Управление баскетбольной некоммерческой организацией: руководство по финансовому управлению для организаций, ориентированных на миссию
Когда вы управляете баскетбольным служением или некоммерческой организацией, ваше сердце находится в правильном месте — вы хотите влиять на жизни, быть наставником молодежи и использовать силу спорта для преобразования сообществ. Но между организацией лагерей, координацией волонтеров и измерением вашего социального воздействия финансовое управление часто отходит на второй план. Это ошибка, которая может стоить вам возможностей финансирования, проблем с соблюдением нормативных требований и даже вашего некоммерческого статуса.
Работая с десятками спортивных некоммерческих организаций на протяжении многих лет, я неоднократно видел одни и те же финансовые проблемы. Позвольте мне поделиться тем, что я узнал о поддержании финансового здоровья вашей баскетбольной организации, оставаясь при этом сосредоточенным на своей миссии.
Уникальные финансовые проблемы баскетбольных некоммерческих организаций
Баскетбольные служения и молодежные организации сталкиваются со специфическим набором финансовых проблем, которые отличаются от традиционных некоммерческих организаций. Вы имеете дело с:
Сезонными колебаниями доходов: Регистрация в лагерях резко возрастает летом, взносы за турниры поступают волнами, а пожертвования доноров часто концентрируются в конце года. Это создает проблемы с денежным потоком, которые могут заставить вас изо всех сил платить за оборудование или аренду помещений в более медленные месяцы.
Множественными потоками доходов: Между индивидуальными пожертвованиями, корпоративным спонсорством, регистрационными взносами, продажей товаров, вступительными взносами за турниры и грантовым финансированием вы жонглируете многочисленными источниками дохода — каждый с разными налоговыми последствиями и требованиями к отчетности.
Расходами, связанными с конкретными программами: Каждый лагерь, клиника или турнир имеет свой собственный бюджет. Вам необходимо отслеживать затраты на каждую программу, чтобы понять, какие инициативы являются устойчивыми, а какие истощают ресурсы.
Пожертвованиями в натуральной форме: Эти пожертвованные баскетбольные мячи, майки или бесплатное время на площадке ценны, но они требуют надлежащей документации для ваших книг и заявок на гранты.
Создание вашего финансового фундамента
Прежде чем вы сможете эффективно управлять своими финансами, вам необходимо создать правильную структуру. Вот как это выглядит:
План счетов, который работает для спортивных организаций
Ваш план счетов должен отражать то, как на самом деле работают баскетбольные некоммерческие организации. Рассмотрим следующие категории:
Счета доходов должны различать целевые и нецелевые средства. Создайте отдельные счета для платы за программы (лагеря, клиники, лиги), пожертвований (индивидуальные, корпоративные, фонды), грантов, мероприятий по сбору средств и продажи товаров.
Категории расходов должны отделять расходы на программы от административных расходов и расходов на сбор средств. Для расходов на программы создайте субсчета для каждой основной программной области, чтобы вы могли отслеживать прибыльность. Включите статьи для оборудования и расходных материалов, аренды помещений, оплаты тренерам и судьям, страхования, командировочных расходов и взносов за участие в турнирах.
Функциональное распределение имеет решающее значение, потому что грантодатели и доноры хотят видеть, какая часть их денег идет непосредственно на программы по сравнению с накладными расходами. Форма IRS 990 требует этой разбивки, поэтому встройте ее в свою систему с первого дня.
Выбор правильного метода учета
Большинство баскетбольных некоммерческих организаций должны использовать метод начисления, а не кассовый метод, особенно если вы получаете более 100 000 долларов США в год или ищете крупные гранты. Вот почему: гранты часто требуют признания дохода, когда вы его зарабатываете (когда вы реализуете программу), а не когда деньги поступают на ваш счет. Регистрации в лагере, оплаченные в апреле за июньские программы, необходимо регистрировать как отложенный доход, а затем признавать как доход, когда лагерь фактически состоится.
Учет по методу начисления дает более правдивую картину вашего финансового здоровья. Он показывает обязательства, которые вы приняли (кредиторская задолженность), и деньги, котор ые вам должны (дебиторская задолженность), которые кассовый учет полностью упускает из виду.
Управление денежным потоком в сезонной организации
Денежный поток является убийцей номер один для молодежных спортивных некоммерческих организаций. Вы можете быть технически прибыльными на бумаге, но у вас не будет денег, чтобы заплатить тренерам в следующем месяце. Вот как избежать этой ловушки:
Создайте денежный резерв: Ваша цель должна состоять в том, чтобы иметь в банке от трех до шести месяцев операционных расходов. Я знаю, что это звучит невозможным, когда вы только начинаете, но начните с цели в один месяц и наращивайте оттуда. Отложите 10-15% нецелевых пожертвований специально для этого резерва.
