Substituïu el compressor de l'aire condicionat (HVAC) del terrat del vostre magatzem per 14.000 reparant una teulada amb filtracions. Compreu una batedora comercial de 1.900 . Quins d'aquests costos deduïu aquest any i quins amortitzeu en 27,5 o 39 anys?
Si us equivoqueu per uns quants centenars de dòlars, no passa res. Si us equivoqueu per desenes de milers —capitalitzant el que s'hauria d'haver comptabilitzat com a despesa, o comptabilitzant com a despesa el que l'IRS espera que capitalitzeu— podeu estar concedint al govern un préstec plurianual sense interessos o, pitjor encara, presentar-vos a una inspecció sense cap defensa.
Les normatives sobre béns tangibles de la Secció 263(a)-3 (les "TPR", de vegades anomenades "normes de reparació") són el marc que respon a aquesta pregunta. Són llei vigent des dels exercicis fiscals que van començar l'1 de gener de 2014 o posteriorment, i encara fan ensopegar molts propietaris de negocis cada primavera. Aquesta guia repassa els tres "ports segurs" (safe harbors) que resolen la majoria dels casos, la prova "BRA" que gestiona tota la resta, i les regles de la unitat de propietat que decideixen què esteu analitzant exactament.
Per què és important la distinció
Una reparació manté la propietat en les seves condicions de funcionament ordinàries i eficients. Es dedueix en l'any en què es paga i redueix la base imposable d'aquest any dòlar per dòlar.
Una millora de capital millora la propietat, la restaura o l'adapta a un nou ús. S'afegeix a la base de l'actiu i es recupera mitjançant l'amortització: 27,5 anys per a béns immobles de lloguer residencial, 39 anys per a béns immobles no residencials, i cinc o set anys per a la majoria d'equips.
Els mateixos 20.000 ara, o bé una deducció d'aproximadament 513 $ cada any durant 39 anys. El valor econòmic no té punt de comparació. Per això a l'IRS li importa en quin calaix cau la despesa, i per això existeixen aquestes normatives.
Comenceu aquí: Els tres ports segurs (Safe Harbors)
Abans d'endinsar-vos en les definicions de "millora" i "increment material de la capacitat", comproveu els tres ports segurs. Si els vostres fets encaixen en qualsevol d'ells, podeu deduir la despesa sense haver de discutir sobre la prova BRA.
1. El Port Segur De Minimis
Aquesta és l'elecció principal que us permet comptabilitzar com a despesa les compres de béns de baix cost com si fossin subministraments.
- Sense un Estat Financer Aplicable (AFS): fins a 2.500 $ per factura o per article.
- Amb un AFS (estats financers auditats, una presentació davant la SEC o certs estats requerits pel govern): fins a 5.000 $ per factura o per article.
Per utilitzar-lo, heu de tenir una política comptable escrita a l'inici de l'any on consti que comptabilitzareu com a despesa els articles per sota del llindar, i heu de seguir aquesta política en els vostres llibres. L'elecció es fa a la declaració d'impostos cada any (no és una configuració d'una sola vegada; és una declaració anual).
Casos concrets que resol aquest port segur:
- La batedora comercial de 1.900 $? Deduïble.
- Un ordinador portàtil d'oficina de 2.400 $? Deduïble.
- Un escriptori d'oficina de 3.000 $ si no teniu un AFS? S'ha de capitalitzar, ja que supera el límit. Podeu amortitzar-lo o intentar combinar-lo amb un altre port segur o elecció.
Un error comú: la gent pensa que el llindar de 2.500 en una sola factura són dotze articles de 2.000 $, no una compra de capital de 24.000 $, però només si la factura les detalla per separat.
2. El Port Segur per a Petits Contribuents en Edificis (SHST)
Aquest és específic per a propietaris d'edificis comercials o de lloguer petits. Si compliu els requisits, podeu deduir tots els costos de reparació, manteniment i millora d'un edifici apte, incloses les coses que d'altra manera serien millores de capital.
Per complir els requisits, s'ha de complir tot el següent:
- Els vostres ingressos bruts anuals mitjans dels tres exercicis fiscals anteriors són de 10 milions de dòlars o menys.
