La tassa di New York che la maggior parte dei freelance non sa di dover pagare finché non la devono

Immagina di concludere un anno redditizio di lavoro freelance come designer dal tuo appartamento a Brooklyn, di presentare le dichiarazioni dei redditi federali e dello Stato di New York, e poi di ricevere una lettera dal Dipartimento delle Finanze di New York City che ti chiede migliaia di dollari per una tassa di cui non hai mai sentito parlare, più sanzioni e interessi che risalgono a diversi anni fa. Quella tassa è l'Imposta sulle Imprese Non Costituite in Società (Unincorporated Business Tax), e rappresenta un punto cieco per decine di migliaia di lavoratori autonomi a New York ogni anno.

L'UBT è un'imposta comunale del 4 percento sul reddito netto di ditte individuali, partnership e LLC che operano nei cinque distretti. A differenza dell'imposta federale sul lavoro autonomo o dell'imposta sul reddito delle persone fisiche dello Stato di New York, è un'imposta separata a livello di entità con propri moduli, proprie regole su ciò che conta come spesa deducibile e strane peculiarità su chi abbia effettivamente diritto alla cosiddetta esenzione "professionale". Se sbagli, potresti dover anni di arretrati. Se fai le cose per bene, i crediti, le esenzioni e le opzioni a livello di entità previste dalla legge possono cancellare la maggior parte o tutto il tuo debito.

Questa guida spiega chi deve pagare l'UBT, come calcolarla, i crediti che possono azzerare la fattura e le mosse strutturali che ti permettono legalmente di uscire completamente da questa imposta.

Cos'è realmente l'UBT​

L'Imposta sulle Imprese Non Costituite in Società è un'imposta del 4 percento che la Città di New York impone sul reddito netto delle "imprese non costituite in società" che svolgono un'attività commerciale, professionale o un'occupazione in città. Si applica a:

• Ditte individuali (presentate con il Modulo NYC-202)
• Partnership e società a responsabilità limitata trattate come partnership ai fini fiscali federali (presentate con il Modulo NYC-204)
• Società a responsabilità limitata con un unico socio che non sono ignorate ai fini fiscali cittadini
• Trust e patrimoni che gestiscono un'impresa

L'imposta si aggiunge all'imposta federale sul reddito, all'imposta federale sul lavoro autonomo (Previdenza Sociale e Medicare), all'imposta sul reddito delle persone fisiche dello Stato di New York e all'imposta sul reddito delle persone fisiche della Città di New York che i residenti già pagano. È un'imposta separata con una dichiarazione separata.

Esiste un'entità importante che non è soggetta all'UBT: una società di capitali. Che tu operi come C-corporation o S-corporation secondo le norme federali, la Città ti tassa con un regime diverso (l'Imposta Generale sulle Società o l'Imposta sulle Società Commerciali), non con l'UBT. Questa distinzione diventa la leva per una delle mosse di pianificazione più pulite disponibili.

Chi deve presentare la dichiarazione e chi deve pagare​

Un punto comune di confusione è la differenza tra la presentazione di una dichiarazione UBT e il dover pagare l'imposta. Non sono la stessa cosa.

Soglia di presentazione. Un'impresa non costituita in società deve presentare il Modulo NYC-202 (ditte individuali) o il Modulo NYC-204 (partnership) se ha un reddito lordo da fonti di NYC superiore a $95.000 per l'anno. Al di sotto, non è richiesta alcuna dichiarazione.

Soglia di pagamento. Una serie separata di esenzioni e crediti determina se il dichiarante deve effettivamente pagare qualcosa. L'esenzione sul reddito imponibile dell'impresa non costituita in società protegge i primi $5.000 di reddito imponibile, e diverse altre detrazioni e crediti possono portare la fattura finale a zero anche per redditi più elevati.

Un freelance con $97.000 di ricavi lordi a NYC deve presentare una dichiarazione UBT, ma la combinazione di deduzioni aziendali, l'esenzione di $5.000 e il credito UBT (ne parleremo più avanti) spesso non produce imposta dovuta. La trappola è la sanzione per presentazione tardiva se si salta del tutto la dichiarazione.

