Biens non réclamés de l'État et déclaration de déshérence pour les petites entreprises : périodes de dormance, lettres de diligence raisonnable et rapports des détenteurs NAUPA

Parcourez le dossier des comptes fournisseurs de n'importe quelle entreprise en activité depuis plus de cinq ans et vous y trouverez presque certainement un petit cimetière : des chèques fournisseurs émis, envoyés par la poste et jamais encaissés ; des chèques de paie pour un barista qui a démissionné avant le jour de paie ; une pile de crédits de remise qu'aucun client n'a jamais réclamés ; des soldes de cartes-cadeaux qui n'ont pas été touchés depuis la période des fêtes il y a trois ans.

Pour le contrôleur de gestion, ces soldes ressemblent à de l'argent trouvé — un gain discret qui gonfle les autres revenus dans le compte de résultat (P&L) du trimestre suivant. Pour l'État où résidait pour la dernière fois le propriétaire de cet argent, c'est autre chose. Ce sont des biens non réclamés. Et en vertu de la loi sur l'escheat de chaque État, cet argent ne vous appartient pas. Il appartient à l'État en fiducie pour le propriétaire légitime, et votre entreprise a l'obligation légale, en tant que « détenteur », de l'identifier, d'effectuer une dernière prise de contact pour retrouver le propriétaire et de le reverser selon un calendrier fixé par l'État — généralement une fois par an, dans un format électronique spécifique, avec une attestation de couverture précise, à une date déterminée.

Environ un Américain sur sept possède des biens non réclamés détenus par un administrateur d'État. Environ 77 milliards de dollars sont actuellement détenus à l'échelle nationale. Une part importante de cette somme provient de petites et moyennes entreprises qui ont discrètement passé en pertes et profits des chèques périmés en tant que revenus divers au lieu de les déclarer. Certaines de ces entreprises sont sur le point de recevoir une lettre de vérification fiscale. Voici comment éviter de se retrouver dans cette enveloppe.

Ce qui constitue un bien non réclamé (et ce qui n'en est pas un)

Le bien non réclamé est un concept de loi d'État, pas de loi fédérale. L'IRS n'y joue aucun rôle. Chaque État — ainsi que le district de Columbia, Porto Rico et Guam — gère son propre programme, généralement à partir du bureau du trésorier ou du contrôleur de l'État, et chacun possède sa propre loi, son tableau de déshérence, ses règles de diligence raisonnable et ses délais de déclaration.

L'idée directrice est simple. Si votre entreprise détient des biens incorporels appartenant légalement à quelqu'un d'autre et que vous avez perdu le contact avec cette personne pendant une période définie (la « période de déshérence »), le bien est présumé abandonné. Une fois présumé abandonné, vous cessez d'être un créancier pour devenir un détenteur, et l'État prend la garde des fonds au nom du propriétaire. Le propriétaire peut le réclamer à l'État indéfiniment — il n'y a pas de prescription sur le droit du propriétaire légitime à le récupérer — mais vous, l'entreprise, perdez la capacité de l'utiliser.

Les catégories qui surprennent les petites entreprises :

Chèques fournisseurs non encaissés. Votre fournisseur a déménagé, a oublié de déposer un chèque, ou le chèque a été dévoré par l'imprimante du bureau. Trois à cinq ans plus tard, il figure toujours au rapprochement bancaire comme étant en circulation.
Chèques de paie et derniers chèques de paie non encaissés. Particulièrement fréquents dans la restauration, le commerce de détail, la construction et toute entreprise à forte rotation de personnel. La plupart des États accordent à ceux-ci un délai de déshérence d'un an — le plus court pour tout type de bien.
Crédits, remboursements et trop-perçus de clients. Un client a payé deux fois, vous avez comptabilisé le crédit, et il ne l'a jamais réclamé.
Cartes-cadeaux et avoirs non utilisés. La question de savoir s'ils font l'objet d'un escheat dépend de l'État et de la présence d'une date d'expiration ou de frais sur la carte. Certains États les exemptent totalement ; certains prélèvent la valeur nominale totale ; d'autres n'en prélèvent qu'un pourcentage.
Remises et crédits promotionnels. Émis, jamais réclamés.
Dépôts de garantie. En particulier les dépôts de bailleurs, de services publics et de location d'équipement.
Dividendes d'actions, redevances minières et produits d'assurance. Moins fréquents pour les petites entreprises, mais ils existent.
Dépôts non identifiés et encaissements périmés. L'argent est arrivé, vous l'avez enregistré, et vous n'avez jamais identifié à qui il appartenait.

