El mètode Profit First: com transformar el seu negoci de la manca de liquiditat a una rendibilitat constant
Què passaria si la fórmula tradicional per dirigir un negoci rendible hagués estat equivocada tot aquest temps?
La comptabilitat convencional ens ensenya que el benefici és igual a les vendes menys les despeses. El problema? Aquest enfocament tracta el benefici com allò que sobra després que tothom hagi cobrat. Per al 83% de les petites empreses que viuen al dia, el "que sobra" sovint no és absolutament res.
El mètode Profit First capgira aquesta equació. Creat per l'emprenedor Mike Michalowicz després de perdre tota la seva fortuna i començar de nou, aquest sistema ha estat adoptat per més d'un milió d'empreses a tot el món. En lloc d'esperar tenir beneficis al final, els retires primer i després fas funcionar el teu negoci amb el que queda.
Aquí t'expliquem com funciona aquest enfocament contraintuïtiu i com pots implementar-lo al teu negoci.
La psicologia darrere de Profit First
La comptabilitat tradicional assumeix que els propietaris de negocis gestionaran les despeses de manera lògica per protegir els seus marges de benefici. Però els humans no som lògics, especialment quan mirem un compte bancari ple d'efectiu.
Pensa-ho bé: quan veus 50.000 € al compte del teu negoci, et sents ric. Actualitzes el teu programari, contractes aquell col·laborador extra o finalment demanes equipament nou. Quan arriba el moment de pagar les factures, els diners s'han evaporat.
Michalowicz anomena això la "Llei de Parkinson" aplicada als diners: tendim a gastar de manera natural fins als nostres límits. La solució no és la força de voluntat. És el disseny de l'entorn.
El mètode Profit First utilitza "plats" financers més petits per restringir el consum de manera natural. En dividir els teus diners en comptes separats amb finalitats específiques, psicològicament no pots gastar el que no pots veure. Quan el teu compte operatiu té 15.000 € en lloc de 50.000 €, prens decisions diferents sobre aquella actualització de programari.
La fórmula clau: Vendes - Benefici = Despeses
Comptabilitat tradicional: Vendes - Despeses = Benefici
Profit First: Vendes - Benefici = Despeses
La diferència sembla menor, però crea un canvi fonamental en el comportament. Quan el benefici va primer, ja no és opcional. No és el que esperes que existeixi després de pagar a tothom. És la base no negociable del teu negoci.
Cada euro que entra al teu negoci es divideix immediatament segons uns percentatges predeterminats. El benefici es reserva primer, després el sou del propietari, després els impostos, deixant només el que queda per a les despeses operatives. Això t'obliga a ser més eficient i intencional amb les despeses.
Els cinc comptes fundacionals
El sistema Profit First requereix cinc comptes bancaris separats, cadascun amb una finalitat específica:
1. Compte d'Ingressos
Aquest és el teu dipòsit temporal. Tots els ingressos flueixen aquí primer abans de ser distribuïts als altres comptes. Pensa-hi com una àrea de trànsit, no com un compte de despeses.
2. Compte de Beneficis
Aquest representa la teva recompensa per assumir el risc de l'emprenedoria. És independent del teu salari i hauria de romandre intacte per a les operacions diàries. Michalowicz recomana retirar el 50% d'aquest compte trimestralment com a distribució de beneficis i mantenir la resta com a reserva.
3. Compte de Compensació del Propietari
Aquest és el teu salari pel treball que fas a l'empresa. És el pagament per ser el CEO, el responsable de màrqueting, el comercial o qualsevol funció que ocupis. No ho confonguis amb el benefici. Mereixes cobrar pel teu treball, i aquest pagament ha de ser constant i predictible.
4. Compte d'Impostos
Aquests són els diners reservats per als impostos federals, estatals i d'autònoms. Per a la majoria de negocis, el 15% dels ingressos cobreix aquestes obligacions. En apartar automàticament els diners per als impostos, elimines les presses d'última hora per trobar efectiu quan arriben els pagaments.
