziona, e i tre safe harbor che permettono alla maggior parte delle piccole imprese di saltare le parti difficili.

Perché la Distinzione Costa Denaro Vero​

La Sezione 162 ti permette di detrarre le spese ordinarie e necessarie d'impresa, incluse riparazioni e manutenzione, nell'anno in cui le paghi. La Sezione 263(a) ti impone di capitalizzare i costi di acquisizione, produzione e miglioramento di beni materiali — indipendentemente da quanto piccolo sia l'importo — e di recuperarli tramite ammortamento su anni o decenni.

Il divario temporale è ciò che fa male. Una riparazione da $12.000 detratta quest'anno con un'aliquota marginale del 24% fa risparmiare $2.880 subito. Capitalizzata come miglioramento su immobile non residenziale, quegli stessi $12.000 rendono circa $74 all'anno per 39 anni. Anche senza attualizzare per il valore temporale del denaro, aspetti decenni per recuperare ciò che una riparazione ti dà immediatamente.

Sbagliare taglia da entrambi i lati. Detrarre ciò che avrebbe dovuto essere capitalizzato sottostima il tuo reddito e invita un accertamento in sede di verifica, più interessi e possibilmente sanzioni. Capitalizzare ciò che avresti potuto detrarre sovrastima il tuo reddito e consegna al governo un prestito senza interessi. Le regolazioni esistono per risolvere la questione con un'analisi ripetibile in due fasi.

Fase 1: Identificare l'Unità di Proprietà​

Prima di chiederti se un lavoro è un miglioramento, devi sapere cosa migliora. Le regolazioni chiamano questo l'unità di proprietà, e la risposta è più ristretta di quanto la maggior parte dei proprietari si aspetti — specialmente per gli edifici.

Per gli edifici, l'unità di proprietà è generalmente l'intero edificio, compresi i suoi componenti strutturali. Ma solo per l'analisi del miglioramento, testi separatamente la struttura dell'edificio e ciascuno degli otto sistemi edilizi principali:

• Sistema idraulico
• Sistema elettrico
• Sistema HVAC
• Sistema di ascensori
• Sistema di scale mobili
• Sistema antincendio e di allarme
• Sistema di distribuzione del gas
• Sistema di sicurezza

Questa è la trappola nell'esempio HVAC di cui sopra. Non stai chiedendo "questo ha migliorato l'edificio?" Stai chiedendo "questo ha migliorato il sistema HVAC?" Sostituire tutte le unità sul tetto può lasciare l'edificio funzionante come prima, ma può comunque essere un ripristino del sistema HVAC — e un miglioramento a uno qualsiasi dei sistemi conta come un miglioramento dell'edificio. I locatari applicano la stessa analisi alla porzione di struttura e sistemi coperti dal loro contratto di locazione.

Per beni diversi dagli edifici, l'unità di proprietà è l'insieme dei componenti funzionalmente interdipendenti — nel senso che non puoi mettere in servizio un componente senza metterne in servizio un altro. Un camion e il suo motore sono un'unica unità; il camion e un rimorchio staccabile potrebbero non esserlo.

Per i beni impiantistici come un impianto di produzione o di generazione, ogni componente o gruppo di componenti che svolge una funzione discreta e principale è una propria unità.

Due regole di conformità all'ammortamento possono dividere ulteriormente un'unità. Se hai correttamente collocato un componente in una classe MACRS diversa o hai usato un metodo di ammortamento diverso per esso quando l'unità è entrata in servizio per la prima volta, quel componente è un'unità di proprietà separata. E se tu o l'IRS riclassificate successivamente il bene — per esempio, dopo uno studio di segregazione dei costi — la determinazione dell'unità di proprietà deve seguire la nuova classificazione.

Fase 2: Eseguire il Test BAR​

Un'unità di proprietà è migliorata solo se gli importi pagati producono un miglioramento (betterment), un ripristino (restoration) o un adattamento (adaptation) a un uso nuovo o diverso — il test BAR. Verifica la spesa rispetto a tutti e tre. Fallire uno non esonera dagli altri: un lavoro che non è un betterment può comunque essere un restoration o un adaptation.

B sta per Betterment (Miglioramento)​

Capitalizza gli importi pagati che fanno una delle seguenti cose:

1. Correggono una condizione o un difetto materiale esistente prima che tu acquisissi il bene o sorto durante la sua produzione. Acquistare un terreno con un serbatoio interrato perdente lasciato dal precedente proprietario e pagare per la bonifica è un betterment — stai correggendo un difetto preesistente, non mantenendo il bene.
2. Costituiscono un'aggiunta materiale, come un ampliamento fisico, un'espansione, un'estensione o un nuovo componente principale — o un aumento materiale della capacità, incluso spazio cubico o lineare aggiuntivo. Aggiungere una scala e un soppalco a un edificio commerciale per guadagnare spazio espositivo è l'esempio da manuale.
3. Aumentano materialmente produttività, efficienza, resistenza, qualità o produzione. Ancorare la struttura di un edificio alle sue fondamenta con bulloni antisismici è un betterment perché aumenta la resistenza della struttura.

