Eine Basketball-Nonprofit-Organisation führen: Ein Leitfaden für das Finanzmanagement für zielorientierte Organisationen
Wenn Sie eine Basketball-Organisation oder eine gemeinnützige Organisation leiten, sind Sie mit Herzblut dabei – Sie wollen Leben beeinflussen, Jugendliche fördern und die Kraft des Sports nutzen, um Gemeinschaften zu verändern. Aber zwischen der Organisation von Camps, der Koordination von Freiwilligen und der Messung Ihrer sozialen Wirkung tritt das Finanzmanagement oft in den Hintergrund. Das ist ein Fehler, der Sie Finanzierungsmöglichkeiten, die Einhaltung von Vorschriften und sogar Ihren gemeinnützigen Status kosten kann.
Ich habe im Laufe der Jahre mit Dutzenden von sportbasierten gemeinnützigen Organisationen zusammengearbeitet und immer wieder die gleichen finanziellen Herausforderungen erlebt. Lassen Sie mich Ihnen mitteilen, was ich darüber gelernt habe, wie Sie Ihre Basketball-Organisation finanziell gesund halten und sich gleichzeitig auf Ihre Mission konzentrieren können.
Die besonderen finanziellen Herausforderungen von Basketball-Nonprofit-Organisationen
Basketball-Organisationen und Jugendorganisationen stehen vor besonderen finanziellen Hürden, die sich von denen traditioneller gemeinnütziger Organisationen unterscheiden. Sie haben es zu tun mit:
Saisonale Umsatzschwankungen: Die Anmeldungen für Camps steigen im Sommer sprunghaft an, Turniergebühren kommen in Wellen herein und Spenden konzentrieren sich oft auf das Jahresende. Dies führt zu Liquiditätsengpässen, die Sie dazu zwingen können, in den ruhigeren Monaten nach Möglichkeiten zu suchen, um Ausrüstung oder Hallenmieten zu bezahlen.
Mehrere Einnahmequellen: Zwischen Einzelspenden, Firmensponsorings, Anmeldegebühren, Merchandise-Verkäufen, Startgeldern für Turniere und Fördermitteln jonglieren Sie mit zahlreichen Einnahmequellen – jede mit unterschiedlichen steuerlichen Auswirkungen und Berichtspflichten.
Programmspezifische Ausgaben: Jedes Camp, jede Klinik oder jedes Turnier hat ein eigenes Budget. Sie müssen die Kosten pro Programm verfolgen, um zu verstehen, welche Initiativen nachhaltig sind und welche Ressourcen verschlingen.
Sachspenden: Die gespendeten Basketbälle, Trikots oder die kostenlose Hallenzeit sind wertvoll, müssen aber für Ihre Bücher und Förderanträge ordnungsgemäß dokumentiert werden.
Aufbau Ihres finanziellen Fundaments
Bevor Sie Ihre Finanzen effektiv verwalten können, benötigen Sie die richtige Struktur. So sieht das aus:
Kontenrahmen, der für Sportorganisationen geeignet ist
Ihr Kontenrahmen sollte widerspiegeln, wie Basketball-Nonprofit-Organisationen tatsächlich arbeiten. Berücksichtigen Sie die folgenden Kategorien:
Erlöskonten sollten zwischen zweckgebundenen und nicht zweckgebundenen Mitteln unterscheiden. Richten Sie separate Konten für Programmgebühren (Camps, Kliniken, Ligen), Spenden (Einzelpersonen, Unternehmen, Stiftungen), Zuschüsse, Spendenaktionen und Merchandise-Verkäufe ein.
Ausgabenkategorien müssen die Programmkosten von den Verwaltungs- und Fundraising-Ausgaben trennen. Erstellen Sie für die Programmkosten Unterkonten für jeden wichtigen Programmbereich, damit Sie die Rentabilität verfolgen können. Fügen Sie Einzelposten für Ausrüstung und Zubehör, Hallenmieten, Trainer- und Schiedsrichterzahlungen, Versicherungen, Reisekosten und Turniergebühren hinzu.
