Gérer un organisme à but non lucratif de basketball : un guide de gestion financière pour les organisations axées sur une mission
Lorsque vous dirigez un ministère de basketball ou un organisme à but non lucratif, votre cœur est au bon endroit : vous voulez avoir un impact sur les vies, encadrer les jeunes et utiliser le pouvoir du sport pour transformer les communautés. Mais entre l'organisation de camps, la coordination des bénévoles et la mesure de votre impact social, la gestion financière passe souvent au second plan. C'est une erreur qui peut vous coûter des opportunités de financement, des problèmes de conformité et même votre statut d'organisme à but non lucratif.
Ayant travaillé avec des dizaines d'organismes à but non lucratif axés sur le sport au fil des ans, j'ai constaté que les mêmes défis financiers se présentaient à plusieurs reprises. Permettez-moi de partager ce que j'ai appris sur la façon de maintenir la santé financière de votre organisation de basketball tout en restant concentré sur votre mission.
Les défis financiers uniques des organismes à but non lucratif de basketball
Les ministères de basketball et les organisations de jeunes sont confrontés à un ensemble spécifique d'obstacles financiers qui diffèrent de ceux des organismes à but non lucratif traditionnels. Vous êtes confronté à :
Fluctuations saisonnières des revenus : Les inscriptions aux camps augmentent en été, les frais de tournoi arrivent par vagues et les dons des donateurs se concentrent souvent en fin d'année. Cela crée des problèmes de trésorerie qui peuvent vous amener à vous démener pour payer le matériel ou la location des installations pendant les mois plus creux.
Flux de revenus multiples : Entre les dons individuels, les commandites d'entreprises, les frais d'inscription, les ventes de marchandises, les frais d'inscription aux tournois et le financement par subventions, vous jonglez avec de nombreuses sources de revenus, chacune ayant des implications fiscales et des exigences de déclaration différentes.
Dépenses spécifiques aux programmes : Chaque camp, clinique ou tournoi a son propre budget. Vous devez suivre les coûts par programme pour comprendre quelles initiatives sont durables et lesquelles drainent les ressources.
Dons en nature : Ces ballons de basketball, ces maillots ou ces heures de terrain gratuites sont précieux, mais ils nécessitent une documentation appropriée pour vos livres et vos demandes de subventions.
Mettre en place votre fondation financière
Avant de pouvoir gérer efficacement vos finances, vous avez besoin de la bonne structure en place. Voici à quoi cela ressemble :
Un plan comptable qui fonctionne pour les organisations sportives
Votre plan comptable doit refléter la façon dont les organismes à but non lucratif de basketball fonctionnent réellement. Tenez compte de ces catégories :
Les comptes de revenus doivent distinguer les fonds affectés des fonds non affectés. Créez des comptes séparés pour les frais de programme (camps, cliniques, ligues), les dons (individuels, d'entreprises, de fondations), les subventions, les événements de collecte de fonds et les ventes de marchandises.
Les catégories de dépenses doivent séparer les coûts de programme des dépenses administratives et de collecte de fonds. Pour les dépenses de programme, créez des sous-comptes pour chaque grand domaine de programme afin de pouvoir suivre la rentabilité. Incluez des postes pour le matériel et les fournitures, la location d'installations, les paiements aux entraîneurs et aux arbitres, l'assurance, les frais de déplacement et les frais de tournoi.
L'allocation fonctionnelle est essentielle, car les subventions et les donateurs veulent voir quelle part de leur argent va directement aux programmes par rapport aux frais généraux. Le formulaire 990 de l'IRS exige cette ventilation, alors intégrez-la à votre système dès le premier jour.
Choisir la bonne méthode comptable
La plupart des organismes à but non lucratif de basketball devraient utiliser la comptabilité d'exercice plutôt que la comptabilité de caisse, surtout une fois que vous encaissez plus de 100 000 $ par année ou que vous sollicitez des subventions importantes. Voici pourquoi : les subventions exigent souvent que vous comptabilisiez les revenus lorsque vous les gagnez (lorsque vous offrez le programme) plutôt que lorsque l'argent arrive sur votre compte. Les inscriptions aux camps payées en avril pour les programmes de juin doivent être comptabilisées comme des revenus reportés, puis comptabilisées comme des revenus lorsque le camp a réellement lieu.
La comptabilité d'exercice donne une image plus fidèle de votre santé financière. Elle montre les engagements que vous avez pris (comptes créditeurs) et l'argent qui vous est dû (comptes débiteurs) que la comptabilité de caisse ne tient pas compte du tout.
