راهنمای مدیریت مالی برای سازمانهای غیرانتفاعی بسکتبال: ویژه سازمانهایی با اهداف والا
وقتی یک سازمان غیرانتفاعی یا دینی بسکتبال را اداره میکنید، قلبتان سرشار از هدف است—میخواهید روی زندگی افراد تاثیر بگذارید، به جوانان آموزش دهید و از قدرت ورزش برای متحول کردن جوامع استفاده کنید. اما در میان سازماندهی اردوها، هماهنگی داوطلبان و سنجش تاثیرات اجتماعیتان، مدیریت مالی اغلب در درجه دوم اهمیت قرار میگیرد. این اشتباهی است که میتواند فرصتهای بودجهای، مسائل مربوط به انطباق و حتی وضعیت غیرانتفاعی شما را از بین ببرد.
با کار کردن با دهها سازمان غیرانتفاعی ورزشی در طول سالها، بارها شاهد چالشهای مالی مشابهی بودهام. اجازه دهید آموختههایم را در مورد حفظ سلامت مالی سازمان بسکتبالتان در حین تمرکز بر ماموریتتان به اشتراک بگذارم.
چالشهای مالی منحصربهفرد سازمانهای غیرانتفاعی بسکتبال
سازمانهای دینی بسکتبال و سازمانهای جوانان با مجموعهای خاص از موانع مالی روبرو هستند که با سازمانهای غیرانتفاعی سنتی متفاوت است. شما با این موارد سروکار دارید:
نوسانات فصلی درآمد: ثبتنام اردوها در تابستان به اوج میرسد، هزینههای مسابقات به صورت دورهای پرد اخت میشود و کمکهای مالی اغلب در پایان سال متمرکز میشوند. این امر چالشهایی در زمینه جریان نقدی ایجاد میکند که میتواند شما را مجبور کند در ماههای کمرونق برای پرداخت تجهیزات یا اجاره مکان به سختی بیفتید.
جریانهای درآمدی متعدد: بین کمکهای فردی، حمایتهای مالی شرکتها، هزینههای ثبتنام، فروش کالاها، هزینههای ورود به مسابقات و بودجه بلاعوض، شما در حال مدیریت منابع درآمدی متعددی هستید—که هر کدام پیامدهای مالیاتی و الزامات گزارشدهی متفاوتی دارند.
هزینههای خاص برنامه: هر اردو، کلینیک یا مسابقه بودجه خاص خود را دارد. شما باید هزینههای هر برنامه را پیگیری کنید تا متوجه شوید کدام ابتکارات پایدار هستند و کدام منابع را تخلیه میکنند.
کمکهای غیر نقدی: توپهای بسکتبال، پیراهنها یا زمان رایگان زمین اهدایی ارزشمند هستند، اما برای دفاتر و درخواستهای کمک مالی شما نیاز به مستندات مناسب دارند.
تنظیم پایههای مالی خود
قبل از اینکه بتوانید امور مالی خود را به طور موثر مدیری ت کنید، باید ساختار مناسبی در جای خود داشته باشید. این ساختار به این شکل است:
نمودار حسابها که برای سازمانهای ورزشی کارآمد است
نمودار حسابهای شما باید منعکسکننده نحوه عملکرد واقعی سازمانهای غیرانتفاعی بسکتبال باشد. این دستهبندیها را در نظر بگیرید:
حسابهای درآمد باید بین بودجه محدود و نامحدود تمایز قائل شوند. حسابهای جداگانهای برای هزینههای برنامه (اردوها، کلینیکها، لیگها)، کمکهای مالی (فردی، شرکتی، بنیاد)، بودجههای بلاعوض، رویدادهای جمعآوری کمک مالی و فروش کالاها ایجاد کنید.
دستهبندیهای هزینه باید هزینههای برنامه را از هزینههای اداری و جمعآوری کمک مالی جدا کنند. برای هزینههای برنامه، حسابهای فرعی برای هر حوزه اصلی برنامه ایجاد کنید تا بتوانید سودآوری را پیگیری کنید. اقلام ردیفی برای تجهیزات و لوازم، اجاره مکان، پرداختهای مربی و داور، بیمه، هزینهه ای سفر و هزینههای مسابقات را وارد کنید.
