사내 장부 기입 vs. 외부 위탁 장부 기입: 비즈니스에 적합한 방식 선택하기

모든 비즈니스에는 정확한 장부가 필요합니다. 하지만 모든 비즈니스에 사무실에 상주하는 전담 회계 담당자가 필요한 것은 아닙니다. 매달 소수의 거래를 관리하는 1인 기업가이든, 복잡한 급여 및 재고 관리가 필요한 성장하는 기업의 운영자이든, 장부 정리 방식은 수익성에 큰 영향을 미칠 수 있습니다.

사내 회계 담당자를 고용할 것인지 아니면 장부 정리를 외주로 맡길 것인지에 대한 결정은 대부분의 소규모 사업주들이 언젠가는 직면하게 되는 문제입니다. 올바른 선택을 하면 신뢰할 수 있는 깨끗한 재무 기록을 유지하면서 수천 달러를 절약할 수 있습니다. 반면 잘못된 선택을 하면 불필요한 서비스에 과도한 비용을 지불하게 되거나, 더 심각하게는 눈에 띄지 않는 치명적인 오류로 인해 큰 비용을 치르게 될 수도 있습니다.

올바른 결정을 내리기 위해 알아야 할 모든 것을 아래에 정리했습니다.

회계 담당자는 실제로 어떤 일을 하나요?

옵션을 비교하기 전에 장부 정리 업무의 범위를 이해하는 것이 도움이 됩니다. 회계 담당자의 주요 책임은 다음과 같습니다.

• 일일 거래 기록 — 수입과 지출이 발생할 때마다 카테고리별로 분류
• 은행 계좌 조정 — 매월 은행 명세서와 회사 기록을 대조
• 매입채무 및 매출채권 관리 — 지불해야 할 금액과 받을 금액을 추적
• 급여 처리 — 임금 계산, 원천세 징수 및 지급 실행
• 재무 보고서 작성 — 손익계산서, 대차대조표 및 현금흐름표 생성
• 문서 정리 — 영수증, 송장 및 세무 관련 서류 유지 관리

이러한 작업의 복잡성은 비즈니스 규모, 산업 및 거래량에 따라 크게 달라집니다.

옵션 1: 사내 회계 담당자 고용

사내 회계 담당자는 회사에서 직접 일하는 전일제 또는 시간제 직원입니다. 이들은 사무실에서 근무하거나(또는 팀의 일원으로서 원격 근무) 귀하의 재무 기록 관리에만 전념합니다.

비용 분석

미국에서 사내 회계 담당자를 고용할 때 발생하는 모든 비용은 일반적으로 월 $4,500에서 $7,500 사이입니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.

• 기본 급여: 연간 $40,000~$65,000 (위치 및 경력에 따라 다름)
• 복리후생: 건강 보험, 퇴직금 적립 및 유급 휴가로 인해 급여의 20~30%가 추가로 발생
• 급여세: 고용주 부담 사회보장세, 메디케어 및 실업 보험
• 소프트웨어 및 도구: 회계 소프트웨어 라이선스, 하드웨어 및 사무용품
• 교육 및 관리: 온보딩 시간, 보수 교육 및 관리 오버헤드

월 거래 건수가 200건 미만인 소규모 비즈니스의 경우, 이는 상당한 투자입니다.

사내 고용이 유리한 경우

사내 회계 담당자는 다음과 같은 경우에 흔히 올바른 선택이 됩니다.

• 거래량이 많은 경우. 소매점, 레스토랑 또는 재고 관리가 까다로운 이커머스 기업처럼 매일 수백 또는 수천 건의 거래를 처리하는 비즈니스는 실시간으로 흐름을 관리할 수 있는 현장 인력이 있는 것이 유리합니다.
• 매일 직접적인 접근이 필요한 경우. 회계 담당자가 정기적으로 현금을 취급하거나, 물리적 송장을 관리하거나, 현장 운영 팀과 긴밀하게 협조해야 하는 경우 사무실에 상주하면 커뮤니케이션 지연을 없앨 수 있습니다.
• 기밀 유지가 매우 중요한 경우. 의료, 법률, 금융 서비스와 같이 규제가 엄격한 산업의 일부 기업은 민감한 재무 데이터를 전적으로 조직 내부에서 관리하는 것을 선호합니다.
• 비용을 정당화할 만큼 규모가 큰 경우. 직원이 50명 이상이거나 매출이 500만 달러를 초과하면 재무 업무량이 많아져 전담 직원을 두는 것이 타당해집니다.

단점

• 유휴 시간 비용 지불. 담당자가 20시간 만에 업무를 끝내더라도 40시간분에 대한 급여를 지급해야 한다면 가치를 충분히 얻지 못하는 것입니다.
• 단일 실패 지점. 회계 담당자가 휴가를 가거나 아프거나 갑자기 그만두는 경우 장부 업데이트가 중단됩니다.
• 전문성의 한계. 한 명의 직원이 급여세 변경, 다주(multi-state) 준수 사항 또는 산업별 규정 등 모든 분야의 전문성을 갖추지 못할 수도 있습니다.
• 추가적인 오버헤드. 급여 외에도 업무 공간, 장비, 복리후생 및 관리 시간이 소요됩니다.