Funktionale Zuordnung ist von entscheidender Bedeutung, da Stipendien und Spender sehen wollen, wie viel ihres Geldes direkt in Programme gegenüber Gemeinkosten fließt. Das IRS-Formular 990 erfordert diese Aufschlüsselung, bauen Sie sie also von Anfang an in Ihr System ein.
Wahl der richtigen Buchungsmethode
Die meisten Basketball-Nonprofit-Organisationen sollten die periodengerechte Rechnungslegung anstelle der Einnahmen-Überschuss-Rechnung verwenden, insbesondere wenn Sie jährlich mehr als 100.000 US-Dollar einnehmen oder größere Zuschüsse beantragen. Hier ist der Grund: Zuschüsse erfordern oft, dass Sie Einnahmen dann erfassen, wenn Sie sie erzielen (wenn Sie das Programm durchführen), und nicht, wenn Bargeld auf Ihrem Konto eingeht. Camp-Anmeldungen, die im April für Juni-Programme bezahlt werden, müssen als passive Rechnungsabgrenzung ausgewiesen und dann als Einnahmen erfasst werden, wenn das Camp tatsächlich stattfindet.
Die periodengerechte Rechnungslegung vermittelt ein wahrheitsgetreueres Bild Ihrer finanziellen Gesundheit. Sie zeigt Verpflichtungen, die Sie eingegangen sind (Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen), und Geld, das Ihnen geschuldet wird (Forderungen aus Lieferungen und Leistungen), die die Einnahmen-Überschuss-Rechnung vollständig außer Acht lässt.
Cashflow-Management in einer saisonalen Organisation
Der Cashflow ist der größte Killer von Jugend-Sport-Nonprofit-Organisationen. Sie können auf dem Papier technisch profitabel sein, während Sie kein Geld haben, um Trainer im nächsten Monat zu bezahlen. So vermeiden Sie diese Falle:
Bauen Sie eine Barreserve auf: Ihr Ziel sollte es sein, drei bis sechs Monate Betriebskosten auf der Bank zu haben. Ich weiß, das klingt unmöglich, wenn Sie gerade erst anfangen, aber beginnen Sie mit einem Ziel von einem Monat und bauen Sie von dort aus auf. Legen Sie 10-15 % der nicht zweckgebundenen Spenden speziell für diese Reserve zurück.
Erstellen Sie eine 12-Monats-Cashflow-Projektion: Stellen Sie dar, wann Geld eingeht und wann es ausgeht. Wenn Sie wissen, dass Juni bis August Ihre umsatzstärksten Monate aus Sommercamps sind, können Sie entsprechend planen. Vielleicht planen Sie Ausrüstungskäufe in Monaten mit hohem Cashflow ein, anstatt wenn Ihr Guthaben niedrig ist.
Richten Sie eine Kreditlinie ein: Bevor Sie sie brauchen. Banken sind viel eher bereit, Kredite zu gewähren, wenn Sie sie nicht dringend benötigen, als wenn Sie mit einer Krise konfrontiert sind. Eine Kreditlinie kann die Lücken zwischen dem Zeitpunkt, an dem Ihnen Ausgaben entstehen, und dem Zeitpunkt, an dem Anmeldegebühren eingehen, ausgleichen.
Rechnungen zeitnah stellen und nachverfolgen: Für Firmensponsoren und Zuschüsse Rechnungen sofort stellen, wenn Zahlungen fällig sind. Verspätete Zahlungen nach 15 Tagen nachverfolgen. Das monatliche Sponsoring von 1.000 US-Dollar durch das lokale Unternehmen hilft nicht, wenn es 90 Tage zu spät eintrifft.
Stipendienverwaltung und Berichterstattung
Stipendien sind oft das Lebenselixier von Basketball-Nonprofit-Organisationen, aber sie sind mit Auflagen verbunden. Wenn Sie die Stipendienverwaltung vermasseln, verlieren Sie die aktuelle Finanzierung – und schmälern Ihre Chancen auf zukünftige Auszeichnungen.