Gérer les flux de trésorerie dans un organisme saisonnier
Les flux de trésorerie sont le principal tueur des organismes à but non lucratif de sports pour les jeunes. Vous pouvez être techniquement rentable sur papier tout en n'ayant pas d'argent pour payer les entraîneurs le mois prochain. Voici comment éviter ce piège :
Constituer une réserve de trésorerie : Votre objectif devrait être de trois à six mois de dépenses d'exploitation à la banque. Je sais que cela semble impossible lorsque vous débutez, mais commencez par un objectif d'un mois et développez à partir de là. Mettez de côté 10 à 15 % des dons non affectés spécifiquement pour cette réserve.
Créer une projection des flux de trésorerie sur 12 mois : Indiquez quand l'argent entre et quand il sort. Si vous savez que juin à août sont vos grands mois de revenus des camps d'été, vous pouvez planifier en conséquence. Vous pouvez peut-être planifier les achats d'équipement pendant les mois de forte trésorerie plutôt que lorsque votre solde est faible.
Mettre en place une ligne de crédit : Avant d'en avoir besoin. Les banques sont beaucoup plus disposées à accorder du crédit lorsque vous n'en avez pas désespérément besoin que lorsque vous faites face à une crise. Une ligne de crédit peut aplanir les écarts entre le moment où vous engagez des dépenses et le moment où les frais d'inscription arrivent.
Facturer rapidement et faire un suivi : Pour les commanditaires d'entreprises et les subventions, envoyez les factures immédiatement lorsque les paiements sont dus. Faites un suivi des paiements en retard après 15 jours. Cette commandite mensuelle de 1 000 $ de l'entreprise locale ne sert à rien si elle arrive 90 jours en retard.
Gestion et déclaration des subventions
Les subventions sont souvent l'élément vital des organismes à but non lucratif de basketball, mais elles comportent des conditions. Gâchez la gestion des subventions et vous perdrez le financement actuel et nuirez à vos chances d'obtenir des prix futurs.
Suivre attentivement les fonds affectés : Lorsqu'une fondation vous donne 10 000 $ spécifiquement pour votre camp de basketball d'été, vous ne pouvez pas utiliser cet argent pour les dépenses d'exploitation générales. Créez des comptes séparés ou utilisez la comptabilité de fonds pour vous assurer que les dons affectés restent affectés.
Tout documenter : Conservez les reçus, prenez des photos lors des événements, recueillez des témoignages, suivez l'assistance et tenez des registres des participants. Les rapports de subvention exigent la preuve que vous avez dépensé l'argent comme promis et que vous avez atteint les résultats déclarés.
Comprendre le calendrier des subventions : Certaines subventions sont basées sur le remboursement, ce qui signifie que vous dépensez d'abord votre propre argent, puis vous soumettez une demande de remboursement. D'autres fournissent des fonds à l'avance. Sachez à quel type vous avez affaire avant de vous engager, car les subventions de remboursement créent une pression sur les flux de trésorerie.
Intégrer la déclaration de subvention dans votre calendrier : Si une subvention exige des rapports trimestriels, définissez des rappels pour la collecte de données au milieu du trimestre afin de ne pas vous démener à l'approche de la date limite. Les rapports tardifs ou incomplets peuvent déclencher des récupérations de subventions ou vous disqualifier d'un financement futur.
Analyse de la rentabilité du programme
Ce n'est pas tous les programmes que votre organisme exécute qui seront rentables ou qui devraient l'être. Vos initiatives de service communautaire pourraient fonctionner à perte, subventionnées par des camps ou des tournois rentables. Mais vous devez savoir lequel est lequel.
Calculer les coûts complets par programme : Incluez non seulement les dépenses directes comme les ballons de basketball et la location de gymnases, mais aussi les frais généraux répartis comme l'assurance, le temps administratif et le marketing. Si votre camp d'été accueille 50 enfants, quel est le coût réel par participant?
Suivre les revenus par programme : De même, sachez ce que chaque programme rapporte. Ne vous contentez pas de regarder les frais d'inscription, incluez les dons spécifiques au programme, les commandites et les ventes de marchandises liés à ce programme.
Comparer à votre mission : Un programme qui perd de l'argent n'est pas nécessairement mauvais. Votre clinique gratuite pour les jeunes défavorisés pourrait être votre programme à fort impact, même s'il coûte de l'argent. L'essentiel est de prendre des décisions éclairées. Pouvez-vous recueillir des fonds spécifiquement pour ce programme? Devriez-vous le réduire? Ou est-il si essentiel à la mission que les programmes rentables devraient le subventionner?
Fixer des prix réalistes : De nombreux dirigeants d'organismes à but non lucratif sous-estiment les prix parce qu'ils veulent que les programmes soient accessibles. C'est admirable, mais ce n'est pas durable si vous perdez de l'argent sur chaque participant. Envisagez un modèle de prix échelonnés : plein tarif pour les familles qui peuvent se le permettre, tarifs réduits pour ceux qui en ont besoin et places de bourse pour ceux qui ne peuvent rien payer.