Un test utile : si un poste de votre balance de vérification représente un passif que vous devez à un tiers spécifique et identifiable, et que vous n'avez pas eu de nouvelles de ce tiers depuis quelques années, c'est un candidat potentiel.

Périodes de déshérence : quand le compte à rebours commence et s'arrête

La période de déshérence est la durée, mesurée à partir de la date du dernier contact avec le propriétaire ou de la dernière activité, après laquelle le bien doit être déclaré. La loi révisée uniforme sur les biens non réclamés de 2016 (RUUPA) — la loi modèle vers laquelle l'Uniform Law Commission a poussé les États — fixe une période de déshérence générale de trois ans. En pratique, vous devez examiner chaque État séparément car aucun d'entre eux n'a adopté la RUUPA sous sa forme pure.

Fourchettes approximatives par type de bien :

Salaires, paie, commissions : un an dans la plupart des États.
Chèques fournisseurs et crédits de comptes fournisseurs : trois à cinq ans.
Soldes créditeurs des clients : trois à cinq ans.
Cartes-cadeaux et cartes à valeur stockée : très variable. La Pennsylvanie, par exemple, traite les cartes-cadeaux comme abandonnées deux ans après la date d'expiration indiquée, ou cinq ans après l'émission s'il n'y a pas d'expiration. De nombreux États les exemptent entièrement si la carte n'a pas d'expiration ni de frais de service. D'autres pratiquent l'escheat uniquement sur le solde inutilisé, parfois à une valeur inférieure à la valeur nominale.
Mandats et chèques de voyage : sept ans.
Titres et dividendes : trois ans après que la position soit devenue « perdue ».

Le décompte commence lors de l'« événement déclencheur » — généralement la date d'émission d'un chèque, la date du dernier contact avec le propriétaire ou la dernière activité sur le compte. L'envoi d'un relevé qui revient avec la mention « retour à l'expéditeur » ne réinitialise généralement pas le décompte. Un accusé de réception signé, un rappel téléphonique ou une réponse par e-mail enregistrée le font généralement.

Quel État récupère l'argent : La règle Texas v. New Jersey

Si vous avez un fournisseur au Texas, un salarié à New York et un client en Californie, à quel État devez-vous rendre des comptes ? La Cour suprême a répondu à cette question dans l'affaire Texas v. New Jersey (1965) avec une règle de priorité en deux étapes que chaque État et chaque détenteur suit encore aujourd'hui :

Première priorité : l'État de la dernière adresse connue du propriétaire, telle qu'elle figure dans vos livres et registres.
Seconde priorité : si vous n'avez pas de dernière adresse connue (ou si l'adresse est dans un pays étranger), l'État de constitution (incorporation) du détenteur.

Cette règle de seconde priorité est la raison pour laquelle le Delaware — le siège juridique de plus d'un million de sociétés américaines — possède le programme de biens non réclamés le plus agressif du pays. Si vos livres indiquent "chèque fournisseur non encaissé, bénéficiaire Acme Widgets, adresse inconnue" et que votre entreprise est constituée au Delaware, cet argent doit être déclaré au Delaware. La même logique s'applique à votre État de constitution, quel qu'il soit.

C'est aussi pourquoi la tenue de vos livres et registres est si importante. Un fichier maître des fournisseurs complet avec des adresses à jour maintient les biens hors de la catégorie de seconde priorité. Un fichier mal tenu les envoie vers votre État de constitution, ce qui est presque toujours le pire endroit pour un détenteur.

Lettres de diligence raisonnable : Votre dernière chance d'éviter la déclaration

Avant de pouvoir remettre les biens à l'État, chaque État exige que vous fassiez une dernière tentative pour retrouver le propriétaire. Il s'agit de la lettre de diligence raisonnable (due diligence) — l'ultime rappel avant la déshérence (escheat).

La mécanique varie considérablement, mais la structure reste la même. Quelques semaines à quelques mois avant l'échéance du rapport du détenteur, vous envoyez une lettre au propriétaire à la dernière adresse connue figurant dans vos livres. La lettre doit identifier le bien, stipuler qu'il sera remis à l'État si le propriétaire ne répond pas avant une date limite, et indiquer au propriétaire comment le réclamer directement auprès de vous. Si le propriétaire répond et confirme qu'il souhaite toujours le bien, vous retirez cet élément du rapport et le payez. Si la lettre revient avec la mention "non distribuable" ou si le propriétaire ne répond jamais, le bien reste sur le rapport.

