Si la vostra previsió és un únic full de càlcul d'ingressos mensuals menys despeses mensuals, no teniu un model financer. Teniu un pressupost. I un pressupost no us dirà si podreu sobreviure a un trimestre fluix, si la vostra propera contractació exhaurirà el compte bancari al setè mes, o si l'acumulació d'existències que esteu planificant per a les festes es convertirà silenciosament en una emergència de línia de crèdit al febrer.
Un model de tres estats ho farà. Enllaça el compte de resultats, el balanç de situació i l'estat de fluxos d'efectiu en una previsió connectada, de manera que les conseqüències de cada decisió —contractar un comercial, ampliar els terminis a 60 dies, finançar un camió de repartiment— flueixen cap a l'única xifra que realment importa: l'efectiu disponible.
Aquesta guia explica què és un model de tres estats, com construir-ne un sense tenir formació en banca d'inversió i com utilitzar-lo per respondre a les preguntes que mantenen els fundadors desperts a les 2 de la matinada.
Per què una previsió d'un sol full no és suficient
Una previsió de pèrdues i guanys per si sola amaga tres coses que poden enfonsar un negoci rendible.
Capital circulant. Una empresa en creixement que ven amb condicions a 30 dies i paga als seus proveïdors a 15 dies necessita més efectiu cada mes, fins i tot quan el compte de resultats mostra beneficis rècord. El compte de pèrdues i guanys celebra la venda; el compte bancari nota el retard.
Inversions de capital (CapEx). La compra d'un equip de 40.000 al compte de resultats, però com un impacte de 40.000 $ en efectiu el dia que signeu el xec. Una previsió basada només en el compte de resultats suavitzarà el cop al llarg de set anys. El vostre compte bancari, no.
Finançament. Els pagaments del principal del préstec no apareixen en absolut al compte de resultats (només els interessos). Si esteu amortitzant un préstec a termini, el vostre efectiu caurà milers d'euros cada mes que el vostre compte de pèrdues i guanys no podrà explicar.
El model de tres estats capta totes tres coses. Tracta el compte de resultats com la història dels guanys, el balanç de situació com l'inventari del que l'empresa posseeix i deu en un moment determinat, i l'estat de fluxos d'efectiu com el pont que els concilia. Quan els tres estan enllaçats correctament, cap decisió es pot analitzar de manera aïllada.
Com s'enllacen els tres estats
Abans de construir res, enteneu les connexions. Un model de tres estats no són tres previsions separades; és una única previsió vista a través de tres lents.
El compte de resultats alimenta dues destinacions
El resultat net —la línia final del compte de resultats— apareix en dos llocs. S'afegeix a les reserves (resultats acumulats) al balanç de situació, augmentant el patrimoni net. I és la línia de sortida de l'estat de fluxos d'efectiu, on l'ajusteu per convertir-lo en efectiu real eliminant les partides no monetàries.
El balanç de situació emmagatzema l'estat acumulat
L'activitat de cada període modifica el balanç de situació. Les vendes a crèdit augmenten els comptes a cobrar (clients). Les compres d'existències augmenten l'inventari. El deute nou augmenta el saldo del préstec. El balanç de situació és el recompte continu; el compte de resultats i l'estat de fluxos d'efectiu expliquen per què ha canviat.
L'estat de fluxos d'efectiu és el conciliador
L'estat de fluxos d'efectiu comença amb el resultat net i després recorre cada canvi en el balanç de situació per convertir el benefici segons el criteri de merita en efectiu. L'amortització, una despesa del compte de resultats que en realitat no ha consumit efectiu, es torna a sumar. Un augment dels comptes a cobrar —una venda que heu fet però que encara no heu cobrat— es resta. La xifra d'efectiu final que produeix torna al balanç de situació com el nou saldo d'efectiu.
Si el model està ben connectat, el balanç de situació quadra per si mateix. Mai no hauríeu d'ajustar una xifra a la força per fer-la quadrar.
Un exemple concret: l'amortització
Suposem que compreu un camió de 50.000 $ amb una vida útil de cinc anys. En l'any u:
- El compte de resultats mostra 10.000 després d'impostos.
- El balanç de situació redueix el valor net comptable del camió de 50.000 i redueix les reserves pels 7.500 $ de benefici després d'impostos.
