运营篮球非营利组织：以使命为导向的组织的财务管理指南
当你运营一个篮球事工或非营利组织时，你的出发点是好的——你想影响人们的生活，指导青少年，并利用体育的力量来改变社区。但在组织训练营、协调志愿者和衡量你的社会影响之间，财务管理往往退居次要地位。这是一个可能会让你失去资金机会、面临合规性问题甚至失去非营利组织地位的错误。
多年来，我与许多基于体育的非营利组织合作过，我看到同样的财务挑战反复出现。让我分享一下我所学到的关于如何在保持关注你的使命的同时，保持你的篮球组织财务健康的方法。
篮球非营利组织 的独特财务挑战
篮球事工和青少年组织面临着一组特定的财务障碍，这些障碍与传统的非营利组织不同。你正在处理：
季节性收入波动：训练营注册在夏季激增，锦标赛费用一波又一波地到来，捐助者的捐赠通常集中在年末。这造成了现金流挑战，可能让你在较慢的月份里忙于支付设备或场地租金。
多种收入来源：在个人捐款、企业赞助、注册费、商品销售、锦标赛参赛费和赠款资金之间，你需要管理众多的收入来源——每种来源都有不同的税务影响和报告要求。
项目特定费用：每个训练营、诊所或锦标赛都有自己的预算。你需要跟踪每个项目的成本，以了解哪些举措是可持续的，哪些举措正在消耗资源。
实物捐赠：那些捐赠的篮球、球衣或免费的场地时间很有价值，但它们需要适当的文件记录，以便用于你的账簿和赠款申请。
建立你的财务基础
在你可以有效地管理你的财务之前，你需要建立正确的结构。以下是它的样子：
适用于体育组织的会计科目表
你的会计科目表应反映篮球非营利组织的实际运作方式。考虑以下类别：
收入账户应区分限制性资金和非限制性资金。为项目费用（训练营、诊所、联赛）、捐款（个人、企业、基金会）、赠款、筹款活动和商品销售设置单独的账户。
费用类别需要将项目成本与行政和筹款费用分开。对于项目费用，为每个主要项目领域创建子账户，以便你可以跟踪盈利能力。包括设备和用品、场地租金、教练和裁判报酬、保险、差旅费和锦标赛费用的明细项目。
功能分配至关重要，因为赠款和捐助者希望看到他们的钱有多少直接用于项目而不是管理费用。美国国税局 990 表格要求进行此细分，因此从第一天起就将其构建到你的系统中。
选择正确的会计方法
大多数篮球非营利组织应使用权责发生制会计而不是收付实现制，尤其是在你每年收入超过 100,000 美元或寻求重大赠款时。原因如下：赠款通常要求你在赚取收入时（当你交付项目时）而不是在现金进入你的账户时确认收入。4 月份支付的 6 月份项目的训练营注册需要记录为递延收入，然后在训练营实际发生时确认为收入。
权责发生制会计可以更真实地反映你的财务健康状况。它显示了你所做的承诺（应付账款）和欠你的钱（应收账款），而收付实现制会计完全忽略了这些。
管理季节性组织的现金流
现金流是青少年体育非营利组织的第一大杀手。你可以在账面上技术上盈利，但下个月却没有钱支付教练的费用。以下是如何避免这种陷阱：
建立现金储备：你的目标应该是在银行中拥有三到六个月的运营费用。我知道这在你刚开始时听起来不可能，但首先设定一个月的目标，然后从那里开始建立。专门为该储备金预留 10-15% 的非限制性捐款。
创建 12 个月的现金流预测：绘制出资金何时流入和何时流出。如果你知道 6 月到 8 月是你从夏令营获得大量收入的月份，你可以据此进行计划。也许你可以在现金充足的月份安排设备购买，而不是在你的余额较低时购买。
建立信用额度：在你需要它之前。与你面临危机时相比，当你不迫切需要时，银行更愿意提供信贷。信用额度可以消除你发生费用和注册费到达之间的差距。
及时开具发票并跟进：对于企业赞助商和赠款，在付款到期时立即开具发票。15 天后跟进逾期付款。如果当地企业每月 1,000 美元的赞助费在 90 天后才到账，那将无济于事。
赠款管理和报告
赠款通常是篮球非营利组织的命脉，但它们附带条件。搞砸赠款管理，你将失去当前的资金，并损害你未来获得奖励的机会。
仔细跟踪限制性资金：当基金会专门为你的夏季篮球训练营提供 10,000 美元时，你不能将这笔钱用于一般运营费用。设置单独的账户或使用基金会计来确保限制性捐款保持限制性。
