Se la tua azienda panamense fattura più di circa 3.000 dollari al mese, lo strumento gratuito di fatturazione elettronica dell'autorità fiscale non è più a tua disposizione. Dal 1° gennaio 2026, la Direzione Generale delle Entrate (DGI) di Panama limita il proprio fatturatore gratuito alle aziende con un reddito lordo annuo pari o inferiore a B/.36.000 che emettono non più di 100 documenti elettronici al mese. Supera una delle due soglie e dovrai far passare ogni fattura attraverso un Fornitore Autorizzato Qualificato a pagamento — un PAC — oppure gestire un tuo sistema di fatturazione certificato dalla DGI.
Il balboa è scambiato uno a uno con il dollaro statunitense, quindi B/.36.000 corrispondono a circa 36.000 dollari all'anno. Si tratta di un tetto molto basso: un freelance che fattura 3.000 dollari al mese, un ristorante di quartiere, una società di servizi con due dipendenti — tutti si collocano al di sopra. Se hai emesso fatture serenamente dal portale gratuito della DGI, questa guida spiega cosa è cambiato, come capire se i nuovi limiti ti riguardano e come migrare senza interrompere la fatturazione.
Cosa è cambiato il 1° gennaio 2026
La fatturazione elettronica di Panama si basa sul Sistema di Fatturazione Elettronica di Panama (SFEP), costruito sulla Legge 256 del 2021 e sul Decreto Esecutivo 766 del 2020. All'interno dello SFEP ci sono sempre stati due modi per emettere una fattura: il fatturatore gratuito della DGI (Facturador Gratuito), uno strumento web senza costi, e la modalità PAC, in cui un fornitore privato autorizzato dalla DGI convalida ciascuno dei tuoi documenti fiscali.
Fino a poco tempo fa il fatturatore gratuito era generoso. I contribuenti con un fatturato annuo fino a circa B/.1 milione, che emettevano all'incirca 200 documenti al mese o meno, potevano usarlo a tempo indeterminato. Questo lo rendeva la scelta predefinita per la maggior parte delle piccole imprese.
La Risoluzione n. 201-6299, emanata il 29 luglio 2025 e pubblicata nella Gazzetta Ufficiale n. 30350 il 25 agosto 2025, ha riscritto quei termini. A partire dal 1° gennaio 2026, solo i contribuenti che soddisfano entrambe le seguenti condizioni possono continuare a usare il fatturatore gratuito:
- Reddito lordo annuo fino a B/.36.000 (circa 36.000 dollari)
- Non più di 100 documenti elettronici emessi al mese
Chiunque superi una delle due soglie deve migrare a un PAC o implementare un proprio sistema di fatturazione elettronica certificato dalla DGI. Gli enti governativi che necessitano del fatturatore gratuito rappresentano l'unica eccezione dichiarata, senza limite mensile di documenti. Nota la direzione intrapresa: Panama sta ampliando la fatturazione elettronica obbligatoria da anni — nuove registrazioni RUC dal 2022, fornitori della pubblica amministrazione, professionisti indipendenti come avvocati e commercialisti nel 2024 — e questa risoluzione spinge la maggior parte del volume rimanente delle piccole imprese verso un'infrastruttura privata supervisionata.
I nuovi limiti ti riguardano?
Il test ha due condizioni, e il mancato rispetto di una sola di esse ti allontana dallo strumento gratuito.
La condizione sul reddito: B/.36.000 di reddito lordo annuo
Recupera il tuo reddito lordo del 2025 — non l'utile, non il netto, ma il fatturato lordo. Se supera B/.36.000, appartieni a un PAC. Poiché il balboa è ancorato al dollaro, il calcolo mentale è facile: 36.000 dollari all'anno sono 3.000 dollari al mese, ovvero circa 690 dollari a settimana. Un consulente part-time con due clienti in abbonamento può superare quella soglia.
Il problema pratico è che molte aziende interessate da questa regola non si considerano "abbastanza grandi" per un software di fatturazione aziendale. Potresti avere tre dipendenti e un foglio di calcolo. Alla DGI non interessa il numero di dipendenti — è il fatturato lordo a fare scattare l'obbligo.
La condizione sul volume: 100 documenti al mese
Anche se il tuo reddito resta sotto il tetto, emettere più di 100 documenti elettronici in un mese ti esclude dal fatturatore gratuito. Conta tutto ciò che lo SFEP considera un documento emesso: fatture più note di credito e di debito elettroniche. Un'azienda a basso prezzo unitario e alto volume — un banco pranzo, una tipografia, un servizio di riparazioni che emette decine di piccoli scontrini a settimana — può superare il limite di volume pur rimanendo ben al di sotto del limite di reddito.