옵션 2: 장부 정리 외주화

장부 정리 외주화는 제3자 업체나 서비스를 고용하여 재무 기록 관리의 일부 또는 전부를 처리하는 것을 의미합니다. 이는 주당 몇 시간 일하는 프리랜서 회계 담당자부터 거래 분류부터 재무 보고까지 모든 것을 관리하는 전문 업체까지 다양합니다.

비용 분석

대부분의 소규모 비즈니스에게 외주 장부 정리는 훨씬 저렴합니다.

• 기본 장부 정리 (거래 기록, 분류, 조정): 월 $300~$800
• 중급 서비스 (매입/매출채권 관리, 재무 보고, 급여 지원 추가): 월 $800~$2,500
• 풀 서비스/컨트롤러 수준 (전략적 재무 감독, 예산 편성, 예측): 월 $2,500~$6,000

프리랜서 회계 담당자의 시간당 요율은 일반적으로 $25에서 $60 사이이며, 전문 업체는 프로젝트 기반 업무에 시간당 $75~$150를 청구할 수 있습니다.

평균적으로 외주화는 사내 고용과 비교했을 때 비즈니스 비용을 40~60% 절감해 줍니다.

아웃소싱이 효과적인 경우

다음과 같은 상황에서는 아웃소싱이 더 나은 선택이 될 수 있습니다:

• 소규모 또는 성장 중인 비즈니스인 경우. 직원이 50명 미만이거나 매출이 500만 달러 미만인 기업은 전담 회계 담당자가 필요한 경우가 드뭅니다. 아웃소싱을 통해 비용의 일부만으로 전문가 수준의 장부 관리를 수행할 수 있습니다.
• 거래량이 적절한 수준인 경우. 월 거래 건수가 500건 미만이라면, 매주 몇 시간의 전문적인 기장 작업만으로도 충분합니다.
• 전문가를 직접 고용하지 않고 전문 지식을 활용하고 싶을 때. 아웃소싱 업체는 다양한 경험을 가진 기장 및 회계 팀을 운영합니다. 급여 전문가, 세무 전문가, 재무 분석가를 개별적으로 고용하지 않고도 이들의 도움을 받을 수 있습니다.
• 규모의 유연한 조정이 필요할 때. 계절적 요인이 있는 비즈니스나 업무량 변동이 심한 기업은 채용이나 해고의 번거로움 없이 아웃소싱 기장 범위를 조정할 수 있습니다.
• 자신의 시간을 소중히 여길 때. 현재 직접 장부를 관리하고 있다면, 기장에 소비하는 모든 시간은 영업, 제품 개발 또는 고객 관계 구축에 쓰지 못하는 시간입니다.

단점

• 일상적인 프로세스에 대한 통제력 저하. 5분 안에 보고서를 뽑아줄 수 있는 직원이 바로 옆에 있지 않게 됩니다.
• 커뮤니케이션에 더 많은 노력이 필요함. 서비스에 따라 응답 속도가 옆 자리 직원에게 걸어가는 것보다 느릴 수 있습니다.
• 데이터 보안 고려 사항. 재무 데이터를 제3자와 공유하므로, 해당 업체의 보안 관행을 철저히 검토하는 것이 필수적입니다.
• 품질의 차이. 모든 아웃소싱 기장 서비스가 동일한 품질을 제공하지는 않습니다. 저렴한 서비스는 부실하게 운영될 수 있으며, 이를 바로잡는 데 드는 비용이 절약한 금액보다 더 클 수 있습니다.

숨겨진 선택지: 셀프 기장 (그리고 한계가 있는 이유)

많은 소규모 비즈니스 소유자가 직접 장부를 관리하는 것부터 시작합니다. 거래가 거의 없는 신규 비즈니스의 경우, 한동안은 이 방식이 통할 수 있습니다.

하지만 셀프 기장에는 다음과 같은 실질적인 위험이 따릅니다:

• 비용 분류 오류로 인한 부정확한 세무 신고 및 세액 공제 누락
• 은행 계좌 대조(Reconciliation) 생략으로 인한 오류 및 부정 미탐지 (QuickBooks 설문 조사에 따르면 소규모 비즈니스 소유자의 60%가 매월 대조 작업을 수행하지 않음)
• 기장 지연으로 인해 가장 필요한 순간에 재무 보고서가 현실을 반영하지 못함
• 예정 신고 납부 누락으로 인한 국세청 가산세 및 예상치 못한 세금 고지서 발생
• 개인 자금과 사업 자금의 혼용으로 인한 컴플라이언스 악몽

패턴은 예측 가능합니다. 셀프 기장은 문제가 생기기 전까지만 유효하며, 나중에 이를 정리하는 비용은 처음부터 제대로 기장했을 때의 비용을 초과하는 경우가 많습니다.