تخصیص عملکردی بسیار مهم است زیرا بودجههای بلاعوض و اهداکنندگان میخواهند ببینند چه مقدار از پول آنها مستقیماً به برنامهها در مقابل هزینههای سربار میرود. فرم IRS 990 به این تفکیک نیاز دارد، بنابراین آن را از همان ابتدا در سیستم خود بگنجانید.
انتخاب روش حسابداری مناسب
اکثر سازمانهای غیرانتفاعی بسکتبال باید از حسابداری تعهدی به جای مبنای نقدی استفاده کنند، به خصوص زمانی که سالانه بیش از 100000 دلار درآمد دارید یا به دنبال کمکهای مالی بزرگ هستید. دلیلش این است: کمکهای مالی اغلب از شما میخواهند که درآمد را زمانی که به دست میآورید (زمانی که برنامه را ارائه میدهید) شناسایی کنید، نه زمانی که پول نقد به حساب شما واریز میشود. ثبتنام اردوهایی که در ماه آوریل برای برنامههای ماه ژوئن پرداخت میشوند، باید به عنوان درآمد معوق ثبت شوند و سپس زمانی که اردو واقعاً برگزار میشود، به عنوان درآمد شناسایی شوند.
حسابداری تعهدی تصویر واقعیتری از سلامت مالی شما ارا ئه میدهد. این روش تعهداتی را که دادهاید (حسابهای پرداختنی) و پولی را که به شما بدهکار هستند (حسابهای دریافتنی) نشان میدهد که حسابداری نقدی به طور کامل از دست میدهد.
مدیریت جریان نقدی در یک سازمان فصلی
جریان نقدی قاتل شماره یک سازمانهای غیرانتفاعی ورزشی جوانان است. شما میتوانید از نظر فنی روی کاغذ سودآور باشید در حالی که پولی برای پرداخت به مربیان در ماه آینده نداشته باشید. در اینجا نحوه اجتناب از این تله آورده شده است:
ایجاد ذخیره نقدی: هدف شما باید داشتن سه تا شش ماه هزینههای عملیاتی در بانک باشد. میدانم وقتی تازه شروع کردهاید، این کار غیرممکن به نظر میرسد، اما با هدف یک ماه شروع کنید و از آنجا بسازید. 10 تا 15 درصد از کمکهای مالی نامحدود را به طور خاص برای این ذخیره کنار بگذارید.
ایجاد پیشبینی جریان نقدی 12 ماهه: مشخص کنید که چه زمانی پول وارد و چه زمانی خارج میشود. اگر میدانید ژوئن تا آگوست ماههای درآمدزایی بزرگی برای اردوهای تابستانی شما هستند، میتوانید بر اساس آن برنامهریزی کنید. شاید خرید تجهیزات را در ماههایی که پول نقد زیادی دارید برنامهریزی کنید، نه زمانی که موجودی شما کم است.
ایجاد خط اعتباری: قبل از اینکه به آن نیاز داشته باشید. بانکها زمانی که به شدت به آن نیاز ندارید، تمایل بیشتری به ارائه اعتبار دارند تا زمانی که با بحران مواجه هستید. خط اعتباری میتواند شکاف بین زمانی که هزینهها را متحمل میشوید و زمانی که هزینههای ثبتنام میرسند را هموار کند.
فورا فاکتور صادر کنید و پیگیری کنید: برای حمایتهای مالی شرکتها و بودجههای بلاعوض، هنگامی که پرداختها سررسید میشوند، فوراً فاکتورها را صادر کنید. پرداختهای معوق را پس از 15 روز پیگیری کنید. حمایت مالی ماهانه 1000 دلاری از کسب و کار محلی اگر 90 روز دیرتر برسد، کمکی نمیکند.
مدیریت کمکهای مالی و گزارشدهی
کمکهای مالی اغلب شریان حیات سازمانهای غیرانتفاعی بسکتبال هستند، اما با محدودیتهایی همراه هستند. مدیریت کمکهای مالی را خراب کنید و بودجه فعلی را از دست خواهید داد—و به شانس خود برای جوایز آینده آسیب خواهید رساند.
وجوه محدود را با دقت پیگیری کنید: وقتی بنیادی 10000 دلار به طور خاص برای اردوی بسکتبال تابستانی شما میدهد، نمیتوانید از آن پول برای هزینههای عمومی عملیاتی استفاده کنید. حسابهای جداگانه ایجاد کنید یا از حسابداری صندوق برای اطمینان از محدود ماندن کمکهای مالی محدود استفاده کنید.
