Bilanci in base fiscale, spiegati: l'alternativa OCBOA più economica ai principi GAAP, ciò a cui rinuncia il tuo istituto di credito e quando basta una compilation

Il tuo istituto di credito ha chiesto i bilanci, e il tuo commercialista ha preventivato due cifre: una per i bilanci GAAP, e una molto più bassa per i bilanci in base fiscale. La differenza tra le due può ammontare a migliaia di euro all'anno, ogni anno — e il set più economico viene preparato dagli stessi libri contabili, dallo stesso commercialista, secondo regole che il tuo commercialista ha già applicato alla tua dichiarazione dei redditi. L'unica domanda è se le persone che leggeranno i tuoi bilanci li accetteranno.

Di solito lo faranno, se lo chiedi prima. I bilanci in base fiscale sono un quadro di rendicontazione legittimo e supportato da principi contabili — non una scorciatoia né una deviazione dalle regole. Ma cambiano il significato dei tuoi numeri in modi che contano per il credito, le garanzie fideiussorie e la vendita della tua azienda. Questa guida spiega cosa sono i bilanci in base fiscale, come differiscono dai GAAP, a cosa rinuncia il tuo istituto di credito accettandoli, e quando una compilation a basso costo in base fiscale è tutto ciò che ti serve.

Cosa sono i bilanci in base fiscale​

I bilanci in base fiscale presentano la situazione patrimoniale e il risultato economico della tua azienda utilizzando le stesse regole contabili della tua dichiarazione dei redditi federale. Ricavi, costi, attività e passività sono misurati come li misura l'Internal Revenue Code — non come li misurano i principi contabili generalmente accettati (GAAP).

Appartengono a una famiglia formalmente chiamata Other Comprehensive Bases of Accounting, o OCBOA. I principi di revisione ne definiscono quattro membri: la base fiscale sul reddito, le basi di cassa e cassa modificata, le basi statutarie (come la contabilità delle compagnie assicurative prescritta dalle autorità statali di regolamentazione), e qualsiasi altro insieme definito di criteri con sostanziale supporto nella letteratura. In pratica, i bilanci in base fiscale e quelli in base di cassa modificata sono le due OCBOA che le piccole imprese effettivamente utilizzano. L'attuale letteratura di revisione dell'AICPA chiama l'intera famiglia "quadri per scopi speciali", quindi potresti vedere questo termine nella lettera di incarico del tuo commercialista — significa la stessa cosa.

Tre fatti rendono i bilanci in base fiscale pratici anziché esotici:

• Il tuo commercialista può revisionarli, sottoporli a review o compilarli. Ogni livello di servizio disponibile per i bilanci GAAP è disponibile per i bilanci in base fiscale, con relazioni redatte per la base fiscale.
• Molti istituti di credito li accettano già. Le banche e le assicurazioni che concedono credito a imprese private vedono abitualmente bilanci in base fiscale, e il risparmio sui costi è reale proprio perché il commercialista affronta le questioni di misurazione una volta sola, nella dichiarazione dei redditi, invece di due.
• Sono più semplici da capire per i proprietari. Se sai leggere la tua dichiarazione dei redditi, sai leggere i bilanci in base fiscale. Lo stesso non si può dire dei GAAP, con le loro misurazioni al fair value, i modelli di impairment e le note integrative di più pagine.

Un'analisi del Journal of Accountancy ha rilevato che i bilanci OCBOA possono far risparmiare ai clienti dal 20 al 30 percento dei costi di preparazione rispetto ai GAAP, e in alcuni casi anche di più — perché nei bilanci in base fiscale molte delle questioni di misurazione più difficili dei GAAP semplicemente non esistono.

Come la base fiscale differisce dai GAAP​

Le differenze tra reddito di bilancio e reddito imponibile sono tutta la storia. Alcune sono differenze temporali che si riversano nel corso degli anni (differenze temporanee); altre non si riversano mai (differenze permanenti). Ecco quelle che muovono di più i numeri di una piccola impresa.

Ammortamento: MACRS e Sezione 179 vs. quote costanti​

Secondo i GAAP, ammortizzi le attrezzature lungo la loro vita utile stimata, spesso a quote costanti. In base fiscale, usi il Modified Accelerated Cost Recovery System (MACRS) — e puoi spesare l'intero acquisto immediatamente ai sensi della Sezione 179 o dell'ammortamento bonus quando tali disposizioni lo consentono.

