Un piccolo studio di giochi da tavolo lancia una campagna un martedì mattina. Entro venerdì, 6.000 sostenitori hanno promesso 380.000 dollari per un gioco base, tre espansioni e una montagna di miniature esclusive. Il fondatore apre il conto corrente aziendale, vede sei cifre lì, e sente — per la prima volta — che l'azienda ha finalmente dei soldi.
Non è così. Non nel modo che conta per i libri contabili.
Quei 380.000 dollari sono liquidità. Non sono ricavi. La differenza tra queste due parole è dove un numero sorprendente di editori alle prime armi si mette nei guai seri — a volte guai fiscali, a volte guai di flusso di cassa, e a volte entrambi contemporaneamente, circa quattordici mesi dopo, quando i container sono bloccati in porto e la fattura "finale" della tipografia arriva con un aumento del 20% rispetto al preventivo.
Pubblicare giochi da tavolo è un'attività strana per la contabilità, perché quasi nessun ricavo arriva nel modo in cui i libri di testo di contabilità presumono. Il denaro arriva in un unico blocco, mesi o anni prima che l'oggetto pagato esista. Capire in quale contenitore appartiene quel denaro — e quando può passare da "abbiamo i tuoi soldi" a "abbiamo guadagnato questo" — è la competenza contabile più importante che un editore di giochi da tavolo possa avere.
L'idea centrale: l'incasso non è ricavo guadagnato
La contabilità per competenza si basa su una regola fondamentale: riconosci i ricavi quando hai adempiuto alla tua obbligazione verso il cliente, non quando il suo pagamento viene accreditato. Per la maggior parte delle attività al dettaglio, questa distinzione conta poco — la vendita e la consegna avvengono negli stessi cinque minuti. Per un gioco finanziato su Kickstarter, la vendita e la consegna possono essere distanti un anno o più.
Fino a quando non spedisci il premio, il pledge del sostenitore si trova nel tuo stato patrimoniale come una passività, solitamente etichettata ricavi differiti (chiamata anche passività contrattuale). Devi loro un gioco, non un rimborso in denaro — ma fino alla consegna, la liquidità che detieni appartiene legalmente a una promessa non mantenuta, non al tuo conto economico. Riconoscerlo come ricavo troppo presto sopravvaluta quanto redditizio appaia il tuo studio, sottostima i tuoi obblighi effettivi e può lasciarti a dover pagare l'imposta sul reddito su denaro che hai già speso per miniature di plastica su una nave portacontainer.
La maggior parte delle attività di pubblicazione si trova ad affrontare più di una di queste situazioni in un singolo anno fiscale. Ecco le cinque che si ripresentano più e più volte.
Scenario 1: Pagamento alla consegna — Vendite in fiera e al dettaglio
Questo è il caso facile, e vale la pena dichiararlo chiaramente perché è la base di partenza da cui tutto il resto si discosta. Quando qualcuno compra il tuo gioco a uno stand fieristico, sul tuo webstore per spedizione immediata, o tramite un distributore che paga al ricevimento, lo scambio di beni e pagamento avviene essenzialmente in contemporanea. Il ricavo viene riconosciuto in quel momento.
Niente differimento, niente conto passività, niente periodo di attesa. Se tutta la tua attività funzionasse così, non avresti bisogno di questo articolo. Quasi nessuna attività di un editore finanziato tramite crowdfunding funziona esclusivamente in questo modo — ma è utile come caso di controllo, perché ogni altro scenario è in realtà una variazione su "quanto distanti sono l'evento di incasso e l'evento di consegna, e cosa deve accadere nel mezzo".
Scenario 2: La campagna Kickstarter stessa
Ecco lo scenario che coglie di sorpresa i nuovi editori. Quando un sostenitore promette 65 dollari per il gioco base e 95 dollari per il pledge deluxe con tutte le espansioni, quel denaro arriva sul tuo conto corrente quasi subito dopo la chiusura della campagna — spesso 30-90 giorni dopo, una volta che la piattaforma elabora i pagamenti. Ma non hai ancora consegnato nulla. Potresti non aver ancora finito l'arte grafica. Il preventivo della fabbrica potrebbe essere ancora provvisorio.