"Materiale" è deliberatamente indefinito — le regolazioni dicono di usare buon senso e giudizio ragionevole sui tuoi fatti. Le cifre percentuali negli esempi della regolazione sono illustrazioni, non soglie.

R sta per Restoration (Ripristino)​

Capitalizza gli importi pagati per ripristinare l'unità di proprietà, che copre cinque situazioni:

1. Sostituzione di un componente principale o di una parte strutturale sostanziale. Questo è il cavallo di battaglia del criterio del ripristino e quello che cattura sistemi HVAC, tetti e pannelli elettrici. Sostituire tutte le finestre di un edificio, per esempio, sostituisce un componente principale della struttura dell'edificio.
2. Sostituzione di un componente dopo aver tenuto conto della sua base — hai dedotto una perdita per esso (diversa da una perdita per evento fortuito) o hai tenuto conto della sua base in una vendita o scambio.
3. Ripristino di danni da evento fortuito per cui hai effettuato un aggiustamento della base ai sensi della Sezione 165, limitato alla tua base nel bene. Danni da uragano che hai ammortizzato come perdita per evento fortuito, poi riparato con i proventi dell'assicurazione, producono un ripristino capitalizzato — non una seconda detrazione per la stessa perdita economica.
4. Rimessa in servizio di un bene dopo che si è deteriorato fino a uno stato di abbandono, in cui non era più funzionale al suo uso previsto. L'esempio delle regolazioni: un annesso agricolo lasciato senza manutenzione fino a quando non è più utilizzabile, poi puntellato e rivestito. La manutenzione ordinaria che hai rimandato per anni non resta ordinaria per sempre.
5. Ricostruzione a condizioni come nuove dopo la fine della sua vita di classe, come smontare veicoli della flotta e ricostruirli alle specifiche di fabbrica una volta scaduta la loro vita di classe.

A sta per Adaptation (Adattamento)​

Capitalizza gli importi pagati per adattare un'unità di proprietà a un uso incoerente con il tuo uso ordinario di essa quando l'hai originariamente messa in servizio. Convertire un edificio manifatturiero in uno showroom, o un peschereccio in una barca turistica, è un adaptation — anche se i singoli passaggi costruttivi sembrano riparazioni ordinarie. La preparazione estetica per la vendita, come tinteggiare pareti e rifinire pavimenti, non è un uso nuovo o diverso.

Tre Safe Harbor Che Bypassano l'Analisi​

Il test fatti-e-circostanze di cui sopra è impegnativo, quindi le regolazioni offrono alternative semplificatrici. La maggior parte delle piccole imprese vivrà all'interno di una di queste.

1. Il De Minimis Safe Harbor​

Scegli questa opzione annualmente e puoi detrarre gli importi pagati per beni materiali che detrai anche nei tuoi libri contabili, fino a $5.000 per fattura o articolo se hai un bilancio applicabile (generalmente un bilancio certificato depositato presso la SEC o un prospetto certificato simile), o $2.500 per articolo se non lo hai. La cifra di $2.500 si applica agli anni fiscali che iniziano il 1° gennaio 2016 o dopo, ai sensi del Notice 2015-82; prima era $500.

Punti chiave che i proprietari trascurano:

• È un'elezione annuale, non un cambiamento di metodo contabile. Allega una dichiarazione intitolata "Section 1.263(a)-1(f) de minimis safe harbor election" alla tua dichiarazione originale depositata tempestivamente. Non presentare il Modulo 3115 per iniziare o smettere di usarla.
• Senza un bilancio certificato, hai bisogno di una policy scritta sui libri in vigore all'inizio dell'anno che spesifichi gli articoli al di sotto di un importo in dollari specificato.
• Non copre le scorte né i terreni, e gli importi al di sopra della soglia non sono automaticamente capitalizzabili — semplicemente ricadono nelle normali regole riparazione-versus-miglioramento.

2. Il Small Taxpayer Safe Harbor​

Se i tuoi ricavi lordi annuali medi sono $10 milioni o meno, puoi scegliere ogni anno di dedurre correntemente tutte le riparazioni, manutenzione, miglioramenti e lavori simili su un edificio idoneo — anche lavori che altrimenti sarebbero un miglioramento — a condizione che:

• La base non rettificata dell'edificio sia $1 milione o meno, e
• La spesa totale dell'anno su quell'edificio non superi il minore tra il 2% della sua base non rettificata o $10.000.