Cosa significa "svolgere attività a New York City"​

La Città ha un'interpretazione ampia. Se l'attività produttrice di reddito avviene nei cinque distretti, il reddito è di origine NYC, indipendentemente da dove hanno sede i tuoi clienti o dove sei registrato. Un consulente che vive a Manhattan e serve clienti in California sta comunque svolgendo attività a NYC. Un graphic designer di Westchester che viene in città due volte a settimana per incontrare i clienti sta svolgendo attività a NYC per la parte di lavoro svolta lì.

Il corollario è che potresti essere in grado di allocare il reddito fuori città se una parte significativa del tuo lavoro avviene altrove. Registri dettagliati di dove hai svolto ogni incarico (date, luoghi, ore) sono l'unica cosa che protegge un'allocazione in caso di verifica fiscale. Senza questa documentazione, la Città presume che l'intero reddito netto sia imponibile.

L'aliquota del 4 percento e come calcolare l'imposta​

L'aliquota UBT è un 4 percento fisso del reddito imponibile dell'impresa non costituita in società allocato alla città. Il punto di partenza è il reddito ordinario federale del tuo Schedule C, Schedule E o partnership Form 1065, con diverse rettifiche della Città di New York.

Il flusso di base è il seguente:

1. Inizia con il reddito netto d'impresa federale. Ricavi totali meno le spese aziendali deducibili, prima di eventuali prelievi del titolare.
2. Riaggiungi voci specifiche. L'UBT non consente la deduzione per imposte sul reddito statali, locali o estere. Le imposte sul reddito dello Stato di New York e della Città di New York che hai dedotto a livello federale devono essere riaggiunte.
3. Sottrai il reddito da investimenti. Interessi, dividendi e plusvalenze dalla vendita di titoli di investimento che non sono detenuti come parte dell'impresa sono esclusi dal reddito UBT. Questo è significativo per le ditte individuali che parcheggiano gli utili non distribuiti in conti fruttiferi.
4. Applica la deduzione per la remunerazione dei soci (solo partnership). Una partnership può dedurre la remunerazione pagata ai soci per servizi personali, con un tetto di $10.000 per socio attivo. Questa è una delle rettifiche tecniche più significative nell'ambito dell'UBT e viene spesso trascurata.
5. Alloca il reddito a NYC. Se una parte dell'attività è svolta fuori città, allochi utilizzando una formula basata su proprietà, stipendi e ricavi lordi. I contribuenti possono optare per un fattore di reddito lordo a doppia ponderazione, che di solito favorisce le imprese di servizi con ricavi a NYC ma costi operativi fuori città.
6. Applica l'esenzione di $5.000. Sottrai $5.000 dal reddito imponibile allocato.
7. Moltiplica per il 4 percento. Il risultato è il debito UBT lordo.

Un esempio semplificato: un consulente di marketing con sede a Manhattan con $180.000 di ricavi lordi a NYC e $40.000 di spese aziendali deducibili ha un reddito netto di $140.000. Dopo l'esenzione di $5.000, il reddito imponibile è $135.000. L'UBT prima dei crediti è $5.400.

Quei $5.400 non sono necessariamente ciò che viene pagato. La prossima sezione spiega perché.

Il credito di $95.000 che cancella l'imposta per la maggior parte dei freelance​

La disposizione più importante dell'intero statuto UBT, per i piccoli operatori, è il credito per i contribuenti con reddito imponibile basso.

Credito completo. Se il tuo reddito imponibile dell'impresa non costituita in società è pari o inferiore a $95.000, hai diritto a un credito completo pari al 100 percento dell'UBT. L'imposta è zero, anche se potresti dover comunque presentare una dichiarazione se il reddito lordo supera la soglia di presentazione.

Credito parziale scaglionato. Se il tuo reddito imponibile è compreso tra $95.000 e $145.000, ricevi un credito parziale su scala mobile. Oltre $145.000, non è disponibile alcun credito.

Il credito è calcolato direttamente sul Modulo NYC-202 o NYC-204 e non è rimborsabile, ma per la maggior parte dei freelance e consulenti di NYC – che in genere operano ben al di sotto della soglia di $95.000 di reddito netto al netto delle spese – azzera completamente il debito.