Zweckgebundene Mittel sorgfältig verfolgen: Wenn Ihnen eine Stiftung 10.000 US-Dollar speziell für Ihr Sommer-Basketballcamp gibt, können Sie dieses Geld nicht für allgemeine Betriebskosten verwenden. Richten Sie separate Konten ein oder verwenden Sie die Fondsbuchhaltung, um sicherzustellen, dass zweckgebundene Spenden zweckgebunden bleiben.
Alles dokumentieren: Quittungen aufbewahren, Fotos bei Veranstaltungen machen, Testimonials sammeln, die Teilnahme verfolgen und Teilnehmerdaten führen. Stipendienberichte erfordern den Nachweis, dass Sie Geld wie versprochen ausgegeben und die angegebenen Ergebnisse erzielt haben.
Stipendienzeitplanung verstehen: Einige Stipendien basieren auf Kostenerstattung, d. h. Sie geben zuerst Ihr eigenes Geld aus und reichen es dann zur Erstattung ein. Andere stellen Mittel im Voraus bereit. Wissen Sie, mit welcher Art Sie es zu tun haben, bevor Sie sich verpflichten, da Kostenerstattungsstipendien Cashflow-Druck erzeugen.
Stipendienberichterstattung in Ihren Kalender einbauen: Wenn ein Stipendium vierteljährliche Berichte erfordert, legen Sie Erinnerungen für die Datenerfassung Mitte des Quartals fest, damit Sie nicht in letzter Minute durcheinander geraten. Verspätete oder unvollständige Berichte können Stipendienrückforderungen auslösen oder Sie von zukünftigen Förderungen ausschließen.
Analyse der Programmrentabilität
Nicht jedes Programm, das Ihre Organisation durchführt, wird – oder sollte – rentabel sein. Ihre gemeinnützigen Initiativen können mit Verlust arbeiten, der durch profitable Camps oder Turniere subventioniert wird. Aber Sie müssen wissen, welches was ist.
Vollkosten pro Programm berechnen: Berücksichtigen Sie nicht nur die direkten Ausgaben wie Basketbälle und Hallenmieten, sondern auch die anteiligen Gemeinkosten wie Versicherungen, Verwaltungszeit und Marketing. Wenn Ihr Sommercamp 50 Kinder betreut, wie hoch sind die tatsächlichen Kosten pro Teilnehmer?
Einnahmen nach Programm verfolgen: Wissen Sie ähnlich, was jedes Programm einbringt. Betrachten Sie nicht nur die Anmeldegebühren – berücksichtigen Sie auch programmspezifische Spenden, Sponsorings und Merchandise-Verkäufe, die mit diesem Programm verbunden sind.
Mit Ihrer Mission vergleichen: Ein Programm, das Geld verliert, ist nicht unbedingt schlecht. Ihre kostenlose Klinik für benachteiligte Jugendliche ist möglicherweise Ihr wirkungsvollstes Programm, auch wenn es Geld kostet. Der Schlüssel liegt darin, fundierte Entscheidungen zu treffen. Können Sie speziell für dieses Programm Spenden sammeln? Sollten Sie es zurückfahren? Oder ist es so missionskritisch, dass profitable Programme es subventionieren sollten?
Realistische Preise festlegen: Viele gemeinnützige Führungskräfte berechnen zu wenig, weil sie Programme zugänglich machen wollen. Das ist bewundernswert, aber es ist nicht nachhaltig, wenn Sie an jedem Teilnehmer Geld verlieren. Erwägen Sie ein gestaffeltes Preismodell: voller Preis für Familien, die es sich leisten können, reduzierte Preise für Bedürftige und Stipendienplätze für diejenigen, die nichts bezahlen können.
Verwaltung von Spenden und Spenderbeziehungen
Einzelne Spender stellen oft die nicht zweckgebundenen Mittel bereit, die Ihre Organisation flexibel und gesund halten. Aber die Spenderverwaltung erfordert absichtliche Systeme.