Su un edificio da $400.000, questo significa fino a $8.000 di lavori edilizi detratti integralmente senza alcuna analisi BAR. Come l'elezione de minimis, si effettua con una dichiarazione allegata alla dichiarazione dei redditi — nessun Modulo 3115. Attenzione al precipizio: $10.001 di spesa su un edificio idoneo squalifica l'intero importo, non solo il dollaro in eccesso.

3. Il Routine Maintenance Safe Harbor​

Detrai il lavoro ricorrente che esegui a causa del tuo uso del bene per mantenerlo in condizioni operative normalmente efficienti, se ragionevolmente prevedevi al momento della messa in servizio di farlo più di una volta nell'arco di:

• 10 anni, per strutture edilizie e sistemi edilizi, o
• La vita di classe dell'unità, per altri beni (vedi Appendice B della Pubblicazione IRS 946 per le vite di classe).

Due asimmetrie contano. Il routine maintenance safe harbor non copre mai i betterment — un aggiornamento ricorrente è comunque un aggiornamento. Ma copre alcuni ripristini, inclusa la sostituzione di un componente principale o di una parte strutturale sostanziale, quando la sostituzione stessa è manutenzione ordinaria. Un compressore HVAC che prevedi di sostituire ogni otto anni può essere detratto anche se la sostituzione di un compressore sembra un ripristino isolatamente.

C'è anche un'elezione per capitalizzare semplicemente i costi di riparazione e manutenzione seguendo i tuoi libri e registri, che le imprese con bilanci certificati talvolta preferiscono per conformità. Va in direzione opposta alle altre — capitalizzazione per scelta — quindi usala deliberatamente, non per caso.

La Mossa Bonus: Cancellare Ciò Che Hai Sostituito​

Ecco la disposizione che i proprietari lasciano più spesso sul tavolo. Quando il test BAR ti costringe a capitalizzare una sostituzione — diciamo, un nuovo tetto — potresti stare ammortizzando sia il nuovo tetto sia il fantasma del vecchio ancora sepolto nella base dell'edificio. L'elezione di dismissione parziale ai sensi della Regolazione Sezione 1.168(i)-8 ti permette di riconoscere una perdita sulla base residua della porzione dismessa nell'anno della sostituzione, fermando l'ammortamento sul vecchio componente.

Il problema è la valutazione: devi determinare la base del componente dismesso, spesso attualizzando il costo di sostituzione all'indietro o usando uno studio di segregazione dei costi. Ma su una sostituzione del tetto a metà vita, la cancellazione della base non recuperata del vecchio tetto può rivaleggiare con i primi anni di ammortamento del nuovo. Effettua l'elezione su una dichiarazione depositata tempestivamente per l'anno della sostituzione, e considera di detrarre i costi di rimozione correlati con essa piuttosto che capitalizzarli nel miglioramento.

Sei Errori Che Attivano Aggiustamenti​

1. Testare l'edificio invece del sistema. "L'edificio funziona come prima" non è il test. Chiediti se il sistema HVAC, elettrico, idraulico o altro è stato migliorato, ripristinato o adattato.
2. Presumere che importi piccoli significhino detraibili. La Sezione 263(a) non ha un minimo — senza l'elezione de minimis, anche un articolo da $400 è testato secondo le regole generali.
3. Mancare il precipizio dei $10.000 nel small taxpayer safe harbor. Tieni traccia della spesa cumulativa dell'edificio durante l'anno; una fattura può spingere l'intero totale oltre il limite.
4. Dimenticare le dichiarazioni di elezione annuali. I safe harbor de minimis e small taxpayer richiedono entrambi una dichiarazione di elezione allegata ogni anno in cui li usi. Niente dichiarazione, niente safe harbor.
5. Lasciare marcire il bene, poi chiamare il salvataggio una riparazione. Una volta che un'unità si deteriora fino a uno stato di abbandono e smette di funzionare, il lavoro che la riporta in vita è per definizione un ripristino.
6. Ammortizzare il vecchio tetto e il nuovo. Se hai capitalizzato una sostituzione, controlla l'elezione di dismissione parziale prima di chiudere l'anno.

Mantieni La Tua Spesa Patrimoniale Pronta Per La Verifica​

Ognuna di queste regole dipende dai registri: qual era l'unità di proprietà, quando è entrata in servizio, cosa prevedevi di mantenere e quando, cosa copriva ogni fattura, e quali elezioni hai allegato a quale dichiarazione. Una detrazione per riparazione senza traccia documentale è solo una storia che racconti a un esaminatore. Etichettare ogni fattura patrimoniale con la sua unità, sistema e conclusione BAR nel momento in cui la registri richiede secondi ed è la differenza tra una verifica pulita e una ricostruita.

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