- La base no ajustada de l'edifici (cost original, sense tenir en compte l'amortització) és inferior a 1 milió de dòlars.
- La despesa total en l'edifici durant l'any —incloent-hi reparacions, manteniment i millores— no supera el menor de 10.000 $ o el 2% de la base no ajustada.
Exemple: Sou propietaris d'un petit despatx amb una base no ajustada de 400.000 . Mentre la vostra despesa anual total en l'edifici es mantingui en 8.000 que normalment s'hauria de capitalitzar.
L'elecció és anual, es fa edifici per edifici, i es perd en el moment en què la despesa total supera el límit, encara que sigui per un sol dòlar. Planifiqueu tenint en compte aquest sostre.
3. El Port Segur de Manteniment Rutinari
Aquest s'aplica al manteniment recurrent que manté la propietat en funcionament. Per complir els requisits, heu de preveure raonablement, quan la propietat es posa en servei, que realitzareu el mateix manteniment:
- Més d'una vegada durant un període de 10 anys per als edificis i els seus sistemes, o
- Més d'una vegada durant la vida útil de la classe (la vida útil d'amortització, no el període de recuperació) per a béns que no siguin edificis.
Exemples rutinaris que clarament compleixen els requisits:
- Revisions trimestrals i canvis de filtre de l'aire condicionat (HVAC).
- Neteja i inspecció anual dels sistemes de supressió d'incendis.
- Substitució de corretges i coixinets en una línia d'envasat cada pocs anys.
Què no compleix els requisits, encara que sembli manteniment:
- Substituir una teulada sencera.
- Substituir tot el sistema d'aire condicionat (HVAC).
- Substituir totes les finestres d'un edifici.
La raó és mecànica: no fareu aquestes coses dues vegades en 10 anys. El port segur està dissenyat per a activitats recurrents, no per a substitucions generacionals.
El port segur de manteniment rutinari tampoc no us salvarà si el treball és una millora —per exemple, canviar una unitat d'aire condicionat de 5 tones per una de 10 tones per donar suport a una ampliació. Els augments de capacitat trenquen el port segur.
Quan no s'aplica cap "safe harbor": El test BRA
Si el cost no s'ajusta a un "safe harbor" (port segur), l'analitzes segons tres categories. Si la despesa és una Millora (Betterment), Restauració (Restoration) o Adaptació (Adaptation), l'has de capitalitzar. En cas contrari, normalment pots deduir-la com una reparació.
Millora (Betterment)
Estàs capitalitzant una millora quan l'obra:
- Corregeix una condició o defecte material que existia abans d'adquirir la propietat o que va sorgir durant la producció.
- Afegeix materialment a la propietat —una ala nova a l'edifici, un segon moll de càrrega, una ampliació de la capacitat elèctrica.
- Augmenta materialment la capacitat, productivitat, eficiència, resistència, qualitat o rendiment de la propietat.
Prova: pensa en la propietat abans de l'obra i després de l'obra. Si la versió "després" fa materialment més que la versió "abans", tens una millora. Repintar una oficina amb un tipus de pintura similar no és una millora. Substituir finestres de vidre senzill per finestres de triple vidre que redueixin dràsticament la càrrega de climatització sí que ho pot ser.
Restauració (Restoration)
Estàs restaurant la propietat quan l'obra:
- Substitueix un component principal o una part estructural substancial de la unitat de propietat.
- Retorna la propietat a una condició operativa ordinàriament eficient després que hagi caigut en un estat de deteriorament i ja no sigui funcional.
- Reconstrueix la propietat a una condició com a nova després del final de la seva vida útil de classe.
- Substitueix un component pel qual vas declarar una pèrdua (no pots deduir la pèrdua i deduir la substitució).
La idea de "component principal o part estructural substancial" és el que fa que les substitucions de teulades senceres i de sistemes de climatització complets siguin millores de capital. La teulada és un component principal de l'estructura de l'edifici; el sistema HVAC és un sistema de l'edifici per si mateix (més informació a continuació).