L'effetto può essere notevole. Acquista $100.000 di attrezzature e i GAAP potrebbero mostrare $10.000 di ammortamento nel primo anno; la base fiscale potrebbe mostrare l'intero $100.000. Il tuo reddito in base fiscale è più basso, la tua base patrimoniale in base fiscale è più piccola, e un cespite completamente ammortizzato ai fini fiscali può restare produttivo per anni. Chiunque confronti i tuoi bilanci con quelli di un concorrente GAAP deve rettificare per questo, altrimenti il confronto è privo di significato.

Ricavi: tassati all'incasso vs. maturati nel tempo​

I GAAP riconoscono i ricavi quando li guadagni, indipendentemente da quando arriva la cassa. Le regole fiscali sono meno pazienti: in molti casi il ricavo è riconosciuto quando è guadagnato o quando la cassa è incassata, a seconda di quale avvenga prima. I pagamenti anticipati — affitti incassati in anticipo, abbonamenti, vendite di gift card — spesso entrano nel reddito imponibile all'incasso, mentre i GAAP li rinvierebbero finché non eroghi il servizio.

Così un'azienda che incassa prima di erogare la prestazione può mostrare un reddito più alto in base fiscale rispetto ai GAAP in un anno di crescita, e lo stato patrimoniale non porta alcuna passività per ricavi differiti relativamente agli obblighi ancora dovuti ai clienti. Questo abbellisce il conto economico mentre nasconde gli obblighi di prestazione futuri — esattamente il tipo di cosa che un finanziatore vuole sapere prima di fare affidamento sui numeri.

Accantonamenti che non puoi iscrivere​

I GAAP correlano i costi futuri stimati ai ricavi correnti: il fondo svalutazione crediti, i fondi garanzia, le ferie maturate, le passività potenziali. La base fiscale generalmente consente una deduzione solo quando il costo è effettivamente sostenuto — il credito è svalutato, il sinistro di garanzia è pagato.

I bilanci in base fiscale non mostrano quindi alcun fondo svalutazione a fronte dei crediti, alcuna passività per garanzia, e alcun accantonamento per costi che sai che arriveranno ma che non hai ancora pagato. I crediti sembrano più solidi e le passività più leggere rispetto ai loro equivalenti GAAP, non perché l'azienda sia più sana ma perché le regole di misurazione vietano l'accantonamento.

Nessuna imposta differita​

Poiché i bilanci in base fiscale usano misurazioni fiscali in tutto, non ci sono attività o passività per imposte differite né note sulle imposte differite. Questa è una vera semplificazione — la contabilità delle imposte differite secondo i GAAP è una delle aree più complesse della rendicontazione finanziaria — ma significa anche che i bilanci non mostrano nulla sulle conseguenze fiscali future. Un'azienda con grandi differenze temporanee ha future imposte da pagare (o benefici) che semplicemente non compaiono da nessuna parte nei bilanci in base fiscale.

Ricavi non imponibili e costi non deducibili restano visibili​

I bilanci in base fiscale possono includere voci che non toccano mai la dichiarazione dei redditi: interessi attivi esenti da imposta sul lato dei ricavi, multe non deducibili o la metà non deducibile delle spese per pasti d'affari sul lato dei costi. Il quadro è la base fiscale di contabilità, non una copia del Modello 1120 — riporta l'economia dell'azienda misurata dalle regole fiscali, comprese le voci che il Codice esclude o non ammette.

A cosa rinuncia il tuo istituto di credito​

Quando una banca accetta bilanci in base fiscale invece dei GAAP, cede tre cose. Nessuna è fatale, ma ciascuna cambia il modo in cui la banca — e tu — dovete leggere i numeri.

Comparabilità. Una banca sottoscrive centinaia di mutuatari. I GAAP le danno un unico metro di misura; i mutuatari in base fiscale arrivano misurati con un altro. L'ammortamento anticipato sottostima le tue attività e il tuo patrimonio rispetto a un concorrente GAAP, mentre i ricavi da pagamenti anticipati sovrastimano i tuoi utili. Un buon finanziatore commerciale rettifica meccanicamente per questo, ma la rettifica è valida solo quanto le informazioni che le tue note forniscono.

Prudenza in specifiche voci di bilancio. Gli accantonamenti e i rinvii dei GAAP esistono per tenere l'ottimismo fuori dallo stato patrimoniale. I crediti in base fiscale senza fondo svalutazione, i ricavi incassati prima di essere guadagnati e le attrezzature completamente ammortizzate ancora in uso inclinano tutti i bilanci verso il lato lusinghiero. I finanziatori compensano riducendo i crediti, riaggiungendo le deduzioni fiscali una tantum e chiedendo dei ricavi differiti in fase di due diligence — ecco perché la nota sulla base contabile conta più di quanto i proprietari si aspettino.