Создайте 12-месячный прогноз денежных потоков: Составьте карту того, когда деньги поступают и когда уходят. Если вы знаете, что с июня по август — ваши большие месяцы доходов от летних лагерей, вы можете планировать соответствующим образом. Возможно, вы запланируете покупку оборудования в месяцы с большим количеством денежных средств, а не тогда, когда ваш баланс низкий.
Откройте кредитную линию: Прежде чем она вам понадобится. Банки гораздо охотнее предоставляют кредит, когда он вам отчаянно не нужен, чем когда вы сталкиваетесь с кризисом. Кредитная линия может сгладить эти пробелы между тем, когда вы несете расходы, и когда поступают регистрационные взносы.
Выставляйте счета оперативно и следите за ними: Для корпоративных спонсоров и грантов выставляйте счета немедленно, когда наступает срок оплаты. Следите за просроченными платежами через 15 дней. Это ежемесячное спонсорство в размере 1000 долларов США от местного бизнеса не поможет, если оно поступит с опозданием на 90 дней.
Управление грантами и отчетность
Гранты часто являются жизненной силой баскетбольных некоммерческих организаций, но они поставляются с условиями. Нарушите управление грантами, и вы потеряете текущее финансирование и ухудшите свои шансы на будущие награды.
Тщательно отслеживайте целевые средства: Когда фонд дает вам 10 000 долларов США специально для вашего летнего баскетбольного лагеря, вы не можете использовать эти деньги для общих операционных расходов. Создайте отдельные счета или используйте учет фондов, чтобы гарантировать, что целевые пожертвования останутся целевыми.
Документируйте все: Сохраняйте квитанции, делайте фотографии на мероприятиях, собирайте отзывы, отслеживайте посещаемость и ведите учет участников. Отчеты по грантам требуют доказательств того, что вы потратили деньги, как обещали, и достигли заявленных результатов.
Понимайте сроки предоставления грантов: Некоторые гранты основаны на возмещении расходов, то есть вы сначала тратите свои собственные деньги, а затем подаете заявку на воз мещение. Другие предоставляют средства авансом. Узнайте, с каким типом вы имеете дело, прежде чем брать на себя обязательства, потому что гранты на возмещение расходов создают давление на денежный поток.
Включите отчетность по грантам в свой календарь: Если грант требует ежеквартальных отчетов, установите напоминания для сбора данных в середине квартала, чтобы не суетиться в крайний срок. Поздние или неполные отчеты могут вызвать возврат гранта или дисквалифицировать вас от будущего финансирования.
Анализ прибыльности программы
Не каждая программа, которую проводит ваша организация, будет — или должна — быть прибыльной. Ваши инициативы по общественным работам могут работать в убыток, субсидируемые прибыльными лагерями или турнирами. Но вам нужно знать, что есть что.
Рассчитайте полную стоимость каждой программы: Включите не только прямые расходы, такие как баскетбольные мячи и аренда спортзала, но и распределенные накладные расходы, такие как страхование, административное время и маркетинг. Если ваш летний лагерь обслуживает 50 детей, какова истинная стоимость на одного участника?
Отслеживайте доходы по программам: Точно так же знайте, что приносит каждая программа. Не смотрите только на регистрационные взносы — включите пожертвования, спонсорство и продажу товаров, связанных с этой программой.
Сравните со своей миссией: Программа, которая теряет деньги, не обязательно является плохой. Ваша бесплатная клиника для обездоленной молодежи может быть вашей самой эффективной программой, даже если она стоит денег. Ключ в принятии обоснованных решений. Можете ли вы собрать средства специально для этой программы? Следует ли вам сократить ее масштаб? Или она настолько важна для миссии, что прибыльные программы должны субсидировать ее?
Установите реалистичные цены: Многие лидеры некоммерческих организаций занижают цены, потому что хотят, чтобы программы были доступными. Это восхитительно, но это неустойчиво, если вы теряете деньги на каждом участнике. Рассмотрите модель многоуровневого ценообразования: полная цена для семей, которые могут себе это позволить, сниженные тарифы для нуждающихся и стипендиальные места для тех, кто не может ничего заплатить.
Управление пожертвованиями и отношениями с донорами
Индивидуальные доноры часто предоставляют нецелевое финансирование, которое поддерживает гибкость и здоровье вашей организации. Но управление донорами требует преднамеренных систем.
Выдавайте квитанции немедленно: Донорам нужны квитанции для целей налогообложения, а оперативные квитанции делают вас профессионалом. Настройте автоматическую генерацию квитанций, если это возможно.