Gérer les dons et les relations avec les donateurs
Les donateurs individuels fournissent souvent le financement non affecté qui maintient votre organisme flexible et sain. Mais la gestion des donateurs nécessite des systèmes intentionnels.
Émettre des reçus immédiatement : Les donateurs ont besoin de reçus à des fins fiscales, et les reçus rapides vous donnent une allure professionnelle. Configurez la génération automatisée de reçus si possible.
Suivre l'historique des donateurs : Sachez qui a donné quoi, quand et dans quel but. Cela aide à la gestion (remercier de façon appropriée) et aux demandes futures (vous connaissez leur capacité de don et leurs intérêts).
Segmenter vos donateurs : Les donateurs importants ont besoin d'une communication différente de celle des petits donateurs. Les bénévoles qui font également des dons devraient être reconnus pour les deux contributions. Les commanditaires d'entreprises veulent une visibilité et des avantages marketing que les donateurs individuels n'ont pas.
Faire rapport régulièrement sur l'impact : N'attendez pas la fin de l'année pour dire aux donateurs ce que leur argent a accompli. Envoyez des mises à jour trimestrielles avec des photos, des histoires et des données sur les enfants touchés, les programmes offerts et les communautés servies. Les donateurs qui se sentent liés à votre impact donnent à nouveau.
Gérer les frais d'inscription et le traitement des paiements
Les frais d'inscription aux camps, aux cliniques et aux ligues représentent des revenus importants pour la plupart des organismes à but non lucratif de basketball. Gérez cela bien et vous aurez des revenus prévisibles. Gérez cela mal et vous ferez face à des pénuries de trésorerie et à des parents en colère.
Utiliser des systèmes d'inscription en ligne : Les formulaires papier et les chèques sont désuets et créent des cauchemars administratifs. L'inscription en ligne via des plateformes qui s'intègrent à votre système comptable réduit les erreurs de saisie de données et accélère l'encaissement.
Comprendre les frais de traitement : Les frais de traitement des cartes de crédit représentent généralement 2,5 à 3,5 % du montant des transactions. Intégrez cela à vos prix ou assumez le coût. Certaines plateformes vous permettent de refiler les frais aux participants (en tant qu'ajout facultatif), ce qui peut aider à compenser les coûts tout en maintenant les prix de base plus bas.
Créer des politiques de remboursement claires : Avant l'ouverture des inscriptions, décidez de votre politique de remboursement et communiquez-la clairement. Offrirez-vous des remboursements complets jusqu'à une certaine date? Des remboursements partiels? Des crédits pour les programmes futurs? Avoir cela par écrit prévient les litiges plus tard.
Mettre en place des plans de paiement : Ce n'est pas toutes les familles qui peuvent payer 300 $ à l'avance pour un camp d'été. Offrir des plans de paiement (peut-être avec de petits frais de traitement) augmente l'accessibilité. Assurez-vous simplement d'avoir un système pour suivre qui a payé quoi et envoyer des rappels pour les versements à venir.
Considérations de fin d'année
La fin de votre exercice financier (souvent le 31 décembre pour les organismes à but non lucratif) apporte des exigences spéciales qui affectent la conformité et la réputation de votre organisme.
Formulaire 990 de l'IRS : Si vos recettes brutes dépassent 50 000 ). Ce formulaire est public, ce qui signifie que les donateurs et les organismes de surveillance l'examineront de près. Les formulaires 990 tardifs ou manquants peuvent vous coûter votre statut d'exemption fiscale.
Accusés de réception des donateurs : Tous les dons de plus de 250 , les donateurs peuvent utiliser leurs propres registres, mais vous devriez quand même envoyer des reçus comme meilleure pratique.
États financiers : Faites préparer les états financiers de fin d'année, y compris l'état de la situation financière (bilan), l'état des activités (état des revenus) et l'état des flux de trésorerie. Ceux-ci sont exigés pour les demandes de subventions et aident votre conseil d'administration à comprendre la santé organisationnelle.
Exigences d'audit : Certains États exigent des audits pour les organismes à but non lucratif au-dessus de certains seuils de revenus. Même si ce n'est pas obligatoire, les principaux bailleurs de fonds veulent souvent des états financiers vérifiés. Planifiez à l'avance, car les audits prennent du temps et coûtent de l'argent.
Assurance et gestion des risques
Le basketball implique une activité physique, ce qui signifie un risque de blessure. Une assurance appropriée protège votre organisme contre les poursuites qui pourraient vous fermer.
Assurance responsabilité civile générale : Couvre les blessures aux participants et les dommages aux installations. Ceci n'est pas négociable. Si un enfant se casse le bras à votre camp et que les parents poursuivent, vous avez besoin d'une couverture.
Assurance responsabilité des administrateurs et dirigeants : Protège les membres du conseil d'administration et les dirigeants contre la responsabilité personnelle pour les décisions organisationnelles. Les bons membres du conseil d'administration ne serviront pas sans cette protection.