记录一切：保存收据，在活动中拍照，收集推荐信，跟踪出勤情况，并维护参与者记录。赠款报告需要证明你已按承诺花钱并实现了既定成果。
了解赠款时间：有些赠款是基于报销的，这意味着你首先花自己的钱，然后提交报销申请。其他赠款则提前提供资金。在承诺之前，请了解你正在处理哪种类型，因为报销赠款会造成现金流压力。
将赠款报告构建到你的日历中：如果赠款需要季度报告，请在季度中期设置数据收集提醒，这样你就不会在截止日期前手忙脚乱。延迟或不完整的报告可能会引发赠款追回或取消你未来获得资金的资格。
项目盈利能力分析
并非你组织运营的每个项目都会或应该盈利。你的社区服务计划可能会亏损，由盈利的训练营或锦标赛补贴。但你需要知道哪个是哪个。
计算每个项目的全部成本：不仅包括篮球和体育馆租金等直接费用，还包括保险、行政时间和营销等分配的管理费用。如果你的夏令营为 50 个孩子提供服务，那么每个参与者的真实成本是多少？
按项目跟踪收入：同样，了解每个项目带来的收入。不要只看注册费，还要包括与该项目相关的项目特定捐款、赞助和商品销售。
与你的使命进行比较：亏损的项目不一定是坏的。你为服务不足的青少年提供的免费诊所可能是你影响力最大的项目，即使它 需要花钱。关键是做出明智的决定。你可以专门为该项目筹集资金吗？你应该缩小规模吗？或者它是否如此关键，以至于盈利的项目应该补贴它？
设定现实的定价：许多非营利组织领导者收费不足，因为他们希望项目易于访问。这是值得称赞的，但如果你在每个参与者身上都在赔钱，那将是不可持续的。考虑分层定价模式：对有经济能力的家庭全额收费，对有需要的家庭降低收费，对无力支付任何费用的家庭提供奖学金名额。
管理捐款和捐助者关系
个人捐助者通常提供非限制性资金，使你的组织保持灵活和健康。但捐助者管理需要有意的系统。
立即发出收据：捐助者需要收据以用于税务目的，并且及时收据使你看起来很专业。如果可能，设置自动收据生成。
跟踪捐助者历史：了解谁捐了什么、何时捐的以及为了什么目的捐的。这有助于管理（适当地感谢）和未来的要求（你知道他们的捐赠能力和兴趣）。
细分你的捐助者：主要捐助者需要与小额捐助者不同的沟通方式。还应认可也捐款的志愿者所做的贡献。企业赞助商希望获得个人捐助者不希望获得的知名度和营销好处。
定期报告影响：不要等到年底才告诉捐助者他们的钱完成了什么。发送季度更新，其中包含照片、故事以及关于受影响的儿童、交付的项目和服务社区的数据。感觉与你的影响相关的捐助者会再次捐款。
处理注册费和付款处理
训练营、诊所和联赛的注册费是大多数篮球非营利组织的重要收入来源。好好管理它，你将获得可预测的收入。处理不好，你将面临现金短缺和愤怒的父母。
使用在线注册系统：纸质表格和支票已经过时，并会造成行政管理上的噩梦。通过与你的会计系统集成的平台进行在线注册可以减少数据输入错误并加快现金收取。
了解手续费：信用卡手续费通常占交易金额的 2.5-3.5%。要么将其构建到你的定价中，要么承担成本。某些平台允许你将费用转嫁给参与者（作为可选附加费用），这有助于抵消成本，同时保持较低的基本价格。
制定明确的退款政策：在注册开始之前，确定你的退款政策并清楚地沟通。你是否会在某个日期之前提供全额退款？部分退款？用于未来项目的抵用金？以书面形式记录下来可以防止日后发生纠纷。
设置付款计划：并非每个家庭都可以预先支付 300 美元的夏令营费用。提供付款计划（可能收取少量手续费）可以提高可访问性。只需确保你有一个系统来跟踪谁支付了什么费用，并发送即将到来的分期付款的提醒。
年终注意事项
你的财政年度结束时（对于非营利组织而言通常是 12 月 31 日）会带来影响你组织合规性和声誉的特殊要求。
IRS 表格 990：如果你的总收入超过 50,000 美元，你必须提交表格 990（如果低于 200,000 美元，则提交表格 990-EZ）。此表格是公开的，这意味着捐助者和监督组织将仔细审查它。延迟或缺少 990 表格可能会让你失去免税地位。
