Riadenie basketbalovej neziskovej organizácie: Finančný manažment pre organizácie zamerané na poslanie
Keď riadite basketbalovú misiu alebo neziskovú organizáciu, vaše srdce je na správnom mieste – chcete ovplyvňovať životy, mentorovať mládež a využívať silu športu na transformáciu komunít. Ale medzi organizovaním kempov, koordinovaním dobrovoľníkov a meraním vášho sociálneho dopadu, finančný manažment často ustupuje do úzadia. To je chyba, ktorá vás môže stáť príležitosti financovania, problémy s dodržiavaním predpisov a dokonca aj váš status neziskovej organizácie.
Počas rokov spolupráce s desiatkami športových neziskových organizácií som opakovane videl tie isté finančné výzvy. Dovoľte mi podeliť sa o to, čo som sa naučil o udržiavaní vašej basketbalovej organizácie finančne zdravej a zároveň sa sústrediť na svoje poslanie.
Jedinečné finančné výzvy basketbalových neziskových organizácií
Basketbalové misie a mládežnícke organizácie čelia špecifickému súboru finančných prekážok, ktoré sa líšia od tradičných neziskových organizácií. Máte do činenia s:
Sezónnymi výkyvmi príjmov: Registrácie do kempov stúpajú v lete, poplatky za turnaje prichádzajú vo vlnách a dary od darcov sa často sústreďujú okolo konca roka. To vytvára problémy s peňažným tokom, ktoré vás môžu nechať zápasiť s platením za vybavenie alebo prenájom zariadení počas pomalších mesiacov.
Viacnásobnými zdrojmi príjmov: Medzi individuálnymi darmi, firemnými sponzormi, registračnými poplatkami, predajom tovaru, poplatkami za účasť na turnajoch a grantovým financovaním žonglujete s mnohými zdrojmi príjmov – každý s odlišnými daňovými dôsledkami a požiadavkami na vykazovanie.
Nákladmi špecifickými pre program: Každý kemp, klinika alebo turnaj má svoj vlastný rozpočet. Musíte sledovať náklady na program, aby ste pochopili, ktoré iniciatívy sú udržateľné a ktoré odčerpávajú zdroje.
Vecnými darmi: Tie darované basketbalové lopty, dresy alebo bezplatný čas na ihrisku sú cenné, ale potrebujú riadnu dokumentáciu pre vaše účtovné knihy a žiadosti o grant.
Vytvorenie vášho finančného základu
Predtým, ako budete môcť efektívne riadiť svoje financie, potrebujete správnu štruktúru. Tu je to, ako to vyzerá:
Účtovná osnova, ktorá funguje pre športové organizácie
Vaša účtovná osnova by mala odrážať, ako basketbalové neziskové organizácie skutočne fungujú. Zvážte tieto kategórie:
Účty príjmov by mali rozlišovať medzi viazanými a neviazanými fondmi. Vytvorte samostatné účty pre poplatky za program (kempy, kliniky, ligy), dary (individuálne, firemné, nadácie), granty, fundraisingové podujatia a predaj tovaru.
Kategórie výdavkov musia oddeľovať náklady na program od administratívnych a fundraisingových výdavkov. Pre programové výdavky vytvorte podúčty pre každú hlavnú oblasť programu, aby ste mohli sledovať ziskovosť. Zahrňte položky pre vybavenie a zásoby, prenájom zariadení, platby trénerom a rozhodcom, poistenie, cestovné náklady a poplatky za turnaje.
Funkčné rozdelenie je kritické, pretože granty a darcovia chcú vidieť, koľko ich peňazí ide priamo do programov oproti réžii. Formulár IRS 990 vyžaduje toto rozdelenie, preto ho od prvého dňa zabudujte do svojho systému.
Výber správnej metódy účtovníctva
Väčšina basketbalových neziskových organizácií by mala používať akruálne účtovníctvo skôr ako hotovostný základ, najmä ak zarábate viac ako 100 000 dolárov ročne alebo sa uchádzate o významné granty. Tu je dôvod: granty často vyžadujú, aby ste uznali príjem, keď ho zarobíte (keď dodáte program) skôr, ako keď hotovosť príde na váš účet. Registrácie do kempov zaplatené v apríli za júnové programy musia byť zaznamenané ako odložený príjem a potom uznané ako príjem, keď sa kemp skutočne uskutoční.
