La tua S Corporation non può dedurre il bonus di dicembre finché non ti paga

A dicembre hai fatto tutto bene. La tua S corporation ha avuto un anno forte, il tuo commercialista ha suggerito un bonus per l'azionista per assorbire l'utile e documentare un compenso ragionevole, e il consiglio ha autorizzato un bonus di 30.000 dollari prima di Capodanno. Il contabile l'ha maturato a dicembre. Poi il payroll è stato eseguito a metà gennaio — e la deduzione si è spostata con esso nel nuovo anno.

Quella sorpresa costa denaro reale quando contavi sulla deduzione nell'anno in cui hai guadagnato il reddito. Il colpevole è una regola di tempistica nell'Internal Revenue Code Section 267(a)(2): quando la tua S corporation deve un compenso deducibile a una parte correlata, non può dedurre la spesa fino all'anno in cui la parte correlata la dichiara come reddito. Per una S corporation, ogni azionista conta come parte correlata — sia che tu possieda il 100 percento delle azioni o una singola azione. Maturi il bonus a dicembre ma lo paghi a gennaio, e la deduzione appartiene all'anno fiscale di gennaio.

Se possiedi una S corporation e ti paghi bonus, l'affitto di un immobile che possiedi o gli interessi su un prestito che hai fatto alla società, questa guida spiega come funziona la regola di matching, perché il periodo di grazia di 2,5 mesi menzionato dal tuo CPA non salva un bonus per l'azionista, cosa conta effettivamente come pagato e come eseguire il payroll di fine anno affinché la deduzione finisca dove ti aspetti.

La regola di matching: la tua deduzione attende il tuo reddito​

La maggior parte delle imprese in regime di competenza deduce le spese quando la passività diventa fissa e determinabile — il test all-events — anche se il denaro esce dalla porta più tardi. La Section 267(a)(2) crea un'eccezione per i pagamenti tra parti correlate che utilizzano metodi contabili diversi: il pagatore non può dedurre la spesa fino all'anno fiscale in cui il beneficiario include l'importo nel reddito lordo.

In termini semplici, la deduzione e il reddito devono coincidere nello stesso anno. Una S corporation in regime di competenza che deve un bonus al suo azionista in regime di cassa non può dedurre ciò che l'azionista non ha ancora ricevuto, perché un contribuente in regime di cassa dichiara il reddito solo quando è effettivamente o costruttivamente ricevuto. L'IRS enuncia la regola senza mezzi termini: la S corporation può dedurre la spesa solo nello stesso anno fiscale in cui il pagamento è dichiarato come reddito dalla parte correlata.

Questo non è un angolo oscuro della legge. È il risultato predefinito per la mossa di fine anno più comune delle S corporation — maturare il compenso del proprietario a dicembre e pagarlo dopo le feste.

Perché le S Corporation ricevono la versione più severa della regola​

Lo status di parte correlata è dove le S corporation differiscono nettamente dalle C corporation. Ai sensi della Section 267(e)(1)(B)(ii), qualsiasi persona che possieda direttamente o indirettamente qualsiasi azione di una S corporation è una parte correlata rispetto a quella società. Non esiste una percentuale minima di proprietà. Un azionista-dipendente al 3 percento è correlato. Un azionista che detiene azioni indirettamente, come un partecipante a un piano di stock ownership dei dipendenti che possiede azioni della S corporation, è anch'esso correlato — motivo per cui l'IRS avverte specificamente che una S corporation posseduta da un ESOP non può dedurre compensi maturati, bonus, indennità di ferie o contributi a piani pensionistici basati su compensi maturati per i partecipanti.

Confrontalo con una C corporation, dove la regola di matching delle parti correlate scatta generalmente solo per gli azionisti che possiedono più del 50 percento. Una C corporation può maturare un bonus per un dipendente ordinario — o persino per un azionista di minoranza — e dedurlo nell'anno di maturazione purché lo paghi entro il periodo di grazia descritto di seguito. Una S corporation non ha tale margine per nessun azionista, punto.

Le partnership e le LLC tassate come partnership vivono sotto una simile disciplina di matching per i pagamenti ai partner, quindi i proprietari di più entità dovrebbero presumere la stessa disciplina ovunque piuttosto che imparare la versione di ciascuna entità separatamente.

La regola dei 2,5 mesi menzionata dal tuo CPA — e perché non ti salva​

Molti proprietari hanno sentito che i bonus maturati sono deducibili se pagati entro 2,5 mesi dopo la fine dell'anno. Quella regola è reale, ma risponde a una domanda diversa.