Il rendiconto finanziario. I GAAP richiedono un rendiconto finanziario; i quadri OCBOA no. Il flusso di cassa operativo è spesso il primo numero che un finanziatore guarda, e in un incarico in base fiscale potrebbe non esistere a meno che tu non chieda al tuo commercialista di prepararlo. Se i tuoi covenant di finanziamento fanno riferimento al flusso di cassa o alla copertura del servizio del debito, conferma con la banca come tali ratio vengono calcolati dai bilanci in base fiscale prima di scegliere il quadro — le definizioni dei covenant scritte attorno alle voci GAAP non sempre si mappano in modo pulito.

Niente di tutto ciò significa che i bilanci in base fiscale siano peggiori. Significa che rispondono a una domanda diversa: "come appare questa azienda misurata dalle regole fiscali?" invece di "come appare misurata dai GAAP?" Per molti prestiti alle piccole imprese, la prima risposta è sufficiente — con un costo inferiore dal 20 al 30 percento.

I tre livelli di servizio del commercialista (e quanto costa ciascuno)​

Il quadro di rendicontazione (base fiscale vs. GAAP) e il livello di servizio del commercialista (compilation, review, audit) sono scelte indipendenti. Puoi ottenere qualsiasi livello di servizio su entrambi i quadri. Ecco cosa significa ciascun livello e quanto tipicamente pagano le piccole imprese:

• Compilation (compilazione): nessuna assurance. Il commercialista mette i numeri della direzione nel formato corretto di bilancio senza verificarli. Il costo tipico per una piccola impresa va da circa $2.000 a $7.000. Il commercialista non deve nemmeno essere indipendente, sebbene qualsiasi mancanza di indipendenza debba essere comunicata. Le compilation sono la scelta giusta per uso interno e per i finanziatori che le consentono esplicitamente.
• Review (revisione limitata): assurance limitata. Il commercialista svolge indagini e procedure analitiche e riferisce se è emerso qualcosa che suggerisca che i bilanci necessitino di modifiche significative. Il costo tipico va da circa $5.000 a $25.000 a seconda della complessità. Questo è il terreno intermedio che la maggior parte dei finanziatori per le piccole imprese richiede.
• Audit (revisione legale): assurance ragionevole. Il commercialista verifica le prove, conferma i saldi, valuta i controlli ed esprime un giudizio. Il costo tipico parte da circa $10.000 e supera i $50.000 per le aziende complesse. Gli audit sono di solito richiesti solo per linee di credito più grandi, garanzie fideiussorie, investitori o autorità di regolamentazione.

Due note sui costi. Primo, aspettati che gli onorari del primo anno siano dal 20 al 30 percento più alti con un nuovo studio mentre impara a conoscere la tua azienda. Secondo, i principi di review consentono a un commercialista di compilare bilanci che omettono sostanzialmente tutte le informative quando la direzione sceglie tale opzione — un modo legittimo per ridurre ulteriormente il costo della compilation per bilanci ad uso interno, sebbene nessun finanziatore accetterà bilanci con informative omesse per la sottoscrizione del credito.

Quando basta una compilation in base fiscale​

Una compilation in base fiscale è il prodotto del commercialista più economico che produce comunque bilanci associati a un commercialista, e per molte aziende è davvero sufficiente:

• Il tuo contratto di finanziamento lo consente. Alcune banche accettano bilanci compilati in base fiscale per linee più piccole e prestiti su immobili occupati dal proprietario. Ottieni l'accettazione per iscritto prima che inizi l'incarico, non quando i bilanci vengono consegnati.
• I bilanci sono per la direzione. Bilanci compilati mensili o trimestrali in base fiscale danno ai proprietari una visione coerente e organizzata dal commercialista dell'azienda a una frazione del costo GAAP.
• La tua azienda è semplice. Poche stime, nessuno strumento complesso, nessuna struttura multi-entità — le situazioni in cui il macchinario di misurazione extra dei GAAP si guadagna il suo posto non ti riguardano.
• Presenti già la dichiarazione con lo stesso metodo. Se la tua dichiarazione dei redditi è il risultato naturale dei tuoi libri contabili, i bilanci in base fiscale aggiungono quasi nessun lavoro contabile incrementale.