Akruálne účtovníctvo poskytuje skutočnejší obraz o vašom finančnom zdraví. Ukazuje záväzky, ktoré ste urobili (záväzky voči dodávateľom) a peniaze, ktoré vám dlhujú (pohľadávky), ktoré hotovostné účtovníctvo úplne prehliada.
Riadenie peňažného toku v sezónnej organizácii
Peňažný tok je zabijak číslo jeden mládežníckych športových neziskových organizácií. Môžete byť technicky ziskoví na papieri, zatiaľ čo nemáte peniaze na zaplatenie trénerov na budúci mesiac. Tu je návod, ako sa vyhnúť tejto pasci:
Vytvorte si peňažnú rezervu: Vaším cieľom by malo byť tri až šesť mesiacov prevádzkových nákladov v banke. Viem, že to znie nemožne, keď len začínate, ale začnite s cieľom jedného mesiaca a budujte odtiaľ. Vyčleňte 10-15% neviazaných darov špeciálne pre túto rezervu.
Vytvorte si 12-mesačnú projekciu peňažného toku: Zmapujte si, kedy peniaze prichádzajú a kedy odchádzajú. Ak viete, že jún až august sú vaše veľké mesiace príjmov z letných táborov, môžete podľa toho plánovať. Možno naplánujete nákup vybavenia počas mesiacov s vysokou hotovosťou skôr, ako keď je váš zostatok nízky.
Zriaďte si úverovú linku: Predtým, ako ju budete potrebovať. Banky sú oveľa ochotnejšie poskytnúť úver, keď ho zúfalo nepotrebujete, ako keď čelíte kríze. Úverová linka môže vyhladiť tie medzery medzi tým, kedy vám vzniknú výdavky a kedy prídu registračné poplatky.
Fakturujte okamžite a sledujte: Pre firemných sponzorov a granty, posielajte faktúry okamžite, keď sú platby splatné. Sledujte oneskorené platby po 15 dňoch. To mesačné sponzorstvo vo výške 1 000 dolárov od miestneho podniku nepomôže, ak príde o 90 dní neskôr.
Riadenie grantov a vykazovanie
Granty sú často životnou silou basketbalových neziskových organizácií, ale prichádzajú so záväzkami. Pokazte riadenie grantov a stratíte súčasné financovanie – a zhoršíte svoje šance na budúce ocenenia.
Starostlivo sledujte viazané fondy: Keď vám nadácia dá 10 000 dolárov špeciálne pre váš letný basketbalový kemp, nemôžete tieto peniaze použiť na všeobecné prevádzkové náklady. Zriaďte si samostatné účty alebo použite účtovníctvo fondov, aby ste zabezpečili, že viazané dary zostanú viazané.
Dokumentujte všetko: Uložte si potvrdenky, fotografujte na podujatiach, zbierajte svedectvá, sledujte účasť a udržiavajte záznamy o účastníkoch. Grantové správy vyžadujú dôkaz, že ste minuli peniaze, ako bolo sľúbené, a dosiahli stanovené výsledky.
Porozumieť načasovaniu grantov: Niektoré granty sú založené na preplácaní, čo znamená, že najprv miniete svoje vlastné peniaze a potom podáte žiadosť o preplatenie. Iné poskytujú prostriedky vopred. Predtým, ako sa zaviažete, zistite, s akým typom máte do činenia, pretože granty s preplácaním vytvárajú tlak na peňažný tok.
Zabudujte vykazovanie grantov do svojho kalendára: Ak grant vyžaduje štvrťročné správy, nastavte si pripomienky na zber údajov v polovici štvrťroka, aby ste sa nemuseli ponáhľať v čase uzávierky. Oneskorené alebo neúplné správy môžu spustiť vrátenie grantov alebo vás diskvalifikovať z budúceho financovania.
Analýza ziskovosti programu
Nie každý program, ktorý vaša organizácia prevádzkuje, bude – alebo by mal – byť ziskový. Vaše iniciatívy komunitných služieb môžu fungovať so stratou, dotované ziskovými kempmi alebo turnajmi. Ale musíte vedieť, ktoré je ktoré.