Quittungen sofort ausstellen: Spender benötigen Quittungen für Steuerzwecke, und rechtzeitige Quittungen lassen Sie professionell aussehen. Richten Sie nach Möglichkeit eine automatische Quittungserstellung ein.
Spenderhistorie verfolgen: Wissen Sie, wer was, wann und für welchen Zweck gegeben hat. Dies hilft bei der Verwaltung (entsprechende Danksagung) und zukünftigen Anfragen (Sie kennen ihre Spendenkapazität und Interessen).
Ihre Spender segmentieren: Großspender benötigen eine andere Kommunikation als Kleinspender. Freiwillige, die auch spenden, sollten für beide Beiträge gewürdigt werden. Firmensponsoren wünschen sich Sichtbarkeit und Marketingvorteile, die Einzelspender nicht haben.
Regelmäßig über die Wirkung berichten: Warten Sie nicht bis zum Jahresende, um den Spendern mitzuteilen, was ihr Geld bewirkt hat. Senden Sie vierteljährliche Updates mit Fotos, Geschichten und Daten über betroffene Kinder, durchgeführte Programme und betreute Gemeinschaften. Spender, die sich mit Ihrer Wirkung verbunden fühlen, spenden wieder.
Bearbeitung von Anmeldegebühren und Zahlungsabwicklung
Anmeldegebühren für Camps, Kliniken und Ligen stellen für die meisten Basketball-Nonprofit-Organisationen erhebliche Einnahmen dar. Verwalten Sie dies gut, und Sie werden vorhersehbare Einnahmen haben. Gehen Sie schlecht damit um, und Sie werden mit Bargeldmangel und verärgerten Eltern konfrontiert sein.
Online-Registrierungssysteme verwenden: Papierformulare und Schecks sind antiquiert und schaffen administrative Albträume. Die Online-Registrierung über Plattformen, die in Ihr Buchhaltungssystem integriert sind, reduziert Dateneingabefehler und beschleunigt den Geldeingang.
Bearbeitungsgebühren verstehen: Kreditkartenbearbeitungsgebühren betragen in der Regel 2,5-3,5 % der Transaktionsbeträge. Bauen Sie dies entweder in Ihre Preisgestaltung ein oder tragen Sie die Kosten. Einige Plattformen ermöglichen es Ihnen, die Gebühr an die Teilnehmer weiterzugeben (als optionale Ergänzung), was dazu beitragen kann, Kosten auszugleichen und gleichzeitig die Basispreise niedriger zu halten.
Klare Rückerstattungsrichtlinien erstellen: Bevor die Registrierung beginnt, legen Sie Ihre Rückerstattungsrichtlinien fest und kommunizieren Sie diese klar. Bieten Sie bis zu einem bestimmten Datum vollständige Rückerstattungen an? Teilweise Rückerstattungen? Gutschriften für zukünftige Programme? Wenn dies schriftlich vorliegt, werden spätere Streitigkeiten vermieden.
Zahlungspläne einrichten: Nicht jede Familie kann 300 US-Dollar im Voraus für das Sommercamp bezahlen. Das Anbieten von Zahlungsplänen (vielleicht mit einer kleinen Bearbeitungsgebühr) erhöht die Zugänglichkeit. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie ein System haben, um zu verfolgen, wer was bezahlt hat, und Erinnerungen für bevorstehende Ratenzahlungen zu senden.
Überlegungen zum Jahresende
Das Ende Ihres Geschäftsjahres (oft der 31. Dezember für Nonprofit-Organisationen) bringt besondere Anforderungen mit sich, die sich auf die Compliance und den Ruf Ihrer Organisation auswirken.
IRS-Formular 990: Wenn Ihre Bruttoeinnahmen 50.000 US-Dollar übersteigen, müssen Sie das Formular 990 einreichen (oder 990-EZ, wenn sie unter 200.000 US-Dollar liegen). Dieses Formular ist öffentlich, was bedeutet, dass Spender und Aufsichtsorganisationen es genau unter die Lupe nehmen werden. Verspätete oder fehlende 990er können Sie Ihren Steuerbefreiungsstatus kosten.