Secondo le regole sul compenso differito, un bonus maturato a fine anno è generalmente deducibile nell'anno di maturazione se viene pagato entro il 15° giorno del terzo mese di calendario dopo la fine dell'anno — il 15 marzo per un'impresa con anno solare — e l'obbligo del datore di lavoro era fisso entro la fine dell'anno. Una sentenza del 2011 consente persino la deduzione quando solo il pool aggregato dei bonus è fisso a fine anno e le allocazioni individuali vengono decise successivamente, sebbene condizioni come richiedere che il dipendente rimanga impiegato fino alla data di pagamento possano comunque annullare la deduzione.

Ecco il punto: la regola dei 2,5 mesi determina quando una maturazione è deducibile secondo le regole generali di tempistica. La Section 267 poi sovrascrive quella risposta per le parti correlate. Pensala come due cancelli in sequenza. Il bonus deve prima soddisfare il test all-events e la finestra di pagamento di 2,5 mesi — e poi, poiché il beneficiario è un azionista di una S corporation, la deduzione viene nuovamente rinviata fino all'anno in cui l'azionista riceve effettivamente il denaro e lo dichiara come reddito.

Quindi il pagamento del 15 marzo che preserva una deduzione per i tuoi dipendenti non azionisti non fa nulla per il tuo bonus. Il tuo bonus di dicembre pagato il 1° febbraio è deducibile nel nuovo anno, punto e basta. Pianificare intorno al 15 marzo per il compenso degli azionisti significa pianificare intorno alla scadenza sbagliata. La tua scadenza è il 31 dicembre.

Cosa conta effettivamente come pagato​

Poiché la deduzione segue l'inclusione nel reddito dell'azionista, tutto dipende da quando un azionista in regime di cassa è considerato ricevere il denaro. Questo è lo standard della constructive receipt: il reddito conta quando è messo a tua disposizione senza restrizioni sostanziali, non quando ti decidi a spenderlo.

In pratica, questo significa:

• Uno stipendio consegnato o un deposito diretto regolato entro il 31 dicembre conta per l'anno vecchio. Un deposito diretto del bonus avviato il 30 dicembre che si regola il 2 gennaio è reddito di gennaio — e una deduzione di gennaio per la società.
• Il tempo di elaborazione del payroll è il killer silenzioso. Il payroll ACH standard impiega uno o due giorni lavorativi per regolarsi, e un'esecuzione del payroll inviata il 31 dicembre potrebbe non essere elaborata in tempo per riflettersi nell'anno fiscale corrente. Il tuo W-2 riflette solo le retribuzioni elaborate prima della fine dell'anno. Esegui il payroll del bonus nella prima metà di dicembre, non nell'ultima settimana.
• Un assegno deve essere più che datato dicembre. Un assegno scritto e tenuto in un cassetto della scrivania, o emesso quando il conto societario non può coprirlo, non mette l'azionista in possesso dei fondi. Il denaro deve essere effettivamente disponibile.
• Le ritenute devono seguire il pagamento. Un bonus per l'azionista è una retribuzione W-2 soggetta a ritenuta d'imposta sul reddito e imposte sul lavoro. La ritenuta, i depositi delle imposte sul payroll e il W-2 appartengono tutti all'anno in cui il bonus viene pagato — un'altra ragione per cui un pagamento di gennaio non può produrre una deduzione di dicembre.

Il tema è la sostanza sulla carta. Maturare il bonus sui libri di dicembre, autorizzarlo nei verbali di dicembre e datare la documentazione a dicembre contano tutti per le formalità societarie, ma nessuno di essi sposta la deduzione senza il pagamento effettivo.

Non sono solo i bonus​

La Section 267(a)(2) si applica a ogni importo deducibile che la S corporation deve a un azionista, non solo ai bonus W-2. Lo stesso schema maturare-a-dicembre, pagare-a-gennaio fallisce per:

• Affitto pagato a un azionista-locatore. Molti proprietari detengono personalmente i locali commerciali e li affittano alla S corporation. L'affitto di dicembre pagato a gennaio è deducibile nel nuovo anno.
• Interessi sui prestiti degli azionisti. Gli interessi maturati sul denaro che hai prestato alla società sono deducibili solo quando pagati a te e dichiarati nella tua dichiarazione.
• Indennità di ferie e buonuscita maturate per gli azionisti-dipendenti.
• Contributi a piani pensionistici basati su compensi maturati. L'IRS segnala specificamente questo: i contributi calcolati su compensi che l'azionista non ha ancora ricevuto non possono essere dedotti fino a quando la retribuzione sottostante è includibile. Questo può ridurre silenziosamente la deduzione pensionistica su cui un proprietario contava.

Ognuno di questi crea la stessa differenza libro-imposta: una spesa nel bilancio di dicembre che la dichiarazione dei redditi deve riaggiungere fino all'anno di pagamento.