Vypočítajte si plné náklady na program: Zahrňte nielen priame výdavky, ako sú basketbalové lopty a prenájom telocvične, ale aj alokovanú réžiu, ako je poistenie, administratívny čas a marketing. Ak váš letný tábor slúži 50 deťom, aké sú skutočné náklady na účastníka?
Sledujte príjmy podľa programu: Podobne, vedzte, čo každý program prináša. Nehľadajte len registračné poplatky – zahrňte programové dary, sponzorstvá a predaj tovaru spojený s týmto programom.
Porovnajte so svojou misiou: Program, ktorý stráca peniaze, nemusí byť nevyhnutne zlý. Vaša bezplatná klinika pre znevýhodnenú mládež môže byť vaším programom s najväčším dopadom, aj keď stojí peniaze. Kľúčom je robiť informované rozhodnutia. Môžete získať finančné prostriedky špeciálne pre tento program? Mali by ste ho obmedziť? Alebo je taký kritický pre vašu misiu, že ziskové programy by ho mali dotovať?
Nastavte si realistické ceny: Mnoho lídrov neziskových organizácií podceňuje ceny, pretože chcú, aby boli programy prístupné. To je obdivuhodné, ale nie je to udržateľné, ak strácate peniaze na každom účastníkovi. Zvážte viacúrovňový model stanovovania cien: plná cena pre rodiny, ktoré si to môžu dovoliť, znížené sadzby pre tých, ktorí to potrebujú, a štipendijné miesta pre tých, ktorí nemôžu platiť nič.
Riadenie darov a vzťahov s darcami
Individuálni darcovia často poskytujú neviazané financovanie, ktoré udržuje vašu organizáciu flexibilnú a zdravú. Ale riadenie darcov vyžaduje zámerné systémy.
Vydávajte potvrdenky okamžite: Darcovia potrebujú potvrdenky na daňové účely a okamžité potvrdenky vás robia profesionálnymi. Ak je to možné, nastavte si automatické generovanie potvrdeniek.
Sledujte históriu darcov: Vedzte, kto čo dal, kedy a na aký účel. To pomáha pri správe (vhodné poďakovanie) a budúcich žiadostiach (poznáte ich kapacitu darovania a záujmy).
Segmentujte svojich darcov: Veľkí darcovia potrebujú inú komunikáciu ako malí darcovia. Dobrovoľníci, ktorí tiež darujú, by mali byť uznaní za oba príspevky. Firemní sponzori chcú viditeľnosť a marketingové výhody, ktoré individuálni darcovia nechcú.
Pravidelne informujte o dopade: Nečakajte do konca roka, aby ste darcom povedali, čo ich peniaze dosiahli. Posielajte štvrťročné aktualizácie s fotografiami, príbehmi a údajmi o deťoch, ktoré boli ovplyvnené, programoch, ktoré boli poskytnuté, a komunitách, ktorým sa slúžilo. Darcovia, ktorí sa cítia spojení s vaším dopadom, darujú znova.
Spracovanie registračných poplatkov a spracovanie platieb
Registračné poplatky za kempy, kliniky a ligy predstavujú významný príjem pre väčšinu basketbalových neziskových organizácií. Riadiť to dobre a budete mať predvídateľný príjem. Riešte to zle a budete čeliť nedostatku hotovosti a nahnevaným rodičom.
Používajte online registračné systémy: Papierové formuláre a šeky sú zastarané a vytvárajú administratívne nočné mory. Online registrácia prostredníctvom platforiem, ktoré sa integrujú s vaším účtovným systémom, znižuje chyby pri zadávaní údajov a urýchľuje inkaso hotovosti.
Porozumieť spracovateľským poplatkom: Poplatky za spracovanie kreditných kariet zvyčajne predstavujú 2,5-3,5% z výšky transakcie. Buď to zabudujte do svojich cien, alebo znášajte náklady. Niektoré platformy vám umožňujú preniesť poplatok na účastníkov (ako voliteľný dodatok), čo môže pomôcť kompenzovať náklady a zároveň udržať základné ceny nižšie.
