Dirigir una organització sense ànim de lucre de bàsquet: una guia de gestió financera per a organitzacions orientades a la missió
Quan dirigeixes un ministeri de bàsquet o una organització sense ànim de lucre, tens el cor al lloc correcte: vols impactar vides, fer de mentor de joves i utilitzar el poder dels esports per transformar comunitats. Però entre l'organització de campaments, la coordinació de voluntaris i la mesura del teu impacte social, la gestió financera sovint passa a un segon pla. Aquest és un error que et pot costar oportunitats de finançament, problemes de compliment i, fins i tot, el teu estatus d'organització sense ànim de lucre.
Després d'haver treballat amb dotzenes d'organitzacions sense ànim de lucre basades en l'esport al llarg dels anys, he vist que els mateixos reptes financers sorgeixen repetidament. Permeteu-me compartir el que he après sobre com mantenir la vostra organització de bàsquet financerament sana mentre us manteniu enfocats en la vostra missió.
Els reptes financers únics de les organitzacions sense ànim de lucre de bàsquet
Els ministeris de bàsquet i les organitzacions juvenils s'enfronten a un conjunt específic d'obstacles financers que difereixen de les organitzacions sense ànim de lucre tradicionals. Esteu tractant amb:
Fluctuacions estacionals dels ingressos: Les inscripcions als campaments augmenten a l'estiu, les tarifes dels torneigs arriben en onades i les donacions dels donants sovint s'agrupen al voltant de finals d'any. Això crea problemes de flux de caixa que et poden deixar lluitant per pagar l'equipament o el lloguer d'instal·lacions durant els mesos més lents.
Múltiples fonts d'ingressos: Entre les donacions individuals, els patrocinis corporatius, les taxes d'inscripció, les vendes de mercaderia, les taxes d'inscripció als torneigs i el finançament de subvencions, estàs fent malabars amb nombroses fonts d'ingressos, cadascuna amb diferents implicacions fiscals i requisits d'informació.
Despeses específiques del programa: Cada campament, clínica o torneig té el seu propi pressupost. Heu de fer un seguiment dels costos per programa per entendre quines iniciatives són sostenibles i quines estan esgotant recursos.
Donacions en espècie: Aquests bàsquets, samarretes o temps de pista gratuït donats són valuosos, però necessiten la documentació adequada per als vostres llibres i sol·licituds de subvencions.
Configuració de la vostra base financera
Abans de poder gestionar les vostres finances de manera eficaç, necessiteu la estructura adequada. Això és el que sembla:
Pla de comptes que funciona per a organitzacions esportives
El teu pla de comptes ha de reflectir com funcionen realment les organitzacions sense ànim de lucre de bàsquet. Considereu aquestes categories:
Els comptes d'ingressos haurien de distingir entre fons restringits i no restringits. Configureu comptes separats per a les taxes del programa (campaments, clíniques, lligues), donacions (individuals, corporatives, fundacions), subvencions, esdeveniments de recaptació de fons i vendes de mercaderia.
Les categories de despeses han de separar els costos del programa de les despeses administratives i de recaptació de fons. Per a les despeses del programa, creeu subcomptes per a cada àrea principal del programa perquè pugueu fer un seguiment de la rendibilitat. Incloeu elements de línia per a equipament i subministraments, lloguer d'instal·lacions, pagaments a entrenadors i àrbitres, assegurances, despeses de viatge i taxes de torneig.
L'assignació funcional és fonamental perquè les subvencions i els donants volen veure quants diners es destinen directament als programes enfront de les despeses generals. El formulari 990 de l'IRS requereix aquest desglossament, així que incorporeu-lo al vostre sistema des del primer dia.