Calcola entrambi i numeri ora, non a fine anno. Esporta i conteggi mensili dei documenti del 2025 dal portale SFEP e confrontali con la soglia dei 100 documenti, e riconcilia il tuo fatturato lordo con la soglia di B/.36.000. Se uno dei due numeri è vicino, pianifica comunque la migrazione: superare la soglia a metà anno e dover cercare un fornitore con pochi giorni di preavviso è il modo peggiore di procedere.
Cosa fa effettivamente un PAC
PAC sta per Proveedor Autorizado Calificado — Fornitore Autorizzato Qualificato. È una società privata che la DGI ha verificato e autorizzato, tramite risoluzione, a convalidare i documenti fiscali elettronici per conto dell'autorità fiscale. Panama utilizza un modello di convalida preventiva, il che significa che una fattura non ha validità fiscale finché non è autorizzata prima della consegna al cliente. Il flusso è il seguente:
- Il tuo sistema genera la fattura come documento XML seguendo la scheda tecnica della DGI.
- La firmi con la tua firma elettronica qualificata, emessa nell'ambito di un certificato digitale approvato dalla Direzione Nazionale delle Firme Elettroniche.
- Il documento firmato va al tuo PAC, che lo verifica rispetto allo standard tecnico.
- Il PAC concede l'autorizzazione all'uso e il documento riceve il suo CUFE — il Codice Unico per la Fatturazione Elettronica — che chiunque può verificare presso la DGI.
- Generi il CAFÉ, la ricevuta leggibile, da stampare o inviare al cliente.
Se la tua connessione cade o il PAC ha un'interruzione, le fatture possono essere emesse in modalità di contingenza e inviate per la convalida una volta ripristinato il servizio. Le correzioni passano attraverso note di credito e di debito elettroniche anziché fatture modificate o eliminate — ogni documento resta nella pista di controllo.
Lo SFEP supporta fino a 1.000 righe per fattura, quindi anche le aziende con scontrini lunghi possono rientrare nel formato. E il rapporto con un PAC non è esclusivo in linea di principio: gli emittenti stipulano i servizi di almeno un PAC, e le operazioni più grandi a volte ne tengono uno di riserva.
Cosa succede se ignori la migrazione
Due conseguenze, una amministrativa e una commerciale.
Primo, l'accesso. La DGI ha disabilitato l'accesso al fatturatore gratuito per i contribuenti che superano i nuovi limiti, rendendo il portale SFEP inutilizzabile per loro finché la migrazione a un PAC non è completata. Un'azienda che lo scopre la mattina in cui deve fatturare a un cliente è bloccata: non può emettere una fattura valida dal portale che ha sempre usato, e l'attivazione di un PAC richiede come minimo alcuni giorni.
Secondo, la validità. Una fattura elettronica che non riceve mai la sua autorizzazione all'uso non ha alcuna rilevanza fiscale. Il tuo cliente non può giustificare la spesa, tu non puoi giustificare il ricavo, e la lacuna emerge nel momento in cui una delle due parti viene verificata. I sotterfugi cartacei non aiutano — i contribuenti soggetti all'obbligo di fatturazione elettronica generalmente godono di un'esenzione dagli apparecchi fiscali, il che significa che le vecchie macchine non sono nemmeno un ripiego legale.
In breve, questa non è una scadenza che puoi pagare con una multa e dimenticare. Senza un canale di emissione funzionante, non puoi fatturare.
Come migrare in sei passi
1. Conferma i tuoi numeri
Definisci i due test sopra: reddito lordo annuo 2025 e conteggio massimo mensile dei documenti. Conserva le esportazioni — al tuo commercialista serviranno, e chiariscono qualsiasi dubbio su quale modalità ti spetti.
2. Metti in ordine la tua firma elettronica qualificata
Ogni emittente necessita di un certificato di firma elettronica qualificata da un fornitore certificato dalla Direzione Nazionale delle Firme Elettroniche del Registro Pubblico. Se hai fatturato tramite il fatturatore gratuito, probabilmente ne possiedi già uno — controlla ora la sua data di scadenza, perché l'attivazione del PAC si blocca senza un certificato valido. Se sei appena stato coinvolto dall'obbligo, fai richiesta per tempo: la verifica dell'identità e l'emissione richiedono tempo.
3. Scegli un PAC dall'elenco autorizzato della DGI
Solo i fornitori che la DGI ha autorizzato tramite risoluzione possono convalidare i tuoi documenti. Chiedi ai candidati il numero della loro risoluzione di autorizzazione e verificalo rispetto all'elenco pubblicato dalla DGI. Poi valuta in base a criteri per piccole imprese che ti interessano davvero:
- Modello di prezzo. La maggior parte dei PAC vende piani mensili a livelli in base al volume dei documenti, talvolta con un costo per documento eccedente. Associa il tuo conteggio mensile al livello giusto — un'azienda che emette 150 documenti al mese non dovrebbe pagare per un piano da 5.000 documenti.