Vytvorte si jasné zásady vrátenia peňazí: Pred otvorením registrácie si stanovte zásady vrátenia peňazí a jasne ich komunikujte. Ponúknete plné vrátenie peňazí do určitého dátumu? Čiastočné vrátenie peňazí? Kredity na budúce programy? Mať to písomne zabráni sporom neskôr.
Nastavte si splátkové kalendáre: Nie každá rodina si môže dovoliť zaplatiť 300 dolárov vopred za letný tábor. Ponuka splátkových kalendárov (možno s malým poplatkom za spracovanie) zvyšuje dostupnosť. Len sa uistite, že máte systém na sledovanie toho, kto čo zaplatil a posielajte pripomienky pre nadchádzajúce splátky.
Úvahy na konci roka
Koniec vášho fiškálneho roka (často 31. decembra pre neziskové organizácie) prináša špeciálne požiadavky, ktoré ovplyvňujú dodržiavanie predpisov a reputáciu vašej organizácie.
Formulár IRS 990: Ak vaše hrubé príjmy presahujú 50 000 dolárov, musíte vyplniť formulár 990 (alebo 990-EZ, ak je pod 200 000 dolárov). Tento formulár je verejný, čo znamená, že ho budú skúmať darcovia a organizácie na ochranu spotrebiteľa. Oneskorené alebo chýbajúce formuláre 990 vás môžu stáť status oslobodený od dane.
Potvrdenia darov: Všetky dary nad 250 dolárov vyžadujú písomné potvrdenie od vašej organizácie. Pre dary pod 250 dolárov môžu darcovia použiť svoje vlastné záznamy, ale mali by ste stále posielať potvrdenky ako osvedčenú prax.
Finančné výkazy: Nechajte si pripraviť finančné výkazy na konci roka, vrátane výkazu finančnej pozície (súvaha), výkazu činností (výkaz ziskov a strát) a výkazu peňažných tokov. Tieto sú potrebné pre žiadosti o grant a pomáhajú vašej správnej rade pochopiť organizačné zdravie.
Požiadavky na audit: Niektoré štáty vyžadujú audity pre neziskové organizácie nad určitými hranicami príjmov. Aj keď to nie je potrebné, veľkí poskytovatelia grantov často chcú auditované finančné výkazy. Plánujte dopredu, pretože audity si vyžadujú čas a stoja peniaze.
Poistenie a riadenie rizík
Basketbal zahŕňa fyzickú aktivitu, čo znamená riziko zranenia. Správne poistenie chráni vašu organizáciu pred súdnymi spormi, ktoré by vás mohli zatvoriť.
Poistenie všeobecnej zodpovednosti: Kryje zranenia účastníkov a poškodenie zariadení. To je neprenosné. Ak si dieťa zlomí ruku vo vašom tábore a rodičia vás zažalujú, potrebujete krytie.
Poistenie riaditeľov a vedúcich pracovníkov: Chráni členov správnej rady a vedúcich pracovníkov pred osobnou zodpovednosťou za organizačné rozhodnutia. Dobrí členovia správnej rady nebudú slúžiť bez tejto ochrany.
Poistenie profesionálnej zodpovednosti: Ak zamestnávate trénerov alebo inštruktorov, zvážte poistenie profesionálnej zodpovednosti pre prípad, že niekto tvrdí, že nedbalá inštruktáž viedla k zraneniu.
Úrazové poistenie zamestnancov: Vyžaduje sa vo väčšine štátov, ak máte zamestnancov. Aj platení tréneri a rozhodcovia môžu potrebovať krytie v závislosti od ich klasifikácie zamestnania.
Rozpočet na poistenie: Nepovažujte poistenie za voliteľný výdavok, ktorý môžete preskočiť, keď sú peniaze obmedzené. Zabudujte ho do svojho rozpočtu ako fixný náklad. Nakupujte ročne lepšie sadzby, ale neobetujte krytie, aby ste ušetrili peniaze.
Budovanie finančne udržateľnej organizácie
Finančná udržateľnosť sa nestane náhodou. Vyžaduje si zámernú stratégiu a disciplínu.