Отслеживайте историю доноров: Знайте, кто что дал, когда и для чего. Это помогает в управлен ии (благодарить должным образом) и будущих запросах (вы знаете их возможности и интересы).
Сегментируйте своих доноров: Крупные доноры нуждаются в другом общении, чем мелкие доноры. Волонтеры, которые также жертвуют, должны быть отмечены за оба вклада. Корпоративные спонсоры хотят видимости и маркетинговых преимуществ, которых нет у индивидуальных доноров.
Регулярно сообщайте о воздействии: Не ждите до конца года, чтобы рассказать донорам, чего достигли их деньги. Отправляйте ежеквартальные обновления с фотографиями, историями и данными о детях, на которых оказывается воздействие, реализуемых программах и обслуживаемых сообществах. Доноры, которые чувствуют связь с вашим воздействием, дают снова.
Обработка регистрационных взносов и обработка платежей
Регистрационные взносы за лагеря, клиники и лиги составляют значительный доход для большинства баскетбольных некоммерческих организаций. Управляйте этим хорошо, и у вас будет предсказуемый доход. Управляйте этим плохо, и вы столкнетесь с нехваткой денежных средств и злыми родителями.
Используйте онлайн-системы регистрации: Бумажные формы и чеки устарели и создают административные кошмары. Онлайн-регистрация через платформы, которые интегрируются с вашей системой учета, снижает ошибки ввода данных и ускоряет сбор денежных средств.
Понимайте комиссию за обработку: Комиссия за обработку кредитных карт обычно составляет 2,5-3,5% от суммы транзакции. Либо включите это в свою цену, либо возьмите на себя расходы. Некоторые платформы позволяют переложить комиссию на участников (в качестве дополнительного дополнения), что может помочь компенсировать расходы, сохраняя при этом более низкие базовые цены.
Создайте четкую политику возврата средств: Прежде чем открыть регистрацию, определите свою политику возврата средств и сообщите ее четко. Будете ли вы предлагать полн ый возврат средств до определенной даты? Частичный возврат средств? Кредиты на будущие программы? Наличие этого в письменной форме предотвращает споры позже.
Настройте планы платежей: Не каждая семья может заплатить 300 долларов США авансом за летний лагерь. Предложение планов платежей (возможно, с небольшой комиссией за обработку) повышает доступность. Просто убедитесь, что у вас есть система для отслеживания того, кто что заплатил, и отправки напоминаний о предстоящих платежах.
Соображения на конец года
Конец вашего финансового года (часто 31 декабря для некоммерческих организаций) влечет за собой особые требования, которые влияют на соблюдение вашей организацией нормативных требований и репутацию.
Форма IRS 990: Если ваши валовые поступления превышают 50 000 долларов США, вы должны подать форму 990 (или 990-EZ, если меньше 200 000 долларов США). Эта форма является общедоступной, что означает, что доноры и надзорные организации будут тщательно изучать ее. Поздние или отсутствующие 990 могут стоить вам статуса, освобожденного от налогов.
Подтверждения доноров: Все пожертвования свыше 250 долларов США требуют письменного подтверждения от вашей организации. Для пожертвований до 250 долларов США доноры могут использовать свои собственные записи, но вы все равно должны отправлять квитанции в качестве передовой практики.
Финансовая отчетность: Подготовьте финансовую отчетность за год, включая отчет о финансовом положении (бухгалтерский баланс), отчет о деятельности (отчет о прибылях и убытках) и отчет о движении денежных средств. Они необходимы для заявок на гранты и помогают вашему совету понять здоровье организации.
Требования к аудиту: Некоторые штаты требуют аудита для некоммерческих организаций, превышающих определенные пороговые значения доходов. Даже если это не требуется, крупные грантодатели часто хотят проверенную финансовую отчетность. Планируйте заранее, потому что аудит занимает время и стоит денег.
Страхование и управление рисками
Баскетбол включает в себя физическую активность, что означает риск травм. Надлежащее страхование защищает вашу организацию от судебных исков, которые могут закрыть вас.
Страхование общей гражданской ответственности: Покрывает травмы участников и ущерб, нанесенный объектам. Это не подлежит обсуждению. Если ребенок сломает руку в вашем лагере, а родители подадут в суд, вам нужно покрытие.
Страхование директоров и должностных лиц: Защищает членов совета директоров и руководителей от личной ответственности за организационные решения. Хорошие члены совета директоров не будут служить без этой защиты.
Профессиональная ответственность: Если вы нанимаете тренеров или инструкторов, рассмотрите возможность страхования профессиональной ответственности на случай, если кто-то заявит, что небрежное обучение привело к травме.