- Integrazione. Se usi un software di contabilità o di punto vendita, chiedi se il PAC si collega ad esso o offre solo un portale web manuale. Un PAC solo-portale ricrea il fatturatore gratuito con un canone mensile.
- Gestione della contingenza. Chiedi esattamente cosa succede durante un'interruzione: come si attiva la modalità di contingenza, come vengono inviati i documenti in arretrato e chi monitora la coda.
- Supporto nella tua lingua e nei tuoi orari. Quando la fatturazione si blocca, ti serve una persona che risponda durante il tuo orario di lavoro.
4. Preventiva il costo reale
Il prezzo di listino è l'abbonamento al PAC, ma il costo completo della migrazione include il certificato di firma elettronica (di solito un canone annuo), eventuale lavoro di integrazione con il tuo sistema contabile e il tempo del personale per la formazione. Dall'altro lato del bilancio, le commissioni del PAC sono una spesa aziendale ordinaria — e le aziende che integrano l'emissione con la loro contabilità di solito recuperano il costo nelle ore non più spese a ribattere le fatture nei libri contabili.
5. Registrati ed esegui un test in parallelo
Completa gli aggiornamenti della tua registrazione SFEP, collega il tuo PAC ed emetti documenti di prova prima di passare in produzione. Verifica l'intera catena su una fattura reale: generazione XML, firma, autorizzazione del PAC, assegnazione del CUFE e consegna del CAFÉ a un cliente disponibile. Conferma che il tuo cliente possa validare il CUFE. Solo allora passa la fatturazione attiva al nuovo canale.
6. Comunica alla DGI i cambiamenti delle apparecchiature, se applicabili
Se la tua configurazione prevedeva in precedenza apparecchiature fiscali, le normative richiedono di notificarne la sostituzione alla DGI. La maggior parte degli utenti del fatturatore gratuito che migrano a un PAC non avrà apparecchiature da dismettere, ma verifica con il tuo commercialista invece di darlo per scontato.
Errori che mettono in difficoltà i piccoli che migrano
Aspettare fino al mese in cui si supera un limite. L'attivazione di un PAC comporta contratti, certificati, registrazione, integrazione e test. Iniziare quando sei già escluso dal fatturatore gratuito significa giorni di lavoro non fatturato.
Contare solo le fatture. Le note di credito e di debito contano ai fini della soglia mensile di 100 documenti. Le aziende con resi, sconti o correzioni frequenti raggiungono il tetto di volume prima di quanto suggerisca il loro numero di fatture.
Lasciare scadere il certificato di firma. Un certificato scaduto blocca l'emissione tanto quanto l'assenza di un contratto PAC. Segna in calendario la data di rinnovo il giorno stesso in cui migri.
Assumere un fornitore non autorizzato dalla DGI. Un software che genera bei PDF non è un PAC. Se il fornitore non può mostrare una risoluzione di autorizzazione della DGI, i suoi documenti non hanno validità fiscale, per quanto professionali possano sembrare.
Trattare la migrazione come un compito IT invece che contabile. Il PAC cambia il modo in cui i ricavi entrano nei tuoi libri — numerazione dei documenti, tempistica dell'autorizzazione, arretrati di contingenza e la commissione stessa devono trovare posto nel tuo piano dei conti. Tieni il tuo commercialista informato fin dal primo passo.
Mantieni allineate fatturazione e contabilità
Un'integrazione PAC è, in sostanza, un potenziamento contabile mascherato da incombenza di conformità. Ogni fattura che la tua azienda emette ora passa attraverso un canale convalidato, numerato e con marca temporale, con un CUFE che il tuo commercialista può verificare in modo indipendente. Le aziende che convogliano direttamente quel flusso nella loro contabilità — invece di ribattere i dati del portale a fine mese — chiudono i libri più velocemente e affrontano qualsiasi verifica della DGI con un libro contabile che corrisponde ai registri dell'autorità fiscale documento per documento.
Traccia con precisione anche i costi della migrazione: le commissioni di abbonamento al PAC, il certificato di firma e il lavoro di integrazione meritano ciascuno le proprie voci di spesa, così puoi vedere quanto ti costa davvero all'anno una fatturazione conforme.
Semplifica la tua gestione finanziaria
Mentre sposti la fatturazione su un PAC, mantenere registrazioni finanziarie chiare accanto ai tuoi documenti convalidati è essenziale. Beancount.io offre una contabilità in testo semplice che ti dà completa trasparenza e controllo sui tuoi dati finanziari — nessuna scatola nera, nessun blocco del fornitore. Inizia gratuitamente e scopri perché sviluppatori e professionisti della finanza stanno passando alla contabilità in testo semplice.