Il trattamento corretto: registra il pledge come ricavo differito (una passività) quando il denaro arriva, e riconoscilo come ricavo effettivo solo quando adempi al pledge — ovvero quando il gioco è prodotto, spedito e consegnato al sostenitore, adempiendo alla tua obbligazione di prestazione.
È qui che la discrepanza temporale diventa un vero problema operativo, non solo un dettaglio tecnico contabile. I dati del settore sul crowdfunding da tavolo mostrano che la campagna media di giochi da tavolo consegna circa 4,3 mesi dopo la stima originale — e questa è una media; le campagne con molte miniature e stampi complessi superano regolarmente l'anno di ritardo. Quindi un editore può avere 380.000 dollari in banca, tutti tecnicamente una passività, per ben più di un anno prima che qualsiasi parte di essi si converta in ricavo che può essere contato come guadagnato.
Due conseguenze derivano direttamente da questo:
La tempistica fiscale è importante, e può giocare a tuo favore se la pianifichi. I pagamenti anticipati sono comunque reddito una volta che controlli il denaro, ma per le attività ammissibili esiste un metodo contabile che ti consente di differire il riconoscimento di quel reddito — e quindi di differire il carico fiscale associato — fino a un anno più vicino a quello in cui adempi effettivamente al premio, anziché l'anno in cui sono arrivati i pledge. Se la tua attività sia idonea e quale metodo si adatti alla tua situazione è esattamente il tipo di domanda che vale la pena sollevare con un commercialista prima della chiusura della tua prima campagna, non dopo.
Spendere contro pledge non ancora consegnati significa spendere contro una passività, non un profitto. È tentatore guardare un saldo di campagna a sei cifre e iniziare ad approvare la prossima espansione, una tiratura maggiore o aumenti di stipendio per i fondatori. Il denaro è reale, ma è vincolato. Un editore che tratta la liquidità del crowdfunding come flusso di cassa libero prima che la campagna corrente sia stata spedita è l'editore che si ritroverà incapace di coprire la ristampa quando le dimensioni della scatola saranno cambiate e i costi di trasporto saranno superiori del 40% rispetto alla stima originale.
Scenario 3: Vendite in conto deposito tramite negozi di giochi locali amici
Molti editori collocano l'inventario presso negozi di giochi locali o distributori specializzati in conto deposito — il negozio espone e vende il gioco, ma non paga per esso, né ne acquisisce la proprietà, fino a quando non viene effettivamente venduto a un cliente. Non emetti fattura quando lasci le scatole; emetti fattura (o riconosci il ricavo) quando il loro rapporto di vendita ti dice quante unità sono state vendute dagli scaffali.
Questo è importante perché è facile considerare mentalmente l'inventario in conto deposito come "venduto" nel momento in cui lascia il tuo magazzino — dopotutto, non c'è più. Ma ai fini del riconoscimento dei ricavi, la proprietà (e l'obbligazione) non è ancora stata trasferita. Il ricavo viene riconosciuto quando arriva il rapporto di vendita e viene emessa la fattura, non quando le scatole lasciano il tuo magazzino. Tenere traccia dell'inventario in conto deposito separatamente dall'inventario di proprietà e riconciliarlo mensilmente con i rapporti di vendita del negozio previene sia ricavi sopravvalutati sia — altrettanto comunemente — giochi che scompaiono silenziosamente da uno scaffale senza che nessuno se ne accorga per sei mesi.
Scenario 4: Pledge raggruppati e offerte promozionali in fiera
I tier di pledge Deluxe sono un marchio di fabbrica del moderno crowdfunding da tavolo: gioco base più tre espansioni più un playmat esclusivo più un aggiornamento con monete metalliche, tutto a un prezzo unico inferiore all'acquisto dei singoli pezzi separatamente. Lo stesso schema si presenta alle fiere, dove un editore potrebbe raggruppare un gioco base con un'espansione a prezzo scontato per smaltire l'inventario.
Quando vendi un pacchetto, non puoi semplicemente riconoscere l'intero prezzo del pacchetto come ricavo per "il gioco" nel momento in cui viene spedito, specialmente se alcuni componenti (ad esempio, un'espansione sbloccata tramite obiettivo) vengono spediti in un lotto successivo rispetto ad altri. Il prezzo della transazione deve essere allocato tra ciascun componente in base al suo valore autonomo, e il ricavo di ciascun componente viene riconosciuto quando quel pezzo specifico viene effettivamente consegnato.
