你的资产负债表可以精确到分仍然出错——而那个告诉你哪里出错的报告，在资产负债表存在之前就已经存在了。你签署过的、借过款的、或提交给国税局的每一套财务报表，最初都始于一份内部清单：总账中的每一个科目、它的期末余额，以及两个必须相等的合计数。这份清单就是试算平衡表，学会阅读它是让你不再害怕月末结账的最快方法。
本指南解释了什么是试算平衡表、你的账本在每个期间经历的三个版本、如何阅读它、它能捕捉什么、什么会被它漏过，以及编制一份平衡的试算平衡表的确切步骤。
试算平衡表到底是什么
试算平衡表是一份内部会计报告，列出了你总账中每一个科目的期末余额——现金、应收款、应付款、收入、租金费用，所有科目——截至某一特定日期，通常是月末。每个余额位于借方或贷方两列之一，两列的合计数必须相同。
其逻辑直接来自复式记账：你记录的每一笔交易都以相同的总金额借记一个或多个科目，并贷记其他科目。如果每笔分录都记录正确，整个账本的借方总额必须等于贷方总额。试算平衡表就是证明这一点的检查。
试算平衡表不是的三件事：
- 它不是财务报表。 银行、投资者和税务机关从不要求它。它为你和你的记账员而存在，是通往真正重要报表的途中一份工作底稿。
- 它不是你的账本正确的证明。 一份平衡的试算平衡表证明的是算术上的一致性，而非准确性。许多错误会让借方仍然等于贷方，你将在下面看到。
- 即使有软件，它也不是可选的。 会计软件会自动平衡分录，但它无法告诉你记错了科目或忘记了调整分录。审查试算平衡表正是你捕捉这些错误的地方。
每次结账中的三份试算平衡表
你每个期间不是编制一份试算平衡表——而是三份，每一份标志着会计循环的一个阶段。理解这个顺序，正是把一份令人困惑的报告变成结账清单的关键。
1. 未调整试算平衡表
这是第一遍，直接取自总账，在当期的日常交易全部入账之后、任何调整分录之前。它的任务很窄：在开始调整之前确认账本处于平衡状态。
如果未调整试算平衡表不平衡，停下来。当期过账中有东西错了——一个数字错位、一笔单边分录、一个加总错误——建立在破损账本之上的调整分录只会把问题埋得更深。
2. 调整后试算平衡表
在未调整版本平衡之后，你登记调整分录：应计工资、折旧、已耗用的预付保险费、已赚取的预收收入、已消耗的物料。然后你再次运行试算平衡表。
调整后试算平衡表是三份中最重要的，因为你的财务报表正是从这份报告构建的。收入和费用余额流向利润表；资产、负债和权益余额流向资产负债表。如果你曾经好奇资产负债表"从何而来"，答案就是调整后试算平衡表的一列一列。
3. 结账后试算平衡表
在报表编制完成后，你进行结账分录：收入和费用科目被清零转入留存收益（或业主资本），股息或业主提款也被结清。结账后试算平衡表验证只有永久性科目——资产、负债和权益——将余额结转下去，并且在新期间开始时借方仍然等于贷方。
留存收益的数字是区分第二份报告和第三份报告的标志：在调整后试算平衡表上它仍然显示期初金额，而在结账后试算平衡表上它包含了当期的净利润。
如何阅读它：正常余额
当你了解"正常"是什么样子时，试算平衡表最有用，因为一个科目出现在错误的列中，往往是真正问题的最初可见症状。每种科目类型都有一个正常余额方向——使其增加的那一侧：
| 科目类型 | 正常余额 | 示例 |
|---|---|---|
| 资产 | 借方 | 现金、应收账款、存货、设备 |
| 费用 | 借方 | 租金、工资、折旧、水电费 |
| 股息 / 业主提款 | 借方 | 对业主的分配 |
| 负债 | 贷方 | 应付账款、贷款、应计工资 |
| 权益 | 贷方 | 普通股、留存收益 |
| 收入 | 贷方 | 销售额、服务收入、利息收入 |
当你浏览试算平衡表时，一个带贷方余额的资产或一个带借方余额的负债值得再看一眼。有时有正当理由——客户多付款可能暂时使应收账款变为贷方余额——但更常见的是它意味着记错分类的分录或缺失的付款。这三十秒的浏览能捕捉到那些否则会在几个月后浮现的错误，那时它们要难解开得多。
试算平衡表能捕捉什么
当两列拒绝相等时，差额的大小本身就是线索。记账员几代人以来一直使用同样的三种测试：