- L'estat de fluxos d'efectiu comença amb el resultat net més baix, i després hi suma els 10.000 en efectiu apareix una vegada, a la secció d'inversió, l'any que el vau comprar.
Una transacció, tres estats, tots enllaçats. Aquest és el múscul que el model exercita a través de centenars de línies de detall.
La construcció en vuit passos
Aquest és l'ordre que funciona. Resistiu la temptació de començar pels ingressos i tirar endavant; cada pas es basa en l'anterior.
Pas 1: Introduïu les dades històriques
Tres anys d'historial mensual o anual són suficients per a la majoria de petites empreses. Extraieu el compte de resultats, el balanç de situació i l'estat de fluxos d'efectiu del vostre programari comptable i col·loqueu-los l'un al costat de l'altre. Utilitzeu una columna per període.
Un consell de format que us estalviarà hores de depuració: utilitzeu un color (tradicionalment el blau) per a les entrades i les xifres històriques, i un altre (tradicionalment el negre) per a les fórmules. Quan alguna cosa falli d'aquí a sis mesos, sabreu d'un cop d'ull quines cel·les són hipòtesis i quines són càlculs.
Pas 2: Calcular els factors determinants històrics
No feu previsions d'ingressos com a "X dòlars l'any vinent". Preveieu els elements que generen ingressos: taxa de creixement, unitats venudes, preu mitjà, clients, pèrdua de clients (churn). Per a cada partida, calculeu la ràtio històrica que utilitzareu per projectar el futur.
Factors determinants (drivers) comuns a extreure:
- Taxa de creixement dels ingressos (interanual)
- Marge brut (cost de les vendes com a percentatge dels ingressos)
- Despeses d'explotació com a percentatge dels ingressos, o imports fixos que creixen amb la inflació
- Període mitjà de cobrament (comptes a cobrar dividits pels ingressos diaris)
- Dies d'existències en magatzem (existències dividides pel cost diari de les vendes)
- Període mitjà de pagament (comptes a pagar dividits pel cost diari de les vendes)
- Inversions en capital (CAPEX) com a percentatge dels ingressos
- Amortització com a percentatge de l'immobilitzat material brut
Aquestes ràtios històriques són el vostre punt de partida. Després podeu ajustar-les segons els canvis que espereu.
Pas 3: Projectar l'estat de resultats (gairebé)
Utilitzeu els vostres factors determinants per preveure els ingressos, el cost de les vendes i les despeses d'explotació. Atureu-vos abans de les despeses per interessos i els impostos. Encara no podeu calcular els interessos perquè no heu elaborat el quadre de deute, i no hauríeu de calcular els impostos fins que no sapigueu quines altres deduccions s'apliquen.
Tornareu per acabar aquest estat un cop s'hagin completat els quadres de suport.
Pas 4: Elaborar el quadre de l'immobilitzat
Projecteu l'immobilitzat material com un seguiment de saldos: el saldo inicial més les noves compres menys l'amortització és igual al saldo final. La previsió d'inversió en capital és una hipòtesi que vosaltres controleu; l'amortització es calcula en funció de la vida útil que assigneu. La xifra d'amortització que genereu aquí torna a l'estat de resultats.
Pas 5: Elaborar el quadre de deute
Un seguiment de saldos similar per a cada instrument de deute: saldo inicial més noves disposicions menys pagaments del principal és igual al saldo final. Multipliqueu el saldo mitjà pel tipus d'interès per calcular la despesa per interessos, que torna a l'estat de resultats.
Aquí és també on resideix l'única circularitat intencionada del model. La despesa per interessos redueix el resultat net, la qual cosa redueix l'efectiu, fet que pot canviar la quantitat de deute que necessiteu disposar, la qual cosa torna a canviar la despesa per interessos. La majoria de modeladors activen el càlcul iteratiu a Excel o trenquen el bucle calculant els interessos sobre el saldo de deute del període anterior. Per al model d'una petita empresa, el període anterior és gairebé sempre suficient.
Pas 6: Finalitzar l'estat de resultats
Amb l'amortització i els interessos al seu lloc, podeu calcular el resultat abans d'impostos, aplicar un tipus impositiu i arribar al resultat net.