Les paramètres clés qui diffèrent selon les États :

Seuil monétaire. La plupart des États n'exigent des lettres de diligence raisonnable qu'au-dessus d'un certain plancher. Beaucoup d'États fixent ce plancher entre 25 $et 50$ . Le Texas se situe à 250 $. Certains États exigent la lettre quel que soit le montant.
Fenêtre d'envoi. La plupart des États exigent que la lettre soit envoyée 60 à 120 jours avant le dépôt du rapport. Le RUUPA porte cette fenêtre de 60 à 180 jours. La Californie fait figure d'exception — sa lettre de premier cycle doit être envoyée six à douze mois avant le rapport.
Mode d'expédition. Le courrier simple (first-class mail) couvre la plupart des États. Quelques-uns — dont l'Ohio et New York — exigent un courrier recommandé (certified mail) lorsque le bien dépasse 1 000 $. Certains États acceptent l'e-mail si vous avez une adresse électronique vérifiée au dossier.
Contenu. Plusieurs États publient un modèle de lettre ou des éléments obligatoires. Un modèle standard provenant d'un prestataire de services convient dans la plupart des États ; dans quelques-uns, ce n'est pas le cas.

Un nombre surprenant d'éléments sont réclamés au stade de la diligence raisonnable. Les propriétaires reçoivent la lettre, se souviennent qu'ils devaient déposer le chèque et l'encaissent. Chaque élément clôturé à ce stade est un élément de moins sur le rapport d'État, un transfert de passif de moins et un point de données de moins susceptible de déclencher un audit.

Le rapport du détenteur : Format, dépôt et transfert de fonds

Après la fermeture de la fenêtre de diligence raisonnable, vous assemblez le rapport annuel du détenteur. Le rapport comprend trois parties : un résumé des biens par type et valeur totale, un fichier détaillé listant chaque élément avec le nom du propriétaire, son adresse, le code du type de bien et le montant, ainsi qu'une remise de fonds pour le solde total.

Presque tous les États acceptent (et la plupart exigent désormais) le format de fichier électronique NAUPA II, une structure standardisée que la National Association of Unclaimed Property Administrators maintient depuis plus de deux décennies. Si vous déposez des rapports dans plusieurs États — et dès que vous atteignez une certaine taille, ce sera le cas — l'utilisation du format NAUPA II de bout en bout est non négociable. C'est la différence entre déposer quinze rapports en trois heures ou les déposer en trois semaines.

Les dates limites de dépôt se divisent en deux camps :

Le 1er novembre est la date limite la plus courante. La plupart des États exigent que les détenteurs commerciaux généraux déposent avant le 1er novembre pour les biens devenus déclarables au cours de l'exercice précédent se terminant le 30 juin.
Le 1er mars est la date limite du Delaware pour les détenteurs généraux (les banques déposent le 10 novembre). Plusieurs autres États utilisent également le 1er mars.

Le transfert de fonds a lieu en même temps que le rapport. La plupart des États acceptent l'ACH ; beaucoup acceptent également les virements bancaires et les chèques physiques.

Pénalités, audits et le problème du Delaware

Les États sont devenus de moins en moins patients au cours de la dernière décennie. Les "carottes" — accords de divulgation volontaire (VDA), programmes d'amnistie, périodes de rétroactivité abrégées — sont toujours sur la table, mais les "bâtons" sont devenus plus gros :

Les intérêts s'élèvent généralement à 10 % ou 18 % par an sur le solde non déclaré.
Les pénalités civiles varient de 100 $à 200$ par jour et par élément, plafonnées dans certains États et déplafonnées dans d'autres.
Les pénalités pour fraude peuvent doubler l'évaluation si l'État prouve un manquement délibéré à l'obligation de déclaration.
Les périodes de rétroactivité des audits peuvent s'étendre sur dix, quinze ans, ou dans le cas du Delaware, remonter effectivement jusqu'en 1981, année où le programme de déshérence de l'État a pris sa forme moderne. Si vous n'avez jamais déposé de rapport et que le Delaware décide de vous auditer, l'exposition financière sur une période de rétroactivité de plus de trente ans est le risque existentiel que la plupart des directeurs financiers ne voient pas venir.