همه چیز را مستند کنید: رسیدها را ذخیره کنید، در رویدادها عکس بگیرید، توصیفات را جمعآوری کنید، حضور و غیاب را پیگیری کنید و سوابق شرکتکنندگان را نگه دارید. گزارشهای کمکهای مالی به اثبات این نیاز دارند که شما پول را مطابق وعده خرج کردهاید و به نتایج ذکر شده رسیدهاید.
زمانبندی کمکهای مالی را درک کنید: برخی از کمکهای مالی مبتنی بر بازپرداخت هستند، به این معنی که ابتدا پول خود را خرج میکنید، سپس برای بازپرداخت درخواست میدهید. برخی دیگر از قبل بودجه را فراهم میکنند. قبل از تعهد، بدانید با چه نوعی سروکار دارید، زیرا کمکهای مالی مبتنی بر بازپرداخت فشار جریان نقدی ایجاد میکنند.
گزارشدهی کمکهای مالی را در تقویم خود بگنجانید: اگر یک کمک مالی به گزارشهای فصلی نیاز دارد، برای جمعآوری دادهها در اواسط فصل یادآوری تنظیم کنید تا در زمان سررسید عجله نکنید. گزارشهای دیر یا ناقص میتوانند باعث پس گرفتن کمکهای مالی شوند یا شما را از بودجههای آینده محروم کنند.
تجزیه و تحلیل سودآوری برنامه
هر برنامهای که سازمان شما اجرا میکند، سودآور نخواهد بود—یا نباید باشد. ابتکارات خدمات اجتماعی شما ممکن است با زیان عمل کنند و توسط اردوها یا مسابقات سودآور یارانه دریافت کنند. اما شما باید بدانید کدام یک کدام است.
هزینههای کامل هر برنامه را محاسبه کنید: نه تنها هزینههای مستقیم مانند توپ بسکتبال و اجاره سالن بدنسازی، بلکه سربار تخصیص یافته مانند بیمه، زمان اداری و بازاریابی را نیز شامل کنید. اگر اردوی تابستانی شما به 50 کودک خدمات میدهد، هزینه واقعی هر شرکتکننده چقدر است؟
درآمد را بر اساس برنامه پیگیری کنید: به طور مشابه، بدانید هر برنامه چه چیزی به همراه دارد. فقط به هزینههای ثبتنام نگاه نکنید—کمکهای مالی خاص برنامه، حمایتهای مالی و فروش کالاهای مرتبط با آن برنامه را نیز شامل کنید.
با ماموریت خود مقایسه کنید: برنامهای که پول از دست میدهد لزوماً بد نیست. کلینیک رایگان شما برای جوانان محروم ممکن است بالاترین برنامه تاثیرگذاری شما باشد، حتی اگر هزینه داشته باشد. نکته کلیدی این است که تصمیمات آگاهانه بگیرید. آیا میتوانید به طور خاص برای آن برنامه کمک مالی جمعآوری کنید؟ آیا باید آن را کوچک کنید؟ یا آنقدر برای ماموریت حیاتی است که برنامههای سودآور باید آن را یارانه دهند؟
قیمتگذاری واقعبینانه تعیین کنید: بسیاری از رهبران غیرانتفاعی کمتر از حد هزینه میگیرند زیرا میخواهند برنامهها در دسترس باشند. این قابل تحسین است، اما اگر روی هر شرکتکننده پول از دست بدهید، پایدار نیست. یک مدل قیمتگذاری طبقهبندی شده را در نظر بگیرید: قیمت کامل برای خانوادههایی که توانایی پرداخت آن را دارند، نرخهای کاهش یافته برای نیازمندان و جایگاههای بورسیه برای کسانی که نمیتوانند چیزی بپردازند.
مدیریت کمکهای مالی و روابط اهداکنندگان
اهداکنندگان فردی اغلب بودجه نامحدودی را فراهم میکنند که سازمان شما را انعطافپذیر و سالم نگه میدارد. اما مدیریت اهداکنندگان به سیستمهای عمدی نیاز دارد.