E le situazioni in cui non è sufficiente:

• Il contratto di finanziamento dice "GAAP" o "reviewed". Il linguaggio dei covenant è vincolante. Una compilation consegnata contro un requisito di review è un default tecnico in attesa di essere notato.
• Fideiussioni e garanzie. I sottoscrittori di garanzie vogliono quasi sempre bilanci GAAP sottoposti a review o audit; le compilation in base fiscale raramente superano le loro scrivanie.
• Investitori esterni o un processo di vendita. Gli acquirenti e gli investitori confrontano le società target sui GAAP. I bilanci in base fiscale in una data room invitano a una rettifica del prezzo di acquisto, non a un complimento sulla tua parsimonia.
• Rendicontazione regolamentare o in franchising. Se un'autorità di regolamentazione o un franchisor prescrive i GAAP, nessun altro quadro li sostituisce.

La regola pratica: abbina il prodotto al lettore. I lettori interni ottengono compilation; le banche ottengono qualunque cosa nomini il contratto di credito; gli acquirenti ottengono i GAAP.

La meccanica: titoli, note e comparativi​

I bilanci in base fiscale seguono una breve lista di regole meccaniche che li mantengono conformi — e impediscono a un finanziatore di scambiarli per GAAP:

• I titoli devono nominare la base. I bilanci dicono "Prospetto delle attività, passività e patrimonio netto — base fiscale sul reddito" e "Prospetto dei ricavi e dei costi — base fiscale sul reddito", non "Stato patrimoniale" e "Conto economico". Usare titoli GAAP su numeri in base fiscale inganna il lettore e viola i principi.
• Una nota sui criteri descrive il quadro. La Nota 1 spiega che i bilanci sono preparati sulla base utilizzata ai fini dell'imposta federale sul reddito e riassume le differenze significative rispetto ai GAAP. Il commercialista non è tenuto a quantificare tali differenze — una descrizione narrativa è sufficiente.
• Le informative sono parallele ai GAAP. Se i bilanci in base fiscale contengono una voce per cui i GAAP richiederebbero informative — operazioni con parti correlate, concentrazioni, passività potenziali, eventi successivi — i bilanci riportano informative equivalenti che comunicano la stessa sostanza. Le voci che la base fiscale non registra, come le imposte differite, non richiedono informativa. Non c'è uno sconto sulle informative per aver scelto una compilation invece di un audit; il risparmio deriva dal quadro, non dal livello di servizio.
• Cambiare quadro richiede la riesposizione dei comparativi. Passare dai GAAP alla base fiscale (o viceversa) richiede di riesporre i bilanci comparativi del periodo precedente sul nuovo quadro, affinché i due anni affiancati siano misurati allo stesso modo.

Errori comuni da evitare​

Modificare eccessivamente un set in base di cassa finché diventa GAAP con deroghe. Il quadro OCBOA affine, la base di cassa modificata, consente modifiche logiche con sostanziale supporto — registrare immobilizzazioni con ammortamento, iscrivere debiti bancari con interessi. Ma maturare crediti e debiti commerciali, registrare imposte differite o capitalizzare leasing supera il limite: hai costruito bilanci GAAP, perso il vantaggio di costo OCBOA, e comunque derogato dai GAAP. Se i tuoi bilanci "cassa modificata" necessitano di accantonamenti per essere utili, passa piuttosto alla base fiscale.

Consegnare bilanci in base fiscale contro covenant GAAP. Leggi il contratto di credito prima di scegliere il quadro. I ratio dei covenant definiti sulle voci GAAP — indice di liquidità corrente, copertura del servizio del debito, patrimonio netto tangibile — si calcolano diversamente in base fiscale, e alcuni finanziatori non riemetteranno i covenant a metà percorso.

Presumere l'accettazione invece di chiederla. Le politiche dei finanziatori variano da banca a banca, per dimensione del prestito e per funzionario. Una conversazione di cinque minuti con il tuo bancario prima della fine dell'anno batte un pacchetto di bilanci respinto a marzo.

Dimenticare il rendiconto finanziario. Poiché è opzionale, nessuno lo prepara — e poi il finanziatore lo chiede durante la sottoscrizione del credito. Se il tuo bancario vi fa affidamento, incarica il commercialista di prepararlo insieme ai bilanci in base fiscale.

Presentare anni comparativi non comparabili. I GAAP dell'anno precedente accanto alla base fiscale dell'anno corrente, senza riesposizione, rendono sbagliata ogni linea di tendenza del pacchetto. Riesponi o ometti la colonna comparativa.

Mantieni i tuoi libri contabili pronti per i finanziatori fin dal primo giorno​

Che i tuoi bilanci finiscano in GAAP o in base fiscale, compilati o sottoposti a review, tutto ciò che segue dipende dalla qualità dei libri contabili a monte. Registri puliti e ben organizzati riducono il tempo di preparazione del tuo commercialista — che è la maggior parte di ciò che paghi — e ti permettono di rispondere alle domande di follow-up di un finanziatore con le prove invece che con la memoria.

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