Pas 7: Completar el balanç de situació (excepte l'efectiu)
Projecteu cada línia del balanç excepte l'efectiu:
- Els comptes a cobrar equivalen al període mitjà de cobrament multiplicat pels ingressos diaris.
- Les existències equivalen als dies d'existències multiplicats pel cost diari de les vendes.
- Els comptes a pagar equivalen al període mitjà de pagament multiplicat pel cost diari de les vendes.
- L'immobilitzat material prové del quadre de l'immobilitzat.
- El deute prové del quadre de deute.
- Les reserves equivalen a les reserves anteriors més el resultat net menys els dividends.
Pas 8: Elaborar l'estat de fluxos d'efectiu i traslladar l'efectiu al balanç
Comenceu amb el resultat net. Torneu a sumar l'amortització i altres partides que no suposen sortida d'efectiu. Sumeu o resteu la variació de cada compte de fons de maniobra (un augment dels comptes a cobrar consumeix efectiu; un augment dels comptes a pagar en proporciona). Resteu la inversió en capital. Sumeu l'emissió neta de deute. El resultat és la variació de l'efectiu, que sumareu al saldo d'efectiu anterior per obtenir el nou saldo d'efectiu, que traslladareu a la fila d'efectiu del balanç de situació.
Si heu construït cada línia correctament, el balanç ara quadra automàticament. Si no és així, teniu un error d'enllaç en algun lloc; no l'ajusteu a la força. Trobeu-lo.
Les dades d'entrada precises són el fonament de tot plegat. Un model construït sobre una comptabilitat desordenada produirà bajanades amb aparença de seguretat. Tant si porteu els vostres registres en fulls de càlcul, en un paquet comptable tradicional o en un programari de comptabilitat en text pla, la disciplina d'uns llibres nets, conciliats i actualitzats regularment és el que fa que valgui la pena executar una previsió. Tracteu la vostra comptabilitat com la capa de dades d'origen per a cada model que construïu.
Ús del model per preveure l'autonomia de caixa (runway)
Un cop el model està en marxa, la fila d'efectiu al balanç de situació és la vostra autonomia. Ja no necessiteu un càlcul d'autonomia separat; el model en produeix un cada mes per a tot el període previst.
Per a empreses en fase inicial i que encara no tenen beneficis, observeu la trajectòria de l'efectiu setmana a setmana, no mes a mes. Fer la mitjana del consum de caixa (burn rate) dels darrers tres mesos i dividir el saldo bancari és un punt de partida, però un model de previsió que incorpori terminis coneguts —nòmines el dia quinze, un pagament d'un client que venç el vint, una estimació d'impostos el mes vinent— és dràsticament més precís.
Referències que val la pena conèixer:
- Les startups en fase inicial solen fixar-se un objectiu de 12 a 18 mesos d'autonomia, temps suficient perquè el producte i el treball de sortida al mercat donin resultats sense forçar una captació de fons precipitada.
- Les empreses de serveis amb contractes recurrents poden operar amb seguretat amb quatre a sis mesos d'autonomia quan els cobraments són previsibles.
- Les empreses finançades per capital risc que capten fons segons fites generalment volen almenys 12 mesos entre rondes.
Si el model mostra que l'autonomia s'està reduint per sota del vostre llindar, la resposta rarament és una única gran retallada. És una seqüència de petites accions: ajustar els cobraments (reduir el període mitjà de cobrament una setmana), allargar els pagaments (augmentar el període mitjà de pagament una setmana), endarrerir una contractació un trimestre, ajornar una inversió en capital. Executeu cadascuna en el model i observeu com s'amplia l'autonomia.
Posar a prova els plans de creixement
Una previsió que només executa el cas base és un conte de fades. El valor real d'un model de tres estats financers és la capacitat de preguntar "i si...?" i veure totes les conseqüències alhora.
Construeix tres escenaris
Com a mínim, construeix un cas base, un escenari desfavorable i un escenari favorable. Algunes empreses estimen que realitzar una anàlisi d'escenaris pot reduir significativament el risc de liquiditat en comparació amb una previsió d'un sol punt, no perquè el futur es torni més predictible, sinó perquè l'empresa ja no es veu sorpresa per resultats previsibles.