Adaptació (Adaptation)
Estàs adaptant la propietat quan la converteixes a un ús nou o diferent que és inconsistent amb l'ús per al qual la vas posar originalment en servei. Convertir la meitat d'una planta de fabricació en un espai de venda al detall és una adaptació. Canviar de fabricar el producte A a fabricar el producte B a la mateixa planta generalment no ho és.
El parany ocult: La unitat de propietat
Gairebé tots els errors del test BRA comencen amb una unitat de propietat incorrecta. Les normatives no pregunten si una reparació és significativa en relació amb tot l'edifici. Pregunten si és significativa en relació amb la unitat de propietat específica en qüestió.
Per a edificis
Un edifici té nou unitats de propietat a efectes fiscals: l'estructura de l'edifici més vuit sistemes de l'edifici:
- HVAC (calefacció, ventilació i aire condicionat)
- Sistema de fontaneria
- Sistema elèctric
- Escales mecàniques
- Ascensors
- Sistemes d'alarma i protecció contra incendis
- Sistemes de seguretat
- Sistema de distribució de gas
Les millores s'analitzen per a cada sistema per separat, no contra tot l'edifici.
Aquí és on la capitalització sovint sorprèn la gent. Substituir el compressor de climatització del terrat sembla poc en relació amb el vostre magatzem de 2 milions de dòlars, però la comparació que demanen les normatives és amb el sistema HVAC, no amb l'edifici. Si substituïu la unitat central de tractament d'aire, el refrigerador i la unitat del terrat, heu substituït un component principal del sistema HVAC. Això és una restauració, no una reparació, encara que potser representi només el 3% del valor de l'edifici.
Per a elements que no siguin edificis
Per a maquinària, vehicles i propietats similars, la unitat de propietat és generalment tots els components funcionalment interdependents —les peces que tractaríeu com un sol actiu perquè només es poden posar en servei o eliminar juntes. Una furgoneta de repartiment és una unitat de propietat; no s'analitza la transmissió com un actiu propi.
Hi ha una excepció per a la propietat de planta (equips de fabricació), on cada component que realitza una funció discreta i principal es tracta com la seva pròpia unitat de propietat.
Materials i subministraments: Un calaix a part
La propietat que no arriba al nivell d'un actiu fix rep un tractament propi més senzill. Els materials i subministraments són:
- Components adquirits per mantenir, reparar o millorar una altra unitat de propietat (peces de recanvi), o
- Consumibles que s'espera utilitzar en un termini de 12 mesos, o
- Propietat amb una vida útil de 12 mesos o menys, o
- Propietat amb un cost de 200 $ o menys per article.
Si són incidentals (no en feu un seguiment, no en teniu inventari), deduïu-los quan els pagueu. Si són no incidentals (en feu un seguiment), deduïu-los quan realment els utilitzeu o consumiu.
Una caixa de filtres de forn de 4 que heu comprat per a un projecte? Incidental —deduïu-la en comprar-la.
Una ruta de decisió que realment podeu seguir
Aquí teniu un ordre pràctic d'operacions per a la propera vegada que tingueu una factura i no estigueu segurs de com registrar-la:
- Són materials i subministraments? (200 $ o menys, o vida útil de 12 mesos, o consumable) → Deduïu segons les regles anteriors.
- S'aplica el "safe harbor de minimis"? (2.500 per article) → Registreu-ho com a despesa. Assegureu-vos que la vostra política escrita estigui en vigor.
- Compliu els requisits per al "safe harbor" de petits contribuents en aquest edifici? (ingressos bruts ≤ 10 M$, base < 1 M$, despesa total per sota del límit) → Registreu-ho com a despesa.
- És un manteniment rutinari que tornareu a fer en un termini de 10 anys (o la vida útil de classe)? → Registreu-ho com a despesa sota el "safe harbor" de manteniment rutinari.
- Apliqueu el test BRA a la unitat de propietat correcta. Millora, restauració o adaptació → capitalitzeu. En cas contrari → deduïu.
Aquest ordre és important. Els "safe harbors" es comproven primer perquè posen fi a la consulta. Si passeu directament al test BRA, capitalitzareu treballs que no calia.