Elecció del mètode de comptabilitat adequat
La majoria de les organitzacions sense ànim de lucre de bàsquet haurien d'utilitzar la comptabilitat d'exercici en lloc de la base de caixa, especialment un cop ingresseu més de 100.000 dòlars anuals o busqueu subvencions importants. Aquest és el perquè: les subvencions sovint requereixen que reconegueu els ingressos quan els guanyeu (quan lliureu el programa) en lloc de quan els diners arriben al vostre compte. Les inscripcions als campaments pagades a l'abril per als programes de juny s'han de registrar com a ingressos diferits i, a continuació, reconèixer-se com a ingressos quan el campament realment tingui lloc.
La comptabilitat d'exercici ofereix una imatge més veraç de la vostra salut financera. Mostra els compromisos que heu adquirit (comptes a pagar) i els diners que us deuen (comptes a cobrar) que la comptabilitat de caixa passa per alt completament.
Gestió del flux de caixa en una organització estacional
El flux de caixa és el principal assassí de les organitzacions sense ànim de lucre d'esports juvenils. Podeu ser tècnicament rendible sobre el paper sense tenir diners per pagar els entrenadors el mes que ve. A continuació, s'explica com evitar aquesta trampa:
Creeu una reserva de caixa: El vostre objectiu hauria de ser de tres a sis mesos de despeses operatives al banc. Sé que sembla impossible quan tot just comenceu, però comenceu amb un objectiu d'un mes i construïu a partir d'aquí. Reserveu entre el 10 i el 15% de les donacions no restringides específicament per a aquesta reserva.
Creeu una projecció de flux de caixa de 12 mesos: Mapa quan entren i quan surten els diners. Si sabeu que de juny a agost són els vostres mesos d'ingressos importants dels campaments d'estiu, podeu planificar en conseqüència. Potser programeu les compres d'equipament durant els mesos de caixa alta en lloc de quan el vostre saldo és baix.
Configureu una línia de crèdit: Abans de necessitar-la. Els bancs estan molt més disposats a ampliar el crèdit quan no el necessiteu desesperadament que quan us enfronteu a una crisi. Una línia de crèdit pot suavitzar aquests buits entre quan incorreu en despeses i quan arriben les taxes d'inscripció.
Factura ràpidament i fes un seguiment: Per als patrocinadors corporatius i les subvencions, envieu les factures immediatament quan els pagaments vencen. Feu un seguiment dels pagaments tardans després de 15 dies. Aquest patrocini mensual de 1.000 dòlars de l'empresa local no ajuda si arriba 90 dies tard.
Gestió i informes de subvencions
Les subvencions són sovint el element vital de les organitzacions sense ànim de lucre de bàsquet, però vénen amb condicions. Si arruïneu la gestió de les subvencions, perdreu el finançament actual i perjudicareu les vostres possibilitats de rebre premis futurs.
Feu un seguiment acurat dels fons restringits: Quan una fundació us dóna 10.000 dòlars específicament per al vostre campament de bàsquet d'estiu, no podeu utilitzar aquests diners per a despeses operatives generals. Configureu comptes separats o utilitzeu la comptabilitat de fons per assegurar-vos que les donacions restringides es mantinguin restringides.
Documenteu tot: Deseu rebuts, feu fotos als esdeveniments, recopileu testimonis, feu un seguiment de l'assistència i manteniu els registres dels participants. Els informes de subvencions requereixen proves que vau gastar diners tal com es va prometre i que vau assolir els resultats declarats.
Comprendre el calendari de les subvencions: Algunes subvencions es basen en el reemborsament, cosa que significa que primer gasteu els vostres propis diners i, a continuació, sol·liciteu el reemborsament. Altres proporcionen fons per avançat. Sabeu amb quin tipus esteu tractant abans de comprometre-vos, perquè les subvencions de reemborsament creen pressió sobre el flux de caixa.
Incorporeu la presentació d'informes de subvencions al vostre calendari: Si una subvenció requereix informes trimestrals, configureu recordatoris per a la recopilació de dades a mig trimestre perquè no us costi temps en el moment de la data límit. Els informes tardans o incomplets poden provocar recuperacions de subvencions o desqualificar-vos per a finançament futur.