Spenderbestätigungen: Alle Spenden über 250 US-Dollar erfordern eine schriftliche Bestätigung Ihrer Organisation. Für Spenden unter 250 US-Dollar können Spender ihre eigenen Unterlagen verwenden, aber Sie sollten dennoch Quittungen als Best Practice senden.
Finanzberichte: Lassen Sie Finanzberichte zum Jahresende erstellen, einschließlich der Vermögenslage (Bilanz), der Tätigkeitsrechnung (Gewinn- und Verlustrechnung) und der Kapitalflussrechnung. Diese sind für Stipendienanträge erforderlich und helfen Ihrem Vorstand, die Gesundheit der Organisation zu verstehen.
Auditpflichten: Einige Staaten verlangen Audits für Nonprofit-Organisationen, die bestimmte Umsatzschwellen überschreiten. Auch wenn dies nicht erforderlich ist, wünschen sich große Stipendiengeber oft geprüfte Finanzberichte. Planen Sie im Voraus, da Audits Zeit und Geld kosten.
Versicherung und Risikomanagement
Basketball beinhaltet körperliche Aktivität, was ein Verletzungsrisiko bedeutet. Eine angemessene Versicherung schützt Ihre Organisation vor Klagen, die Sie schließen könnten.
Allgemeine Haftpflichtversicherung: Deckt Verletzungen von Teilnehmern und Schäden an Einrichtungen ab. Dies ist nicht verhandelbar. Wenn sich ein Kind in Ihrem Camp den Arm bricht und die Eltern klagen, benötigen Sie eine Deckung.
Direktoren- und Organhaftpflichtversicherung: Schützt Vorstandsmitglieder und Führungskräfte vor persönlicher Haftung für Organisationsentscheidungen. Gute Vorstandsmitglieder werden ohne diesen Schutz nicht dienen.
Berufshaftpflichtversicherung: Wenn Sie Trainer beschäftigen, sollten Sie eine Berufshaftpflichtversicherung in Betracht ziehen, falls jemand behauptet, eine fahrlässige Anweisung habe zu Verletzungen geführt.
Arbeiterunfallversicherung: In den meisten Staaten erforderlich, wenn Sie Mitarbeiter haben. Auch bezahlte Trainer und Schiedsrichter benötigen je nach Beschäftigungsart möglicherweise eine Deckung.
Budget für Versicherungen: Behandeln Sie Versicherungen nicht als optionale Ausgaben, die Sie auslassen können, wenn das Geld knapp ist. Bauen Sie sie als fixe Kosten in Ihr Budget ein. Suchen Sie jährlich nach besseren Tarifen, aber opfern Sie nicht die Deckung, um Geld zu sparen.
Aufbau einer finanziell nachhaltigen Organisation
Finanzielle Nachhaltigkeit geschieht nicht zufällig. Sie erfordert eine absichtliche Strategie und Disziplin.
Einnahmequellen diversifizieren: Verlassen Sie sich nicht zu stark auf eine einzige Quelle. Wenn 80 % Ihrer Einnahmen von einem Großspender oder Stipendium stammen, sind Sie gefährdet. Streben Sie eine Mischung aus Einzelspenden, Firmensponsorings, erwirtschafteten Einnahmen (Programmgebühren) und Stipendien an.
Erwirtschaftungsmöglichkeiten schaffen: Können Sie Ihre Ausrüstung an andere Organisationen vermieten? Gebührenpflichtige Turniere veranstalten? Markenartikel verkaufen? Erwirtschaftete Einnahmen sind nicht zweckgebunden und zuverlässiger als Stipendien.
In Fundraising investieren: Viele Nonprofit-Organisationen geben zu wenig für Fundraising aus, weil sie sich schuldig fühlen, Spendengelder für "Gemeinkosten" auszugeben. Aber professionelles Fundraising generiert Renditen. Wenn die Ausgaben von 1.000 US-Dollar für eine Spendenaktion 10.000 US-Dollar an Spenden einbringen, ist das eine großartige Investition.