فوراً رسید صادر کنید: اهداکنندگان برای اهداف مالیاتی به رسید نیاز دارند و رسیدهای فوری شما را حرفهای نشان میدهند. در صورت امکان، تولید رسید خودکار را تنظیم کنید.
تاریخچه اهداکنندگان را پیگیری کنید: بدانید چه کسی چه چیزی، چه زمانی و برای چه هدفی داده است. این به مدیریت (تشکر مناسب) و درخواستهای آینده کمک میکند (شما ظرفیت و علایق اهدای آنها را میدانید).
اهداکنندگان خود را بخشبندی کنید: اهداکنندگان بزرگ به ارتباطات متفاوتی نسبت به اهداکنندگان کوچک نیاز دارند. داوطلبانی که اهدا میکنند نیز باید برای هر دو مشارکت مورد تقدیر قرار گیرند. حامیان مالی شرکتها مزایای دیداری و بازاریابی را میخواهند که اهداکنندگان فردی نمیخواهند.
به طور منظم در مورد تاثیر گزارش دهید: تا پایان سال صبر نکنید تا به اهداکنندگان بگویید که پول آنها چه چیزی را به دست آورده است. بهروزرسانیهای فصلی را با عکسها، داستانها و دادههایی در مورد کودکان آسیبدیده، برنامههای ارائه شده و جوامع خدمترسانی ارسال کنید. اهداکنندگانی که احساس میکنند به تاثیر شما مرتبط هستند، دوباره اهدا میکنند.
رسیدگی به هزینههای ثبتنام و پردازش پرداخت
هزینههای ثبتنام برای اردوها، کلینیکها و لیگها نشاندهنده درآمد قابل توجهی برای اکثر سازمانهای غیرانتفاعی بسکتبال است. این را به خوبی مدیریت کنید و درآمد قابل پیشبینی خواهید داشت. آن را ضعیف مدیریت کنید و با کمبود نقدینگی و والدین عصبانی روبرو خواهید شد.
از سیستمهای ثبتنام آنلاین استفاده کنید: فرمهای کاغذی و چکها قدیمی هستند و کابوسهای اداری ایجاد میکنند. ثبتنام آنلاین از طریق پلتفرمهایی که با سیستم حسابداری شما ادغام میشوند، خطاهای ورود داده را کاهش میدهد و جمعآوری نقدی را تسریع میکند.
هزینههای پردازش را درک کنید: هزینههای پردازش کارت اعتباری به طور معمول 2.5 تا 3.5 درصد از مبلغ تراکنش است. یا این را در قیمتگذاری خود بگنجانید یا هزینه را بپردازید. برخی از پلتفرمها به شما اجازه میدهند که این هزینه را به شرکتکنندگان منتقل کنید (به عنوان یک اضافه اختیاری)، که میتواند به جبران هزینهها در حین پایین نگه داشتن قیمتهای پایه کمک کند.
سیاستهای بازپرداخت واضح ایجاد کنید: قبل از باز شدن ثبتنام، سیاست بازپرداخت خود را تعیین کنید و آن را به وضوح اعلام کنید. آیا تا تاریخ معینی بازپرداخت کامل ارائه خواهید داد؟ بازپرداخت جزئی؟ اعتبار برای برنامههای آینده؟ داشتن این به صورت مکتوب از اختلافات بعدی جلوگیری میکند.
طرحهای پرداخت را تنظیم کنید: همه خانوادهها نمیتوانند 300 دلار را از قبل برای اردوی تابستانی پرداخت کنند. ارائه طرحهای پرداخت (شاید با هزینه پردازش کوچک) دسترسی را افزایش میدهد. فقط مطمئن شوید که سیستمی برای پیگیری اینکه چه کسی چه چیزی را پرداخت کرده است و ارسال یادآوری برای اقساط آتی دارید.
ملاحظات پایان سال
پایان سال مالی شما (اغلب 31 دسامبر برای سازمانهای غیرانتفاعی) الزامات ویژهای را به همراه دارد که بر انطباق و شهرت سازمان شما تأثیر میگذارد.
فرم IRS 990: اگر درآمد ناخالص شما از 50000 دلار بیشتر باشد، باید فرم 990 (یا 990-EZ اگر زیر 200000 دلار باشد) را ثبت کنید. این فرم عمومی است، به این معنی که اهداکنندگان و سازمانهای دیدهبان آن را بررسی خواهند کرد. 990 های دیر یا مفقود شده میتوانند وضعیت معاف از مالیات شما را از بین ببرند.