5. Compte de Despeses Operatives
Aquest finança tota la resta: lloguer, salaris, subministraments, serveis, programari i màrqueting. Pagues totes les despeses del negoci exclusivament des d'aquest compte. Quan es queda baix, no pots gastar més. Aquesta és la restricció que força l'eficiència.
Percentatges d'assignació objectiu
Michalowicz proporciona percentatges de referència basats en els nivells d'ingressos. Aquests no són regles universals, sinó punts de partida per personalitzar segons la teva situació:
Per a negocis amb ingressos anuals inferiors a 250.000 €
| Compte | Percentatge objectiu |
|---|---|
| Benefici | 5% |
| Sou del propietari | 50% |
| Impostos | 15% |
| Despeses operatives | 30% |
Per a negocis entre 250.000 € i 500.000 €
| Compte | Percentatge objectiu |
|---|---|
| Benefici | 10% |
| Sou del propietari | 35% |
| Impostos | 15% |
| Despeses operatives | 40% |
Per a negocis entre 500.000 € i 1 M€
| Compte | Percentatge objectiu |
|---|---|
| Benefici | 15% |
| Sou del propietari | 20% |
| Impostos | 15% |
| Despeses operatives | 50% |
A mesura que el teu negoci creix, el sou del propietari com a percentatge disminueix mentre que el percentatge de benefici augmenta. Això reflecteix la realitat que les empreses més grans requereixen més recursos operatius alhora que generen rendiments proporcionalment més alts per als propietaris.
Com implementar Profit First
Pas 1: Avalua la teva assignació actual
Abans de canviar res, entén on van els teus diners actualment. Calcula els teus Percentatges d'Assignació Actual (CAPs) analitzant els darrers 12 mesos:
- Quin percentatge va anar a beneficis?
- Quant et vas pagar a tu mateix com a propietari?
- Quant vas reservar per a impostos?
- Què va quedar per a despeses operatives?
Per a moltes empreses, la resposta sincera és: 0% de benefici, un sou de propietari inconsistent, pagaments d'impostos desordenats i un 100% a despeses.
Pas 2: Obre els teus cinc comptes
Configura cinc comptes corrents o d'estalvi separats al teu banc. Etiqueta'ls clarament: Ingressos, Benefici, Sou del Propietari, Impostos i Despeses Operatives.
Alguns bancs cobren comissions per diversos comptes. Compara o negocia. Molts bancs en línia ofereixen comptes sense comissions que funcionen bé per a aquest sistema. El petit inconvenient val la pena per la claredat financera.
Pas 3: Estableix els teus percentatges inicials
No saltis immediatament als percentatges objectiu. Si actualment assignes un 0% a beneficis, passar al 15% d'un dia per l'altre commocionarà el teu sistema i probablement fallarà.
Comença de manera conservadora. Si el benefici és actualment del 0%, comença amb un 1%. Augmenta entre un 1% i un 3% cada trimestre fins a arribar als teus objectius. Aquest enfocament gradual dóna temps a la teva empresa per adaptar-se i força millores incrementals en l'eficiència.
Pas 4: Estableix el teu calendari d'assignació
Michalowicz recomana distribuir els fons dues vegades al mes, els dies 10 i 25. En aquests dies:
- Comprova el saldo del teu compte d'Ingressos
- Calcula les assignacions basades en els teus percentatges
- Transfereix els fons a cada compte
- Paga les despeses només des de Despeses Operatives
El ritme quinzenal crea responsabilitat i evita la trampa de "ja ho faré més tard".
Pas 5: Pren la teva distribució trimestral de beneficis
Cada trimestre, agafa el 50% del teu compte de Benefici com a distribució per a tu. Això no és una reinversió en el negoci ni un estalvi d'emergència. És la teva recompensa per dirigir una empresa rendible.
El 50% restant es queda com a matalàs de reserva. Amb el temps, això construeix un coixí financer que protegeix el teu negoci durant els períodes de vaques magres.
Errors comuns a evitar
Començar de manera massa agressiva
El fracàs més gran en la implementació és establir percentatges massa ambiciosos immediatament. Un negoci amb marges estrets no pot desviar de cop el 15% a beneficis sense conseqüències. Comença de poc en poc i construeix incrementalment.