Beziehungen zu lokalen Unternehmen aufbauen: Firmensponsorings können stetige jährliche Einnahmen generieren. Bieten Sie im Gegenzug Wert: Logoplatzierung, Erwähnungen bei Veranstaltungen, Möglichkeiten zur Freiwilligenarbeit. Geben Sie Sponsoren das Gefühl, Partner Ihrer Mission zu sein.
Wachstum planen: Wenn Sie mehr Kindern dienen wollen, benötigen Sie mehr Ressourcen. Wachstum erfordert Investitionen in die Infrastruktur – Personal, Systeme, Ausrüstung. Planen Sie dies finanziell ein, anstatt zu versuchen, Schritt zu halten.
Wann Sie professionelle Hilfe in Anspruch nehmen sollten
Irgendwann wird die Verwaltung der Finanzen Ihrer Nonprofit-Organisation zu komplex für wohlmeinende Freiwillige. Hier ist, wann Sie professionelle Hilfe in Betracht ziehen sollten:
Sie sind mit der Buchhaltung konsequent im Rückstand: Wenn Sie immer aufholen müssen, ist das ein Zeichen dafür, dass Sie Hilfe benötigen. Rechtzeitige Finanzinformationen sind für eine gute Entscheidungsfindung unerlässlich.
Die Stipendienberichterstattung leidet: Fehlende Stipendienberichte oder das Einreichen unvollständiger Informationen gefährdet die Finanzierung. Professionelle Hilfe gewährleistet die Compliance.
Sie nähern sich sechsstelligen Einnahmen: Die Komplexität der Buchhaltung von Nonprofit-Organisationen nimmt mit dem Wachstum erheblich zu. Was bei 30.000 US-Dollar Jahresumsatz funktioniert hat, wird bei 300.000 US-Dollar nicht mehr funktionieren.
Vorstandsmitglieder verfügen nicht über finanzielles Fachwissen: Wenn Ihr Schatzmeister überfordert ist oder Vorstandsmitglieder keine Finanzberichte interpretieren können, ziehen Sie einen Fachmann hinzu, um Systeme einzurichten und Freiwillige zu schulen.
Sie stellen Mitarbeiter ein: Die Gehaltsabrechnung bringt erhebliche Compliance-Anforderungen mit sich. Professionelle Hilfe stellt sicher, dass Sie Steuern, Leistungen und Berichterstattung korrekt handhaben.
Ihre Mission steht an erster Stelle – aber die Finanzen ermöglichen sie
Hier ist die Wahrheit, die ich jedem Gründer einer Basketball-Organisation sage: Ihre Mission ist es, Leben durch Basketball zu verändern. Aber ein schlechtes Finanzmanagement wird Ihre Mission schneller beenden als alles andere.
Sie müssen kein Finanzexperte werden. Sie müssen solide Systeme implementieren, Geld sorgfältig verfolgen und fundierte Entscheidungen auf der Grundlage genauer Finanzinformationen treffen. Die Kinder, denen Sie dienen, verdienen eine Organisation, die nicht nur in diesem Jahr für sie da ist, sondern auch in den kommenden Jahren.
Ein starkes Finanzmanagement ist keine Gemeinkosten – es ist das Fundament, das alles andere ermöglicht. Jeder Dollar, den Sie sorgfältig verfolgen, jedes Stipendium, über das Sie gründlich berichten, jeder Spender, den Sie gut betreuen, erhöht Ihre Fähigkeit, zu dienen. Ihre Gemeinde braucht das, was Sie aufbauen. Geben Sie ihm die finanzielle Stabilität, um zu bestehen.
Suchen Sie nach weiteren Ressourcen zur Verwaltung Ihrer Sport-Nonprofit-Organisation? Sehen Sie sich den National Council of Nonprofits (councilofnonprofits.org) und den Nonprofit Finance Fund (nff.org) für Tools und Schulungen speziell für zielorientierte Organisationen an.