Sigues honest amb els escenaris. Un escenari desfavorable que assumeix un creixement del 20 per cent en lloc del 30 no és un escenari desfavorable real. Un escenari desfavorable autèntic preveu un any sense creixement, la pèrdua d'un client important o que el pagament de 90 dies d'un compte clau s'allargui fins als 150 dies.
Executa taules de sensibilitat
Tria les dues o tres hipòtesis que més mouen el model —normalment el creixement dels ingressos, el marge brut i el període mitjà de cobrament— i construeix una taula que mostri com canvia la caixa al final de l'any a mesura que cadascuna d'aquestes varia. Això et dirà quines variables has de vigilar més de prop i quines has de negociar amb més força.
Posa a prova el cicle del fons de maniobra
Un pla de creixement que duplica els ingressos sovint duplica les necessitats de fons de maniobra. Repassa el model amb uns ingressos un 50 per cent superiors a la base i pregunta: la línia de crèdit cobreix l'augment dels comptes a cobrar? L'increment de l'inventari encaixa amb les condicions de crèdit dels proveïdors? Una empresa pot morir d'èxit fins a la insolvència, i el model de tres estats financers és on ho pots detectar abans que passi.
Errors comuns que trenquen el model
La majoria dels models de tres estats que "no quadren" fallen per unes poques raons.
Quadrar manualment la caixa o el patrimoni net per forçar el balanç. Si el balanç de situació no quadra, hi ha un error de lògica. Forçar el quadrat amaga l'error i corromp totes les dades posteriors. Troba l'enllaç que falta o que està duplicat en el seu lloc.
Vincular el mateix element del balanç a l'estat de fluxos d'efectiu dues vegades, o cap. Cada element del balanç ha d'aparèixer exactament una vegada en l'estat de fluxos d'efectiu, amb el signe correcte. Un element omès o un error de signe és la causa més comuna de desquadrament.
Utilitzar un saldo inicial on cal un saldo final. Les reserves, l'amortització acumulada i altres comptes acumulatius han de fer referència sempre al saldo final del període anterior més l'activitat del període actual. Una referència subtil a la columna equivocada pot produir errors que es van agreujant al llarg dels anys de previsió.
Codificar números fixos dins de les fórmules. Un tipus impositiu de "0,21" amagat en una cel·la de càlcul en lloc d'estar extret d'una fila d'hipòtesis clarament etiquetada et portarà problemes. Cada hipòtesi ha d'estar en un sol lloc, clarament marcada.
Construir tot el model en una sola fulla. Fins i tot un model per a una petita empresa es beneficia de separar les hipòtesis, els càlculs i els resultats. Els revisors haurien de poder trobar les dades d'entrada sense haver de buscar-les.
Oblidar que les referències circulars de vegades són intencionades. La despesa financera calculada sobre el saldo mitjà del deute crea un bucle deliberat. Això està bé si el càlcul iteratiu està activat i entens què està passant. És un desastre si hi caus per accident i el model comença a produir cadenes infinites.
Una nota sobre les eines
Pots construir un model de tres estats a Excel, Google Sheets o qualsevol de les eines modernes de planificació per a petites empreses (Jirav, Cube, Planful i altres inclouen plantilles de tres estats ja configurades). L'eina importa menys que la disciplina.
El que realment importa és la qualitat de les dades històriques que hi entren. Si tanques la comptabilitat tard, categoritzes malament les transaccions o refàs els llibres cada vegada que algú exporta un informe, el teu model heretarà tots aquests defectes. Un model és una versió apalancada de la teva comptabilitat: fa que els bons llibres siguin potents i que els dolents siguin activament enganyosos.
Mantén les teves finances organitzades des del primer dia
Un model de tres estats és tan honest com la comptabilitat que hi ha al darrere. Mantenir registres financers nets, conciliats i amb control de versions és el que converteix un exercici de previsió d'una conjectura en una presa de decisions. Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que et dóna total transparència i control sobre les teves dades financeres: sense caixes negres, sense dependència de proveïdors i llibres que permeten fer "diffs" de manera neta perquè sempre sàpigues què ha canviat. Comença de franc i descobreix per què els desenvolupadors i els professionals de les finances s'estan passant a la comptabilitat en text pla.