Responsabilité professionnelle : Si vous employez des entraîneurs ou des formateurs, envisagez une couverture de responsabilité professionnelle au cas où quelqu'un prétendrait qu'une instruction négligente a entraîné une blessure.
Indemnisation des travailleurs : Obligatoire dans la plupart des États si vous avez des employés. Même les entraîneurs et les arbitres rémunérés pourraient avoir besoin d'une couverture selon leur classification d'emploi.
Budget pour l'assurance : Ne traitez pas l'assurance comme une dépense facultative à sauter lorsque l'argent est serré. Intégrez-la à votre budget comme un coût fixe. Magasinez annuellement pour de meilleurs tarifs, mais ne sacrifiez pas la couverture pour économiser de l'argent.
Bâtir un organisme financièrement durable
La durabilité financière ne se produit pas par accident. Elle exige une stratégie et une discipline intentionnelles.
Diversifier les flux de revenus : Ne dépendez pas trop d'une seule source. Si 80 % de vos revenus proviennent d'un seul donateur ou d'une seule subvention, vous êtes vulnérable. Visez un mélange de dons individuels, de commandites d'entreprises, de revenus gagnés (frais de programme) et de subventions.
Créer des opportunités de revenus gagnés : Pouvez-vous louer votre équipement à d'autres organismes? Organiser des tournois payants? Vendre des marchandises de marque? Les revenus gagnés sont non affectés et plus fiables que les subventions.
Investir dans la collecte de fonds : De nombreux organismes à but non lucratif sous-dépensent en collecte de fonds parce qu'ils se sentent coupables de dépenser l'argent des donateurs en « frais généraux ». Mais la collecte de fonds professionnelle génère des rendements. Si dépenser 1 000 en dons, c'est un excellent investissement.
Établir des relations avec les entreprises locales : Les commandites d'entreprises peuvent fournir des revenus annuels stables. Offrez de la valeur en retour : placement de logo, mentions lors des événements, opportunités de bénévolat. Faites en sorte que les commanditaires se sentent comme des partenaires dans votre mission.
Planifier la croissance : Si vous voulez servir plus d'enfants, vous avez besoin de plus de ressources. La croissance exige un investissement dans l'infrastructure : personnel, systèmes, équipement. Planifiez-le financièrement plutôt que de vous démener pour suivre le rythme.
Quand obtenir de l'aide professionnelle
À un moment donné, la gestion des finances de votre organisme à but non lucratif devient trop complexe pour les bénévoles bien intentionnés. Voici quand envisager une aide professionnelle :
Vous êtes constamment en retard sur la tenue de livres : Si vous jouez toujours au rattrapage, c'est un signe que vous avez besoin d'aide. Des informations financières opportunes sont essentielles pour une bonne prise de décision.
La déclaration de subvention en souffre : Manquer des rapports de subvention ou soumettre des informations incomplètes met le financement à risque. L'aide professionnelle assure la conformité.
Vous approchez les six chiffres de revenus : La complexité de la comptabilité des organismes à but non lucratif augmente considérablement à mesure que vous grandissez. Ce qui a fonctionné à 30 000 .
Les membres du conseil d'administration manquent d'expertise financière : Si votre trésorier est dépassé ou que les membres du conseil d'administration ne peuvent pas interpréter les états financiers, faites appel à un professionnel pour établir des systèmes et former les bénévoles.
Vous embauchez des employés : La paie ajoute des exigences de conformité importantes. L'aide professionnelle vous assure de gérer correctement les impôts, les avantages sociaux et les déclarations.
Votre mission passe en premier, mais la finance la rend possible
Voici la vérité que je dis à chaque fondateur de ministère de basketball : votre mission est de changer des vies grâce au basketball. Mais une mauvaise gestion financière mettra fin à votre mission plus rapidement que tout le reste.
Vous n'avez pas besoin de devenir un expert financier. Vous devez mettre en œuvre des systèmes solides, suivre l'argent attentivement et prendre des décisions éclairées en fonction d'informations financières exactes. Les enfants que vous servez méritent un organisme qui sera là pour eux non seulement cette année, mais pour les années à venir.
Une gestion financière solide n'est pas un coût indirect, c'est la base qui rend tout le reste possible. Chaque dollar que vous suivez attentivement, chaque subvention que vous déclarez en détail, chaque donateur que vous gérez bien augmente votre capacité à servir. Votre communauté a besoin de ce que vous construisez. Donnez-lui la stabilité financière pour durer.
Vous cherchez plus de ressources sur la gestion de votre organisme sportif à but non lucratif? Consultez le National Council of Nonprofits (councilofnonprofits.org) et le Nonprofit Finance Fund (nff.org) pour des outils et de la formation spécifiques aux organismes axés sur une mission.