تأییدیههای اهداکنندگان: تمام کمکهای مالی بالای 250 دلار نیاز به تأیید کتبی از سازمان شما دارند. برای کمکهای مالی زیر 250 دلار، اهداکنندگان میتوانند از سوابق خود استفاده کنند، اما شما همچنان باید رسیدها را به عنوان بهترین روش ارسال کنید.
صورتهای مالی: صورتهای مالی پایان سال را آماده کنید، از جمله صورت وضعیت مالی (ترازنامه)، صورت فعالیتها (صورت سود و زیان) و صورت جریان وجوه نقد. اینها برای درخواستهای کمک مالی مورد نیاز هستند و به هیئت مدیره شما کمک میکنند تا سلامت سازمانی را درک کنند.
الزامات حسابرسی: برخی از ایالتها برای سازمانهای غیرانتفاعی بالای آستانههای درآمد معین، حسابرسی را الزامی میکنند. حتی اگر الزامی نباشد، اهداکنندگان بزرگ اغلب صورتهای مالی حسابرسی شده را میخواهند. از قبل برنامهریزی کنید زیرا حسابرسیها زمان میبرند و هزینه دارند.
بیمه و مدیریت ریسک
بسکتبال شامل فعالیت بدنی است که به معنای خطر آسیب است. بیمه مناسب از سازمان شما در برابر دادخواستهایی که میتواند شما را تعطیل کند محافظت میکند.
بیمه مسئولیت عمومی: آسیب دیدگی شرکتکنندگان و آسیب به امکانات را پوشش میدهد. این غیرقابل مذاکره است. اگر کودکی در اردوی شما بازوی خود را بشکند و والدین شکایت کنند، به پوشش نیاز دارید.
بیمه مدیران و افسران: از اعضای هیئت مدیره و مدیران اجرایی در برابر مسئولیت شخصی برای تصمیمات سازمانی محافظت میکند. اعضای هیئت مدیره خوب بدون این حمایت خدمت نخواهند کرد.
مسئولیت حرفهای: اگر مربی یا مربی استخدام میکنید، پوشش مسئولیت حرفهای را در نظر بگیرید در صورتی که شخصی ادعا کند آموزش سهلانگارانه منجر به آسیب شده است.
غرامت کارگران: در اکثر ایالتها در صورت داشتن کارمند الزامی است. حتی مربیان و داوران دستمزدبگیر نیز بسته به طبقهبندی شغلی خود ممکن است به پوشش نیاز داشته باشند.
بودجه برای بیمه: بیمه را به عنوان یک هزینه اختیاری در نظر نگیرید که در زمان کمبود پول از آن صرف نظر کنید. آن را به عنوان یک هزینه ثابت در بودجه خود بگنجانید. سالانه برای نرخهای بهتر خرید کنید، اما پوشش را برای صرفهجویی در پول قربانی نکنید.
ایجاد یک سازمان از نظر مالی پایدار
پایداری مالی به طور تصادفی اتفاق نمیافتد. این نیازمند استراتژی و انضباط عمدی است.
جریانهای درآمدی را متنوع کنید: بیش از حد به هیچ منبع واحدی وابسته نباشید. اگر 80 درصد از درآمد شما از یک اهداکننده یا کمک مالی بزرگ حاصل شود، آسیبپذیر هستید. هدف این است که ترکیبی از کمکهای فردی، حمایتهای مالی شرکتها، درآمد کسب شده (هزینههای برنامه) و کمکهای مالی داشته باشید.
فرصتهای درآمدزایی ایجاد کنید: آیا میتوانید تجهیزات خود را به سازمانهای دیگر اجاره دهید؟ مسابقات پولی برگزار کنید؟ کالاهای مارکدار بفروشید؟ درآمد کسب شده نامحدود و قابل اعتمادتر از کمکهای مالی است.
روی جمعآوری کمکهای مالی سرمایهگذاری کنید: بسیاری از سازمانهای غیرانتفاعی در جمعآوری کمکهای مالی کمخرج میکنند زیرا احساس گناه میکنند که پول اهداکنندگان را صرف "سربار" میکنند. اما جمعآوری کمکهای مالی حرفهای بازدهی ایجاد میکند. اگر صرف 1000 دلار برای یک رویداد جمعآوری کمک مالی، 10000 دلار کمک مالی به همراه داشته باشد، این یک سرمایهگذاری عالی است.