Perché la tempistica conta comunque quando il reddito della S Corporation passa comunque​

Una domanda giusta: se il profitto della S corporation fluisce comunque alla tua dichiarazione personale, importa quale anno detiene la deduzione? Importa più di quanto la maggior parte dei proprietari si aspetti:

• Il tuo W-2 guida i tuoi limiti pensionistici. I tetti di contribuzione del Solo 401(k) e del SEP sono calcolati dalle retribuzioni W-2 effettivamente pagate durante l'anno solare. Un bonus che scivola a gennaio riduce lo spazio di contribuzione dell'anno scorso e non può essere ripristinato retroattivamente.
• Gli stati possono tassare direttamente la società. Diversi stati impongono imposte a livello di entità o imposte di franchising sulle S corporation. Spostare una deduzione oltre il confine dell'anno cambia la bolletta statale anche quando il totale federale alla fine si pareggia.
• Il compenso ragionevole è documentato annualmente. Se ti affidi a un bonus di fine anno per supportare un compenso ragionevole degli amministratori per l'anno, un bonus pagato — e dichiarato sul W-2 — nell'anno successivo supporta il fascicolo dell'anno successivo, non l'anno che intendevi.
• Le imposte stimate e il flusso di cassa seguono l'anno di reddito. Un bonus di gennaio significa ritenute di gennaio e un quadro di acconti del primo trimestre più alto, mentre il profitto di dicembre che doveva compensare era già tassato a te tramite il K-1. Questo disallineamento può produrre una sorpresa di sottopagamento.
• I limiti sulle perdite e la base interagiscono con la tempistica. L'anno in cui cade una deduzione influisce su quale perdita K-1 dell'anno dichiari, che interagisce con i limiti di base, at-risk e attività passiva nella tua dichiarazione personale.

Nessuno di questi è fatale se pianifichi per l'anno di pagamento. Tutti pungono quando presumevi che la deduzione appartenesse a dicembre.

Il tuo playbook di fine anno​

Una volta compreso che la scadenza è il 31 dicembre anziché il 15 marzo, la pianificazione è semplice. Segui questa checklist a novembre, non nell'ultima settimana di dicembre:

1. Decidi presto l'importo del bonus. Autorizza con il consiglio i bonus degli azionisti e documenta la delibera per iscritto prima della fine dell'anno. Fisso e autorizzato a dicembre è ancora richiesto; semplicemente non è sufficiente senza il pagamento.
2. Esegui il payroll del bonus entro metà dicembre. Lascia un margine per la regolazione ACH, le scadenze del fornitore di payroll, le festività e le correzioni. Conferma con il tuo fornitore l'ultima data di elaborazione che si regola ancora nell'anno solare — poi battila di una settimana.
3. Verifica i fondi e la consegna. Conferma che il conto societario copra la retribuzione netta più le ritenute, e conferma che il deposito si sia regolato o che l'assegno sia stato consegnato prima della fine dell'anno. Conserva la conferma di regolazione con il tuo fascicolo fiscale.
4. Abbina il W-2 alla realtà. Il bonus appartiene al W-2 dell'anno in cui è stato pagato. Se un pagamento scivola a gennaio, non forzarlo sul W-2 dell'anno scorso — correggi il piano e le imposte stimate invece.
5. Riconcilia il reddito di bilancio con il reddito fiscale. Qualsiasi compenso degli azionisti maturato ma non pagato a fine anno è un classico addback dello Schedule M-1 sul Form 1120-S: dedotto sui libri, riaggiunto ai fini fiscali, poi dedotto nell'anno di pagamento. Assicurati che il tuo preparatore veda il prospetto degli importi non pagati verso parti correlate affinché l'addback sia completo.
6. Applica la stessa disciplina ad affitto e interessi. Stacca l'assegno dell'affitto di dicembre a te stesso e paga gli interessi maturati sul prestito dell'azionista prima della fine dell'anno se vuoi quelle deduzioni nell'anno corrente.
7. Coordina i contributi pensionistici. Poiché i limiti di contribuzione seguono le retribuzioni W-2 pagate durante l'anno, finalizza il bonus prima di calcolare il contributo pensionistico massimo del datore di lavoro — e ricorda che i contributi basati su compensi maturati ma non pagati attendono insieme alla retribuzione stessa.

Una nota finale per i proprietari che impiegano anche personale non azionista: il sistema a due binari è tutto il gioco. Paga i bonus dei dipendenti entro il 15 marzo per preservare la deduzione dell'anno di maturazione secondo la regola dei 2,5 mesi, e paga i bonus degli azionisti entro il 31 dicembre per soddisfare la Section 267. Metti entrambe le scadenze sullo stesso calendario di fine anno affinché quella più facile non inghiotta quella più severa.

Mantieni puliti i tuoi libri di fine anno​

Le sorprese fiscali di fine anno risalgono quasi sempre allo stesso divario: i libri dicono dicembre, ma il denaro si è mosso a gennaio. Tracciare maturazioni, date di pagamento e differenze libro-imposta in un unico registro trasparente è ciò che trasforma un marzo stressante in una dichiarazione di routine.

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