결정 방법: 실무적인 프레임워크

귀하의 비즈니스에 어떤 방식이 적합한지 결정하려면 다음 프레임워크를 사용해 보세요:

다음과 같은 경우 '셀프 기장 + 소프트웨어'를 선택하세요:

• 월 거래 건수가 50건 미만인 경우
• 비즈니스가 단순한 개인 사업자 또는 1인 유한책임회사(LLC)인 경우
• 기초적인 회계 지식을 갖춘 경우
• 매주 2~5시간을 기장 업무에 투자할 여유가 있는 경우

다음과 같은 경우 '아웃소싱 기장'을 선택하세요:

• 월 거래 건수가 50~500건 이상인 경우
• 기장 업무에 매주 5시간 이상을 소비하고 있는 경우
• 투자자, 대출 기관 또는 파트너를 위한 정확한 재무 보고서가 필요한 경우
• 세무 컴플라이언스가 복잡해지는 경우 (다양한 지역, 급여, 판매세 등)
• 기장보다는 비즈니스 성장에 시간을 집중하고 싶은 경우

다음과 같은 경우 '사내 회계 담당자'를 선택하세요:

• 매일 1,000건 이상의 거래를 처리하는 경우
• 실시간 현장 재무 관리가 필요한 경우
• 업종 특성상 엄격한 데이터 제어가 필요한 경우
• 전담 회계 담당자가 주 40시간 동안 일할 만큼 업무량이 충분한 경우
• 매출 규모가 연간 54,000달러~90,000달러의 투자 비용을 감당할 수 있을 때

전환하기

현재 직접 장부를 관리하고 있고 이를 위탁할 준비가 되었다면, 다음과 같이 원활하게 전환해 보세요:

1. 현재 장부를 정리하세요. 대부분의 기장 서비스는 밀린 기장 정리 서비스를 제공하지만, 기록이 깨끗할수록 온보딩이 더 빠르고 저렴해집니다.

2. 주요 서류를 준비하세요. 은행 명세서, 신용카드 명세서, 이전 세무 신고서, 급여 기록 및 기존 회계 소프트웨어 데이터를 수집하세요.

3. 필요한 업무를 정의하세요. 월간 계좌 대조, 급여 처리, 분기별 세무 준비, 재무 보고 등 구체적인 작업 목록을 만드세요. 이를 통해 서비스를 정확하게 비교할 수 있습니다.

4. 적절한 질문을 던지세요. 업체를 평가할 때 해당 업종에 대한 경험, 커뮤니케이션 프로세스, 소요 시간, 사용하는 소프트웨어에 대해 질문하세요.

5. 시범 운영 기간을 가져보세요. 많은 서비스가 한 달 무료 체험이나 환불 보장 정책을 제공합니다. 이 기간을 활용해 정확성, 응답성, 협업의 용이성을 평가하세요.

기장 서비스에서 살펴봐야 할 사항

사내 채용이든 아웃소싱이든, 다음의 자질이 중요합니다:

• 무엇보다 중요한 정확성. 재무적 오류는 시간이 지날수록 누적됩니다. 지속적으로 실수를 저지르는 담당자는 비용을 절약해주기는커녕 더 큰 손해를 입힙니다.
• 적시성. 장부는 최소한 매월 업데이트되어야 합니다. 분기별 업데이트는 유의미한 재무 관리를 수행하기에 충분하지 않습니다.
• 명확한 소통. 회계사 자격증이 없어도 재무 보고서를 이해할 수 있어야 합니다. 좋은 담당자는 숫자가 귀하의 비즈니스에 무엇을 의미하는지 설명해 줍니다.
• 기술 숙련도. 현대적인 기장은 소프트웨어 자동화, 은행 연동, 클라우드 기반 도구에 의존합니다. 담당자는 이러한 도구 사용에 능숙해야 합니다.
• 확장성. 비즈니스 성장에 맞춰 함께 성장할 수 있는 솔루션을 선택하여 2년 후에 다시 처음부터 시작하는 일이 없도록 하세요.

첫날부터 재무 상태를 체계적으로 관리하세요

올바른 장부 기록 방식을 선택하는 것은 중요한 비즈니스 결정이지만, 결코 복잡할 필요는 없습니다. 현재의 규모와 복잡성에 적합한 방식부터 시작하고, 비즈니스 성장에 따라 유연하게 발전시켜 나가세요.

어떤 경로를 선택하든 가장 중요한 것은 장부가 정확하고 최신 상태를 유지하며, 현명한 결정을 내리는 데 필요한 재무적 가시성을 제공하는 것입니다. Beancount.io는 재무 데이터에 대한 완전한 투명성과 통제권을 부여하는 플레인 텍스트 회계(plain-text accounting)를 제공합니다. 블랙박스나 특정 업체 종속(vendor lock-in)이 없습니다. 무료로 시작하기를 통해 왜 개발자와 재무 전문가들이 플레인 텍스트 회계로 전환하고 있는지 확인해 보세요.