捐助者确认：超过 250 美元的所有捐款都需要你组织的书面确认。对于低于 250 美元的捐款，捐助者可以使用自己的记录，但你仍然应该发送收据作为最佳实践。
财务报表：准备年末财务报表，包括财务状况表（资产负债表）、活动表（损益表）和现金流量表。这些是赠款申请所必需的，并有助于你的董事会了解组织的健康状况。
审计要求：某些州要求对收入超过一定门槛的非营利组织进行审计。即使不是必需的，主要的赠款机构通常也希望获得经过审计的财务报表。提前计划，因为审计需要时间和金钱。
保险和风险管理
篮球涉及体育活动，这意味着存在受伤风险。适当的保险可以保护你的组织免受可能导致你倒闭的诉讼。
一般责任保险：涵盖参与者受伤和设施损坏。这是不可协商的。如果一个孩子在你的训练营中摔断了手臂，而父母起诉了，你需要保险。
董事和高级职员保险：保护董事会成员和高管免受因组织决策而产生的个人责任。没有这种保护，优秀的董事会成员不会提供服务。
职业责任：如果你雇用教练或培训师，请考虑购买职业责任保险，以防有人声称疏忽的指导导致受伤。
工人赔偿：如果你有员工，则在大多数州都是必需的。即使是有偿教练和裁判也可能需要保险，具体取决于他们的雇佣分类。
保险预算：不要将保险视为在资金紧张时可以跳过的可选费用。将其作为固定成本构建到你的预算中。每年货比三家以获得更好的费率，但不要为了省钱而牺牲保险范围。
建立一个财务可持续的组织
财务可持续性并非偶然发生。它需要有意的策略和纪律。
使收入来源多样化：不要过分依赖任何单一来源。如果你的 80% 的收入来自一个主要捐助者或赠款，你就会很脆弱。争取个人捐款、企业赞助、实得收入（项目费用）和赠款的组合。
创造实得收入机会：你可以将你的设备出租给其他组织吗？举办收费锦标赛？销售品牌商品？实得收入不受限制，并且比赠款更可靠。
投资于筹款：许多非营利组织在筹款方面的支出不足，因为他们感到内疚地将捐助者的钱花在“管理费用”上。但专业的筹款活动会产生回报。如果花费 1,000 美元举办筹款活动可以获得 10,000 美元的捐款，那么这是一项很棒的投资。
与当地企业建立关系：企业赞助可以提供稳定的年度收入。提供回报价值：徽标展示、在活动中提及、提供志愿服务的机会。让赞助商感觉自己是你使命的合作伙伴。
规划增长：如果你想为更多的孩子提供服务，你需要更多的资源。增长需要对基础设施进行投资——员工、系统 、设备。在财务上规划它，而不是手忙脚乱地跟上。
何时获得专业帮助
在某个时候，管理你的非营利组织的财务对善意的志愿者来说变得过于复杂。以下是何时考虑专业帮助：
你总是落后于簿记：如果你总是在追赶，这表明你需要帮助。及时的财务信息对于良好的决策至关重要。
赠款报告受到影响：缺少赠款报告或提交不完整的信息会使资金面临风险。专业帮助可确保合规性。
你的收入接近六位数：随着你的发展，非营利会计的复杂性显着增加。在年收入 30,000 美元时有效的方法在 300,000 美元时将不起作用。
董事会成员缺乏财务专业知识：如果你的财务主管不堪重负或董事会成员无法解读财务报表，请引入专业人员来建立系统和培训志愿者。
你正在雇用员工：工资单增加了重要的合规性要求。专业帮助可确保你正确处理税款、福利和报告。
你的使命至上——但财务使其成为可能
我告诉每位篮球事工创始人的真相是：你的使命是通过篮球改变生活。但糟糕的财务管理比其他任何事情都更快地结束你的使命。
你不需要成为财务专家。你确实需要实施可靠的系 统，仔细跟踪资金，并根据准确的财务信息做出明智的决策。你所服务的孩子们应该得到一个不仅今年而且在未来几年内都会在那里为他们服务的组织。
强大的财务管理不是管理费用——它是使其他一切成为可能的基础。你仔细跟踪的每一美元，你彻底报告的每一笔赠款，你妥善管理的每一位捐助者都会增加你服务的能力。你的社区需要你正在建设的东西。赋予它持久的财务稳定性。
正在寻找更多关于管理你的体育非营利组织的资源吗？查看国家非营利组织委员会 (councilofnonprofits.org) 和非营利组织融资基金 (nff.org)，以获取专门针对以使命为导向的组织的工具和培训。