Un secondo credito opera a livello di imposta sul reddito delle persone fisiche. I residenti di New York City che hanno pagato l'UBT possono usufruire di un credito contro la loro imposta sul reddito personale di NYC sul Modulo IT-219 allegato alla dichiarazione statale. Per i residenti con reddito imponibile cittadino pari o inferiore a $42.000, tale credito è pari al 100 percento dell'UBT pagato. Per i residenti con reddito imponibile cittadino compreso tra $42.000 e $142.000, il credito diminuisce dal 100 percento al 23 percento. Oltre $142.000, la percentuale residua rimane al 23 percento. L'effetto pratico è che un imprenditore individuale che vive in città e deve l'UBT spesso recupera la maggior parte o tutto l'importo tramite il credito d'imposta sul reddito delle persone fisiche.

In conclusione: molti lavoratori autonomi di New York che tecnicamente hanno un'esposizione all'UBT finiscono per non dover nulla, a condizione che presentino la dichiarazione.

L'esenzione per "servizi professionali" è più ristretta di quanto sembri​

Una disposizione di vecchia data dell'UBT esenta il reddito derivante dall'esercizio di determinate professioni, ma solo a condizioni specifiche:

1. L'attività deve essere una delle professioni indicate: esercizio dell'avvocatura, medicina, odontoiatria, architettura, ingegneria, contabilità e altri campi con obbligo di licenza.
2. Il professionista deve possedere la licenza pertinente.
3. Il capitale non deve essere un fattore materiale nella produzione del reddito dell'impresa.
4. Il reddito deve provenire sostanzialmente dalla prestazione di servizi personali, non dalla vendita di prodotti o dall'operare con dipendenti e beni significativi.

L'esenzione non si estende alla maggior parte dei freelance creativi o tecnici. Grafici, sviluppatori software, consulenti di marketing, copywriter, fotografi, agenti immobiliari, consulenti finanziari e consulenti di direzione sono generalmente tutti soggetti all'UBT. Gli avvocati e i medici che esercitano singolarmente sono tipicamente esenti; uno studio legale con paralegali, uffici in affitto e una significativa infrastruttura amministrativa potrebbe perdere tale esenzione perché il capitale diventa materiale.

In caso di dubbio, presumi che il tuo lavoro non sia qualificato e affidati invece al credito. L'esenzione è ristretta, specifica per i fatti ed è un frequente oggetto di verifiche fiscali.

Come vengono coinvolte le partnership​

Le partnership e le LLC con più soci affrontano un rischio strutturale che le ditte individuali non hanno. Se un socio svolge anche solo una parte dell'attività all'interno di NYC, l'intero reddito della partnership derivante da quel ramo d'attività può diventare soggetto all'UBT, con allocazione possibile solo se i registri sono puliti e la fonte del reddito è genuinamente esterna.

Due misure pratiche riducono questo rischio:

• Documentare la sede di lavoro e le ore di ciascun socio. Una LLC di consulenza con due soci, uno a Manhattan e uno in New Jersey, dovrebbe tenere registri contemporanei di quale socio ha svolto quali incarichi e dove. La formula di allocazione dipende da questo.
• Utilizzare la deduzione per la remunerazione dei soci. Il tetto di $10.000 per socio è contenuto, ma per una partnership con tre o quattro soci attivi può ridurre la base imponibile UBT di $30.000-$40.000.

Una partnership con $400.000 di reddito netto prima della remunerazione dei soci, tre soci attivi ciascuno con diritto a una deduzione di $10.000 per servizi personali e allocazione completa a NYC, ha una base UBT di $370.000. Dopo l'esenzione di $5.000, si arriva a $365.000 al 4 percento, ovvero $14.600. Con tre soci, nessuno di loro individualmente ha diritto al credito UBT completo a meno che la loro quota di reddito imponibile sia inferiore a $95.000.

La via d'uscita più pulita: l'opzione di costituzione in società​

La soluzione strutturale più semplice per un'impresa non costituita in società che produce costantemente un debito UBT è smettere di essere non costituita in società ai fini fiscali federali.

Una LLC che sceglie di essere tassata come una società di capitali secondo le regole federali "check-the-box" viene trattata come una società di capitali anche ai fini fiscali cittadini e non è più soggetta all'UBT. L'opzione viene esercitata sul Modulo Federale 8832, e molto spesso il passo successivo è l'opzione per lo status di S-corporation sul Modulo 2553, in modo che il reddito passi comunque attraverso ai soci senza imposta federale a livello di entità.