Diverzifikujte zdroje príjmov: Nezávisíte príliš silno od žiadneho jediného zdroja. Ak 80% vášho príjmu pochádza od jedného veľkého darcu alebo grantu, ste zraniteľní. Zamerajte sa na kombináciu individuálnych darov, firemných sponzorstiev, zárobkového príjmu (poplatky za program) a grantov.
Vytvorte si príležitosti na zárobkový príjem: Môžete prenajímať svoje vybavenie iným organizáciám? Organizovať turnaje za poplatok? Predávať značkový tovar? Zárobkový príjem je neviazaný a spoľahlivejší ako granty.
Investujte do fundraisingu: Mnoho neziskových organizácií nedostatočne míňa na fundraising, pretože sa cítia previnilo, že míňajú peniaze darcov na "réžiu". Ale profesionálny fundraising generuje výnosy. Ak miniete 1 000 dolárov na fundraisingovú akciu, ktorá prinesie 10 000 dolárov na daroch, je to skvelá investícia.
Budujte vzťahy s miestnymi podnikmi: Firemné sponzorstvá môžu poskytnúť stabilný ročný príjem. Ponúknite hodnotu výmenou: umiestnenie loga, zmienky na podujatiach, príležitosti na dobrovoľníctvo. Nechajte sponzorov cítiť sa ako partneri vo vašej misii.
Plánujte rast: Ak chcete slúžiť viacerým deťom, potrebujete viac zdrojov. Rast si vyžaduje investície do infraštruktúry – zamestnancov, systémov, vybavenia. Plánujte to finančne skôr, ako sa budete snaži ť udržať krok.
Kedy vyhľadať odbornú pomoc
V určitom bode sa riadenie financií vašej neziskovej organizácie stáva príliš komplexným pre dobrovoľníkov s dobrými úmyslami. Tu je, kedy zvážiť odbornú pomoc:
Neustále meškáte s vedením účtovníctva: Ak neustále dobiehate, je to znamenie, že potrebujete pomoc. Včasné finančné informácie sú nevyhnutné pre dobré rozhodovanie.
Vykazovanie grantov trpí: Chýbajúce správy o grantoch alebo predkladanie neúplných informácií ohrozuje financovanie. Odborná pomoc zabezpečuje súlad.
Približujete sa k šesťciferným príjmom: Zložitosť účtovníctva neziskových organizácií sa s rastom výrazne zvyšuje. To, čo fungovalo pri ročnom príjme 30 000 dolárov, nebude fungovať pri 300 000 dolároch.
Členovia správnej rady nemajú finančné odborné znalosti: Ak je váš pokladník preťažený alebo členovia správnej rady nevedia interpretovať finančné výkazy, priveďte odborníka, aby vytvoril systémy a vyškolil dobrovoľníkov.
Prijímate zamestnancov: Mzdové náklady pridávajú významné požiadavky na dodržiavanie predpisov. Odborná pomoc zabezpečuje správne zaobchádzanie s daňami, výhodami a vykazovaním.
Vaša misia je prvoradá – ale financie ju umožňujú
Tu je pravda, ktorú hovorím každému zakladateľovi basketbalovej misie: vašou misiou je zmeniť životy prostredníctvom basketbalu. Ale zlý finančný manažment ukončí vašu misiu rýchlejšie ako čokoľvek iné.
Nemusíte sa stať finančným expertom. Musíte implementovať spoľahlivé systémy, starostlivo sledovať peniaze a robiť informované rozhodnutia na základe presných finančných informácií. Deti, ktorým slúžite, si zaslúžia organizáciu, ktorá tu bude pre nich nielen tento rok, ale aj v nasledujúcich rokoch.
Silný finančný manažment nie je réžia – je to základ, ktorý umožňuje všetko ostatné. Každý dolár, ktorý starostlivo sledujete, každý grant, ktorý dôkladne vykazujete, každý darca, ktorého dobre spravujete, zvyšuje vašu kapacitu slúžiť. Vaša komunita potrebuje to, čo budujete. Dajte jej finančnú stabilitu, aby vydržala.
Hľadáte ďalšie zdroje na riadenie vašej športovej neziskovej organizácie? Pozrite si National Council of Nonprofits (councilofnonprofits.org) a Nonprofit Finance Fund (nff.org) pre nástroje a školenia špecifické pre organizácie zamerané na poslanie.