Компенсация работникам: Требуется в большинстве штатов, если у вас есть сотрудники. Даже оплачиваемые тренеры и судьи могут нуждаться в покрытии в зависимости от их классификации занятости.
Бюджет на страхование: Не относитесь к страхованию как к дополнительным расходам, которые можно пропустить, когда денег не хватает. Включите его в свой бюджет как фиксированную стоимость. Ежегодно сравнивайте цены, чтобы получить более выгодные тарифы, но не жертвуйте покрытием, чтобы сэкономить деньги.
Создание финансово устойчивой организации
Финансовая устойчивость не возникает случайно. Она требует преднамеренной стратегии и дисциплины.
Диверсифицируйте потоки доходов: Не зависьте слишком сильно от какого-либо одного источника. Если 80% ваших доходов поступает от одного крупного донора или гранта, вы уязвимы. Стре митесь к сочетанию индивидуальных пожертвований, корпоративного спонсорства, заработанного дохода (плата за программы) и грантов.
Создавайте возможности получения заработанного дохода: Можете ли вы сдавать свое оборудование в аренду другим организациям? Проводить платные турниры? Продавать фирменные товары? Заработанный доход не имеет ограничений и более надежен, чем гранты.
Инвестируйте в сбор средств: Многие некоммерческие организации недорасходуют средства на сбор средств, потому что чувствуют себя виноватыми, тратя деньги доноров на «накладные расходы». Но профессиональный сбор средств приносит прибыль. Если трата 1000 долларов США на мероприятие по сбору средств приносит 10 000 долларов США в виде пожертвований, это отличная инвестиция.
Стройте отношения с местными предприятиями: Корпоративное спонсорство может обеспечить стабильный годовой доход. Предлагайте ценность взамен: размещение логотипа, упоминания на мероприятиях, возможности для волонтерства. Сделайте так, чтобы спонсоры чувствовали себя партнерами в вашей миссии.
Планируйте рост: Если вы хотите обслуживать больше детей, вам нужно больше ресурсов. Рост требует инвестиций в инфраструктуру — персонал, системы, оборудование. Планируйте это в финансовом отношении, а не изо всех сил пытайтесь угнаться.
Когда обращаться за профессиональной помощью
В какой-то момент управление финансами вашей некоммерческой организации становится слишком сложным для добросовестных волонтеров. Вот когда стоит рассмотреть профессиональную помощь:
Вы постоянно отстаете в ведении бухгалтерского учета: Если вы всегда играете в догонялки, это признак того, что вам нужна помощь. Своевременная финансовая информация необходима для принятия правильных решений.
Страдает отчетность по грантам: Отсутствие отчетов по грантам или представление неполной информации ставит под угрозу финансирование. Профессиональная помощь обеспечивает соблюдение нормативных требований.
Вы приближаетесь к шестизначным доходу: Сложность некоммерческого бухгалтерского учета значительно возрастает по мере вашего роста. То, что работало при годовом доходе в 30 000 долларов США, не будет работать при 300 000 долларов США.
Членам совета директоров не хватает финансовой экспертизы: Если ваш казначей перегружен или члены совета директоров не могут интерпретировать финансовую отчетность, привлеките профессионала для создания систем и обучения волонтеров.
Вы нанимаете сотрудников: Расчет заработной платы добавляет значительные требования соответствия. Профессиональная помощь гарантирует правильное оформление налогов, льгот и отчетности.
Ваша миссия на первом месте — но финансы позволяют ее реализовать
Вот правду, которую я говорю каждому основателю баскетбольного служения: ваша миссия состоит в том, чтобы изменить жизни через баскетбол. Но плохое финансовое управление прекратит вашу миссию быстрее, чем что-либо другое.
Вам не нужно становиться финансовым экспертом. Вам нужно внедрить надежные системы, тщательно отслеживать деньги и принимать обоснованные решения на основе точной финансовой информации. Дети, которых вы обслуживаете, заслуживают организацию, которая будет рядом с ними не только в этом году, но и в последующие годы.
Сильное финансовое управление — это не накладные расходы, это основа, которая делает все остальное возможным. Каждый доллар, который вы тщательно отслеживаете, каждый грант, о котором вы тщательно отчитываетесь, каждый донор, которым вы хорошо управляете, увеличивает ваши возможности для обслуживания. Вашему сообществу нужно то, что вы строите. Дайте ему финансовую стабильность, чтобы прослужить долго.
Ищете дополнительные ресурсы по управлению своей спортивной некоммерческой организацией? Ознакомьтесь с Национальным советом некоммерческих организаций (councilofnonprofits.org) и Некоммерческим финансовым фондом (nff.org) для получения инструментов и обучения, предназначенных для организаций, ориентированных на миссию.