Recórrer als comptes protegits
Quan les despeses operatives s'esgoten, la temptació de "demanar prestat" als comptes de Benefici o d'Impostos és aclaparadora. Resisteix aquest impuls. Tot el sistema depèn que aquests comptes estiguin realment separats. Considera mantenir-los en un banc diferent per afegir fricció.
Ignorar les despeses irregulars
Les subscripcions anuals, els pagaments trimestrals d'assegurances i les necessitats d'inventari estacionals poden alterar el teu ritme. Inclou-los en els teus càlculs de despeses operatives mensuals en lloc de deixar-te sorprendre quan arribin.
No implicar el teu equip
Si el teu comptable o gestor no entén Profit First, pot ser que es resisteixi als comptes addicionals i a la feina de conciliació. Educa'ls sobre el propòsit del sistema o busca professionals especialitzats en aquesta metodologia. Més de 350 comptables i gestors d'arreu del món estan certificats en Profit First.
Descuidar els teus llibres comptables
Profit First és un sistema de gestió de caixa, no un substitut d'una comptabilitat adequada. Els teus registres financers encara han de ser precisos i estar actualitzats. El sistema funciona millor quan coneixes les teves xifres reals.
És el Profit First adequat per al teu negoci?
Funciona bé per a:
- Negocis de serveis amb ingressos mensuals constants
- Negocis establerts que busquen millorar la rendibilitat
- Propietaris de negocis que lluiten amb la disciplina financera
- Empreses que volen una visibilitat més clara del flux de caixa
Pot no ser ideal per a:
- Startups en fase inicial que necessiten invertir molt en creixement
- Negocis amb marges molt estrets on fins i tot un 1% de benefici sembla impossible
- Negocis molt estacionals amb patrons d'ingressos irregulars
- Empreses que busquen una expansió agressiva que requereix la reinversió de capital
El mètode funciona millor per a empreses que han aconseguit certa estabilitat i volen construir una rendibilitat constant. Si encara estàs en mode de supervivència o en una fase de creixement ràpid, les limitacions poden ser contraproduents.
Resultats reals de negocis reals
L'evidència anecdòtica és convincent. Els propietaris de negocis informen d'haver passat del punt d'equilibri a ser rendibles al cap d'un mes de la implementació. Altres han augmentat els beneficis en un 21% o més. Un negoci, The Ninja Zone, va utilitzar els principis de Profit First per créixer d'una sola instal·lació de gimnàstica a una franquícia de 325 ubicacions a tot el món.
Tot i que els estudis independents rigorosos són limitats, l'adopció del mètode per part de més d'un milió d'empreses suggereix que està resolent problemes reals per a emprenedors reals.
Com un seguiment financer adequat dóna suport a Profit First
El mètode Profit First funciona millor quan tens una visibilitat clara de la teva posició financera. Has de conèixer els teus ingressos exactes, entendre les teves categories de despeses i fer un seguiment precís de les teves assignacions.
Sense uns fonaments sòlids de comptabilitat, estàs endevinant els teus percentatges i esperant que les teves assignacions funcionin. Els registres precisos et permeten calcular els teus Percentatges d'Assignació Actual reals, identificar oportunitats per reduir les despeses operatives i verificar que les teves distribucions siguin sostenibles.
Preneu el control dels beneficis del vostre negoci
Gestionar un negoci rendible no hauria de ser una lluita constant. El mètode Profit First proporciona un marc per fer que la rendibilitat sigui automàtica en lloc de ser només una aspiració.
Tant si implementeu el sistema complet de cinc comptes com si simplement comenceu a reservar l'1% dels ingressos per a beneficis, el principi fonamental continua sent el mateix: no deixeu el benefici a l'atzar. Agafeu-lo primer i després esbrineu com gestionar el vostre negoci amb el que queda.
Esteu preparats per prendre-us seriosament les finances del vostre negoci? Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que us proporciona una transparència i un control total sobre les vostres dades financeres. Feu un seguiment de cada assignació, monitoritzeu els vostres percentatges i manteniu els registres financers clars que fan que el sistema Profit First funcioni. Comenceu de franc i descobriu per què els professionals de les finances trien la comptabilitat en text pla.