Un esempio semplificato: un gioco base normalmente viene venduto a 40 dollari e un'espansione a 60 dollari, ma li raggruppi a 80 dollari. Quegli 80 dollari non vengono trattati come "80 dollari per il gioco base". Vengono suddivisi proporzionalmente — 40% per il gioco base (32 dollari) e 60% per l'espansione (48 dollari) — e ciascuna parte viene riconosciuta solo quando quell'articolo specifico viene spedito. Se il gioco base esce nel primo lotto e l'espansione viene spedita quattro mesi dopo nel secondo lotto, i tuoi libri contabili devono riflettere questa suddivisione, non registrare l'intero importo di 80 dollari il giorno in cui la prima scatola esce dalla porta.
Scenario 5: Entrate da licenze e royaltie
Una volta che un editore ha un catalogo, la concessione di licenze diventa un flusso di entrate reale: edizioni in lingue straniere prodotte da un partner estero, un adattamento per app mobile, un accordo su proprietà intellettuale concessa in licenza. Questi accordi tipicamente pagano in base alle unità vendute dal licenziatario, riportate periodicamente (spesso trimestralmente) secondo un tasso di royalty contrattuale.
Il ricavo qui viene riconosciuto quando arriva il rapporto di vendita del licenziatario e la royalty viene fatturata — non quando viene firmato l'accordo di licenza e non quando ricevi un anticipo contro future royaltie (che, notevolmente, è a sua volta una forma di ricavo differito fino a quando non viene recuperato). Un editore con diversi accordi di licenza in corso contemporaneamente ha bisogno di un sistema per tenere traccia di quali rapporti sono arrivati, quali sono in ritardo e quali anticipi sono ancora non guadagnati — altrimenti è molto facile perdere traccia del denaro reale che ti è dovuto attraverso una manciata di dichiarazioni di royalty piccole e con tempistiche irregolari.
Perché questo è importante al di là della contabilità "tecnicamente corretta"
Ottenere il giusto riconoscimento dei ricavi non è un esercizio di conformità fine a se stesso. Per un editore finanziato tramite crowdfunding, risponde direttamente a tre domande che il fondatore ha realmente bisogno di sapere in qualsiasi momento:
- Siamo realmente redditizi, o solo ricchi di liquidità? Uno studio che detiene 380.000 dollari in passività Kickstarter non adempiute e 310.000 dollari in costi di produzione e logistica a fronte non sta seduto su 380.000 dollari di profitto. Confondere le due cose è il modo in cui gli editori spendono troppo per il loro progetto successivo prima che quello attuale sia stato spedito.
- Cosa dobbiamo realmente, e a chi? I ricavi differiti sono una passività reale — un debito di beni, non di denaro, ma pur sempre un debito. Conoscere l'obbligazione totale non adempiuta per ogni campagna aperta, rapporto di conto deposito e rapporto di royalty in sospeso è fondamentale per sapere se l'attività è solvibile.
- Come sarà effettivamente la prossima dichiarazione dei redditi? Riconoscere il reddito nel periodo sbagliato — troppo presto o troppo tardi — crea sorprese al momento delle tasse che sono completamente evitabili con registrazioni pulite e contemporanee.
Costruire l'abitudine dal primo giorno
Non hai bisogno di software contabile aziendale per tenere traccia di tutto questo correttamente, ma hai bisogno di un sistema che tratti "denaro ricevuto" e "ricavo guadagnato" come due eventi genuinamente diversi, con un chiaro conto passività che faccia da ponte fino all'adempimento. La contabilità in testo semplice e con controllo di versione è una soluzione naturale esattamente per questo tipo di attività: ogni pledge, ogni spedizione in conto deposito, ogni dichiarazione di royalty diventa una voce discreta e verificabile, e la passività per ricavi differiti è sempre visibile come una voce a sé stante, anziché nascosta all'interno di una categoria generica "reddito Kickstarter".
Beancount.io offre agli editori una contabilità in testo semplice, completamente trasparente e con controllo di versione — ogni transazione è tracciabile, ogni saldo di ricavi differiti è a una semplice query di distanza, e nulla è bloccato in un formato proprietario che non puoi verificare tu stesso. Inizia gratuitamente e mantieni onesti i libri contabili della tua prossima campagna, dal primo pledge all'ultima scatola spedita.