- 将差额除以2。 如果结果与某个已知科目余额相符，那个余额很可能是记在了错误的方向。一笔$1,000的借方记为$1,000的贷方会产生$2,000的差距——这个错误被计算了两次。
- 将差额除以9。 如果能整除，就怀疑是错位错误（两个相邻数字互换，比如$8,350被记为$8,530）或移位错误（小数点移位，比如$810被记为$81）。两者总是产生能被9整除的差额。
- 将差额与各个余额比较。 如果差距恰好等于某个科目的余额，那个科目很可能是完全被遗漏在报告之外了。
除了算术失误之外，试算平衡表还能暴露手工日记账中的单边分录、手工汇总科目时的加总错误，以及从上期错误结转的余额。
什么会被它漏过
这是让企业主损失真金白银的部分：一长串错误会让借方仍然等于贷方，毫发无损地通过一份平衡的试算平衡表。
- 一笔交易完全没有记录。 完全遗漏，它不影响任何一列。你的账本平衡；只是不完整。
- 一笔交易记录了两次。 重复过账会同等抬高两侧。收入看起来比实际更好，而试算平衡表什么也没说。
- 金额正确但科目错误。 把办公用品记为办公设备，两侧保持相等，却错报了资产和费用。分类错误是小企业账本中最常见的错误，而试算平衡表在结构上对它视而不见。
- 相互抵消的错误。 两个大小相等、方向相反的错误相互抵消。罕见，但会发生——通常是重复使用了同一个错误的数字。
- 相互补偿的错误方向配对。 借记错误的科目并以匹配的金额贷记错误的科目，一切都完美加总，而两个科目却是错的。
结论不是试算平衡表没用——而是它是第一道过滤器，不是最终裁决。它证明你的账本内部一致。证明它们反映现实，则需要对账、单据匹配和审查。
从试算平衡表到资产负债表，一步一步来
这里把整个旅程放在一处，因为看清顺序能让整个结账过程变得不再神秘：
- 全部过账。 将当期所有交易——销售、采购、付款、收款——记录到总账中。
- 运行未调整试算平衡表。 验证借方总额等于贷方总额。在继续之前调查任何差额。
- 登记调整分录。 应计你欠的和你已赚取但尚未记录的：未付工资、折旧、已到期的预付项目、已赚取的预付款。良好的调整分录纪律是把贷款人信任的账本与无人能依赖的账本区分开来的东西。
- 运行调整后试算平衡表。 确认它仍然平衡，然后从收入和费用科目编制利润表，从资产、负债和权益科目编制资产负债表。
- 登记结账分录。 将收入、费用和股息科目清零转入留存收益。
- 运行结账后试算平衡表。 确认只有永久性科目结转余额，账本已为下一期间做好准备。
对于账本干净的小企业，第2步到第6步可以在不到一小时内完成。对于跳过试算平衡表直接出报表的企业，同样的错误以后会以重述、修正申报表或贷款人尴尬提问的形式浮现——所有这些都比那一小时更昂贵。
让试算平衡表无法平衡的常见错误
如果你的试算平衡表无法平衡，在从头重建任何东西之前，先过一遍这份清单：
- 余额记到了错误的列。 最常见的原因。对照上面表格中的正常余额，逐一重新检查每个科目。
- 数据录入时数字错位。 运行除9测试，然后将可疑范围与原始单据比较。
- 报告中遗漏了一个科目。 在期中新增、却从未进入报告定义的科目中很常见。
- 日记账分录只过账到一侧。 在手工日记账或电子表格中很容易发生；扫描近期分录，找出缺失的借方或贷方腿。
- 期初余额被改动了。 如果上期的期末余额与本期的期初余额不符，有人编辑了历史。锁定已结账期间，这样就不会悄悄发生。
- 混淆了收付实现制和权责发生制的调整。 有些调整分录按收付实现制登记，其他按权责发生制登记，会产生一份算术上平衡但错报收入和负债的试算平衡表。
从第一天起就让你的账本保持平衡
试算平衡表最奖励一种习惯，高于所有其他习惯：完整、一致地记录每一笔交易，公开透明，让你能审查。当你的账本是一份你能阅读和比对的透明记录——而不是"同步"按钮后面的黑箱——编制试算平衡表就不再是可怕的仪式，而变成对你账本所言与你所想一致的快速确认。
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