با کسب و کارهای محلی روابط برقرار کنید: حمایتهای مالی شرکتها میتواند درآمد سالانه ثابتی را فراهم کند. در عوض ارزش ارائه دهید: قرار دادن لوگو، ذکر در رویدادها، فرصتهایی برای داوطلب شدن. به حامیان مالی احساس کنید که در ماموریت شما شریک هستند.
برای رشد برنامهریزی کنید: اگر میخواهید به کودکان بیشتری خدمات ارائه دهید، به منابع بیشتری نیاز دارید. رشد نیاز به سرمایهگذاری در زیرساخت—کارکنان، سیستمها، تجهیزات دارد. برای آن از نظر مالی برنامهریزی کنید تا اینکه برای همگام شدن تقلا کنید.
چه زمانی کمک حرفهای بگیرید
در یک مقطع، مدیریت امور مالی سازمان غیرانتفاعی شما برای داوطلبان خوشنیت بسیار پیچی ده میشود. در اینجا زمان در نظر گرفتن کمک حرفهای آورده شده است:
شما به طور مداوم در حسابداری عقب هستید: اگر همیشه در حال جبران هستید، این نشانه آن است که به کمک نیاز دارید. اطلاعات مالی به موقع برای تصمیمگیری خوب ضروری است.
گزارشدهی کمکهای مالی آسیب میبیند: از دست دادن گزارشهای کمکهای مالی یا ارائه اطلاعات ناقص، بودجه را در معرض خطر قرار میدهد. کمک حرفهای از انطباق اطمینان میدهد.
شما به شش رقم درآمد نزدیک میشوید: با رشد شما، پیچیدگی حسابداری غیرانتفاعی به طور قابل توجهی افزایش مییابد. آنچه در 30000 دلار درآمد سالانه کارساز بود، در 300000 دلار کارساز نخواهد بود.
اعضای هیئت مدیره فاقد تخصص مالی هستند: اگر خزانهدار شما غرق شده است یا اعضای هیئت مدیره نمیتوانند صورتهای مالی را تفسیر کنند، یک متخصص را برای ایجاد سیستمها و آموزش داوطلبان بیاورید.
شما در حال استخدام کارمند هستید: حقوق و دستمزد الزامات انطباق قابل توجهی را اضافه میکند. کمک حرفهای تضمین میکند که مالیاتها، مزایا و گزارشدهی را به درستی انجام میدهید.
ماموریت شما در اولویت قرار دارد—اما امور مالی آن را ممکن میکند
حقیقتی که من به هر بنیانگذار مأموریت بسکتبال میگویم این است: ماموریت شما این است که زندگی را از طریق بسکتبال تغییر دهید. اما مدیریت مالی ضعیف ماموریت شما را سریعتر از هر چیز دیگری به پایان میرساند.
لازم نیست متخصص مالی شوید. شما باید سیستمهای قوی را پیادهسازی کنید، پول را با دقت پیگیری کنید و بر اساس اطلاعات مالی دقیق تصمیمات آگاهانه بگیرید. کودکانی که به آنها خدمات ارائه میدهید، شایسته سازمانی هستند که نه تنها امسال، بلکه برای سالهای آینده در کنار آنها باشد.
مدیریت مالی قوی سربار نیست—این پایهای است که همه چیز را ممکن میسازد. هر دلاری که با دقت پیگیری میکنید، هر کمک مالی که به طور کامل گزارش میکنید، هر اهداکنندهای که به خوبی مدیریت میکنید، ظرفیت شما را برای خدمترسانی افزایش میدهد. جامعه شما به آنچه شما میسازید نیاز دارد. پایداری مالی را به آن بدهید تا ماندگار شود.
به دنبال منابع بیشتری در مورد مدیریت سازمان غیرانتفاعی ورزشی خود هستید؟ به شورای ملی سازمانهای غیرانتفاعی (councilofnonprofits.org) و صندوق مالی غیرانتفاعی (nff.org) برای ابزارها و آموزشهای خاص سازمانهای مأموریتمحور مراجعه کنید.