Disposicions parcials: l'elecció complementària
Quan capitalitzeu una substitució important, tingueu en compte l'opció de disposició parcial. Si substituïu la teulada d'un edifici que vau comprar fa 12 anys, podeu optar per donar de baixa la base restant de l'antiga teulada en l'any de la substitució. Sense aquesta opció, amortitzareu tant la teulada antiga com la nova simultàniament, que és l'escenari desfavorable que la normativa us permet evitar si us recordeu de reclamar-ho.
Normalment, estimareu el cost original de l'antiga teulada mitjançant un mètode raonable (un estudi de segregació de costos, l'enfocament de descompte de l'Índex de Preus del Productor o l'assignació prorratejada), el reduireu per l'amortització acumulada i donareu de baixa la resta.
Documentació: l'hàbit que us salva en una auditoria
La majoria de les disputes sobre reparació vs. capitalització acaben depenent del que vau anotar en aquell moment. Construïu un rastre documental:
- Per a cada projecte de més d'uns pocs milers de dòlars, deseu la factura amb les línies detallades, l'abast del treball i una breu nota explicant per què heu conclòs que es tractava d'una reparació (o quin "safe harbor" heu aplicat).
- Manteniu la política de minimis per escrit als vostres fitxers i feu-hi referència en la comptabilitat.
- Guardeu fotos d'abans i després per als casos dubtosos. No costen res i resolen a l'instant les baralles sobre augments de capacitat "materials".
- Feu un seguiment de quin edifici, quin sistema i quina unitat de propietat s'han vist afectats pel treball. Sense això, ni tan sols podreu aplicar correctament el test BRA (Millora, Restauració, Adaptació).
Les categoritzacions viuen als vostres llibres, no només a la vostra declaració d'impostos; afecten els calendaris d'amortització, els registres d'actius fixos i qualsevol càlcul de base futur. Com més neta sigui la vostra comptabilitat, més fàcil serà cadascuna d'aquestes decisions. La comptabilitat en text pla fa que sigui especialment fàcil etiquetar les transaccions amb metadades personalitzades (projecte, unitat de propietat, "safe harbor" utilitzat) perquè, quan arribi el moment dels impostos, pugueu extreure tot el rastre de reparació vs. capitalització a partir d'unes poques consultes en lloc d'una investigació forense.
Errors comuns a evitar
- Capitalitzar-ho tot per "seguretat". No és segur. Esteu lliurant a l'IRS un préstec sense interessos i perdent deduccions a les quals teniu dret.
- Ometre la política de minimis per escrit. No podeu utilitzar el "safe harbor" sense ella, i l'IRS pot rebutjar les opcions preses sense que la política estigui arxivada al començament de l'any.
- Fer la prova contra tot l'edifici. Gairebé cada decisió errònia aquí prové de comparar una reparació de sistema de 15.000 $ amb un edifici d'1,5 milions de dòlars en lloc de fer-ho amb el sistema mateix.
- Oblidar l'opció de disposició parcial. Només teniu una oportunitat per substitució per donar de baixa el component antic.
- Confondre la vida útil de la classe amb el període de recuperació. El "safe harbor" de manteniment rutinari utilitza la vida útil de la classe (sovint de 10 a 20 anys per a edificis o equips), no el període de recuperació de l'amortització.
- Tractar el treball recurrent com un únic projecte gran. Un pedaç a la teulada aquest any és una reparació; substituir tota la teulada aquest any és una restauració, tot i que ambdues afecten la teulada. L'abast és el que importa, no l'actiu.
Mantingueu les vostres decisions de capitalització defensables
Les decisions de reparació vs. capitalització s'acumulen. Cada any que les preneu, establiu els calendaris d'amortització i els registres de base amb els quals viureu durant dècades. Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que us proporciona una transparència i un control complets sobre els vostres registres d'actius fixos, registres de reparacions i metadades de suport: amb control de versions, consultables i preparats per defensar-los en una inspecció. Comenceu gratis i descobriu per què els desenvolupadors i professionals de les finances s'estan passant a la comptabilitat en text pla.