Le Delaware est l'État le plus susceptible d'envoyer un avis d'audit à une société dont il n'a jamais entendu parler auparavant, car tant d'entreprises y sont constituées. Il fait appel à des cabinets d'audit tiers qui travaillent sur une base de commissions — ils conservent une part de ce qu'ils collectent — ce qui signifie qu'un véritable moteur économique pousse le flux des audits.

La mesure défensive la plus importante pour un non-déclarant est l'Accord de Divulgation Volontaire, ou VDA (Voluntary Disclosure Agreement). Le Delaware (et la plupart des autres États) renoncera aux pénalités et aux intérêts, et réduira la période de rétroactivité à environ dix ans, si vous levez la main de manière proactive avant qu'ils ne se manifestent. Une fois qu'un avis d'audit arrive, la porte du programme VDA se ferme. Si vous n'avez jamais déposé de déclaration et que vous pourriez devoir quelque chose, faites la queue pour le VDA avant que la queue n'arrive jusqu'à vous.

Un flux de travail pratique pour une petite entreprise

Vous n'avez pas besoin d'une équipe de conformité à six chiffres pour gérer cela. Une petite entreprise peut gérer l'ensemble du cycle avec une liste de contrôle et quelques week-ends :

Inventoriez les passifs potentiels. Extrayez les rapports de balance âgée pour les chèques en circulation (fournisseurs et paie), les soldes créditeurs des clients, les dettes de cartes-cadeaux et tout autre contre-revenu ou provision pour remboursement. Tout ce qui est plus ancien que la période de dormance la plus courte possible (un an) est signalé.
Identifiez l'État du propriétaire pour chaque article en utilisant la dernière adresse connue dans vos dossiers. Les articles sans adresse sont attribués par défaut à votre État de constitution.
Établissez le tableau de dormance pour vos États. Consultez les lois actuelles de chaque État et confirmez la période de dormance pour chaque type de propriété. Un tableur suffit ; un logiciel est plus rapide si vous avez des centaines d'articles.
Envoyez des lettres de diligence raisonnable à chaque propriétaire dépassant le seuil de l'État dans le délai d'envoi prévu par l'État. Suivez les réponses. Payez quiconque réclame son bien et retirez-le du rapport.
Générez le fichier NAUPA II, signez l'affidavit du détenteur, financez le rapport (virement ACH ou chèque) et déposez-le avant la date limite de l'État.
Documentez tout. Conservez l'analyse de dormance, le registre d'envoi de la diligence raisonnable, les réponses, le rapport final et la preuve de transmission pour la période de conservation de l'audit (généralement dix ans).
Répétez chaque année. Le premier cycle est le plus difficile. Après cela, c'est un processus en régime de croisière.

Si vos livres révèlent un problème qui remonte à plus d'un an — par exemple, trois ans de chèques périmés qui ont été discrètement passés en produits divers — parlez à un spécialiste des biens non réclamés de l'État au sujet d'un VDA (Accord de divulgation volontaire) avant de déposer votre déclaration. Le dépôt d'un rapport propre cette année n'efface pas l'exposition des années précédentes ; seul un VDA le permet.

Le lien avec la comptabilité

Les deux habitudes opérationnelles qui préviennent le désordre des biens non réclamés proviennent toutes deux de votre système comptable :

Ne pas passer les chèques périmés en produits divers. Maintenez-les au bilan en tant que passif jusqu'à leur mise en déshérence. Les comptabiliser en produits les rend invisibles pour l'équipe d'audit qui devra plus tard les identifier, et cela surévalue le résultat net de l'année où vous les avez annulés.
Gardez à jour vos fichiers maîtres fournisseurs, clients et employés. Chaque adresse non distribuable est un futur article en déshérence. La qualité des adresses est le levier le plus important dont vous disposez sur votre exposition de second rang.

Ces deux habitudes résident dans votre grand livre et votre plan comptable. Elles sont toutes deux dérisoirement faciles si vos livres sont propres et presque impossibles à corriger rétroactivement s'ils ne le sont pas.

Gardez des registres défendables dès le premier jour

La conformité des biens non réclamés est, par essence, un problème de paperasse. Les entreprises qui font l'objet d'un audit et qui s'en sortent rapidement sont celles qui peuvent produire, sur demande, un fichier maître fournisseur complet, une balance âgée, un registre des chèques lié à la banque et un historique documenté des démarches de diligence raisonnable. Les entreprises qui font l'objet d'un audit et qui en pâtissent sont celles dont les livres sont une boîte noire.

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