Questo scambia un regime con un altro. La S-corp è soggetta all'Imposta Generale sulle Società o all'Imposta sulle Società Commerciali di NYC, che ha le proprie aliquote e imposta minima. Per molte imprese di servizi, il carico fiscale della società è inferiore a quello dell'UBT, specialmente dopo aver considerato i risparmi derivanti dall'effettuare una parte della remunerazione del socio tramite busta paga, che riduce anche l'esposizione all'imposta federale sul lavoro autonomo.

Due avvertenze:

• L'opzione non è retroattiva. La conversione ha effetto dal momento in poi, quindi l'anno in cui decidi di cambiare è in gran parte impegnato con l'UBT per il reddito già guadagnato.
• La S-corp comporta il proprio onere di conformità. Le regole sulla retribuzione ragionevole, la gestione separata delle paghe, i depositi trimestrali federali dell'imposta sui salari e una dichiarazione dei redditi della società fanno tutti parte dell'accordo. I risparmi devono giustificare le spese generali.

Per i freelance e le partnership ad alto reddito ben al di sopra della soglia di eliminazione graduale del credito di $145.000, l'opzione S-corp è di solito la mossa a più alta leva disponibile. Per qualcuno che guadagna $80.000 netti, il credito elimina già l'imposta, e la S-corp aggiunge costi senza alcun beneficio.

Pagamenti stimati e scadenze di presentazione​

I contribuenti UBT devono effettuare pagamenti stimati trimestrali se prevedono di dover pagare più di $3.400 (la soglia può cambiare, quindi verifica ogni anno). I pagamenti stimati sono dovuti il 15 aprile, il 15 giugno, il 15 settembre e il 15 gennaio, rispecchiando il calendario delle imposte federali stimate.

La dichiarazione annuale è dovuta il 15 aprile (o il giorno lavorativo successivo) su base anno solare. Le partnership presentano il Modulo NYC-204; le ditte individuali presentano il Modulo NYC-202. È disponibile una proroga di sei mesi sul Modulo NYC-EXT, ma l'imposta deve comunque essere pagata entro la data di scadenza originale per evitare sanzioni e interessi. Le sanzioni per mancata presentazione sono del 5 percento dell'imposta non pagata al mese, con un tetto del 25 percento, e la Città ha una lunga memoria: i non dichiaranti UBT degli anni precedenti vengono regolarmente contattati con accertamenti presunti costruiti sulla base dei dati federali dell'IRS condivisi con lo stato e la città.

Perché una contabilità pulita è più importante della tassa stessa​

La maggior parte delle decisioni relative all'UBT (allocazione tra lavoro a NYC e non a NYC, spese aziendali deducibili, deduzione per la remunerazione dei soci, se l'esenzione professionale si applica) si basano su una contabilità che distingue un tipo di reddito o spesa da un altro.

Tre abitudini fanno la differenza al momento della presentazione:

1. Tieni traccia delle sedi degli incarichi nel tuo sistema di registrazione del tempo o di fatturazione. Ogni progetto dovrebbe registrare dove è stato svolto il lavoro, non solo dove ha sede il cliente.
2. Separa i conti correnti personali e aziendali. Le ditte individuali che mescolano le spese perdono detrazioni in sede di verifica perché non possono comprovarle.
3. Etichetta separatamente il reddito da investimenti. Interessi e dividendi sui contanti aziendali inattivi dovrebbero essere codificati in modo distinto in modo da poter essere esclusi dal reddito UBT.

Queste sono discipline contabili banali, non strategie fiscali. Ma sono il fondamento su cui si basa ogni mossa di pianificazione UBT.

Tieni le tue finanze organizzate dal primo giorno​

Mentre fai crescere la tua attività freelance o partnership a New York City, tenere i tuoi libri contabili accurati e verificabili è ciò che sblocca ogni posizione fiscale che assumerai mai: il credito UBT, l'allocazione del reddito, la decisione sull'opzione di entità. Beancount.io fornisce una contabilità in testo semplice che ti dà il pieno controllo sui tuoi dati finanziari, con libri mastro versionati che un revisore può verificare riga per riga. Inizia gratuitamente e scopri perché sviluppatori e professionisti finanziari scelgono una contabilità trasparente e scriptabile rispetto agli strumenti a scatola chiusa.