Anàlisi de la rendibilitat del programa
No tots els programes que executa la vostra organització seran, o haurien de ser, rendibles. Les vostres iniciatives de servei comunitari poden funcionar amb pèrdues, subvencionades per campaments o torneigs rendibles. Però heu de saber quin és quin.
Calculeu els costos totals per programa: Incloeu no només les despeses directes com bàsquets i lloguer de gimnasos, sinó també les despeses generals assignades com ara assegurances, temps administratiu i màrqueting. Si el vostre campament d'estiu atén 50 nens, quin és el cost real per participant?
Feu un seguiment dels ingressos per programa: De la mateixa manera, sabeu què aporta cada programa. No només mireu les taxes d'inscripció: incloeu les donacions específiques del programa, els patrocinis i les vendes de mercaderia vinculades a aquest programa.
Compareu amb la vostra missió: Un programa que perd diners no és necessàriament dolent. La vostra clínica gratuïta per a joves desfavorits podria ser el vostre programa d'impacte més alt, fins i tot si costa diners. La clau és prendre decisions informades. Podeu recaptar fons específicament per a aquest programa? Heu de reduir-lo? O és tan fonamental per a la missió que els programes rendibles l'haurien de subvencionar?
Estableix preus realistes: Molts líders sense ànim de lucre cobren menys perquè volen que els programes siguin accessibles. Això és admirable, però no és sostenible si perds diners amb cada participant. Considereu un model de preus per nivells: preu complet per a les famílies que poden permetre-ho, tarifes reduïdes per a aquelles que ho necessiten i places de beca per a aquelles que no poden pagar res.
Gestió de donacions i relacions amb els donants
Els donants individuals sovint proporcionen el finançament no restringit que manté la vostra organització flexible i sana. Però la gestió de donants requereix sistemes intencionats.
Emet rebuts immediatament: Els donants necessiten rebuts per a finalitats fiscals, i els rebuts ràpids us fan semblar professionals. Configureu la generació automatitzada de rebuts si és possible.
Feu un seguiment de l'historial del donant: Sabeu qui va donar què, quan i amb quina finalitat. Això ajuda amb la gestió (agrair adequadament) i les peticions futures (coneixeu la seva capacitat i interessos de donació).
Segmenta els teus donants: Els donants importants necessiten una comunicació diferent que els donants petits. Els voluntaris que també donen haurien de ser reconeguts per ambdues contribucions. Els patrocinadors corporatius volen visibilitat i beneficis de màrqueting que els donants individuals no.
Informa sobre l'impacte regularment: No espereu fins a finals d'any per dir als donants què han aconseguit els seus diners. Envieu actualitzacions trimestrals amb fotos, històries i dades sobre nens impactats, programes lliurats i comunitats ateses. Els donants que se senten connectats amb el vostre impacte tornen a donar.
Gestió de les taxes d'inscripció i el processament de pagaments
Les taxes d'inscripció per a campaments, clíniques i lligues representen ingressos importants per a la majoria d'organitzacions sense ànim de lucre de bàsquet. Gestioneu això bé i tindreu uns ingressos predictibles. Gestioneu-ho malament i us enfrontareu a escassetat de diners i pares enfadats.
Utilitzeu sistemes d'inscripció en línia: Els formularis en paper i els xecs són antiquats i creen malsons administratius. La inscripció en línia a través de plataformes que s'integren amb el vostre sistema de comptabilitat redueix els errors d'entrada de dades i accelera la recaptació de diners.
Comprendre les tarifes de processament: Les tarifes de processament de targetes de crèdit solen oscil·lar entre el 2,5 i el 3,5% dels imports de les transaccions. Incorporeu això als vostres preus o assumiu el cost. Algunes plataformes us permeten passar la tarifa als participants (com a addició opcional), cosa que pot ajudar a compensar els costos mantenint els preus base més baixos.
Creeu polítiques de reemborsament clares: Abans que s'obri la inscripció, decidiu la vostra política de reemborsament i comuniqueu-la clarament. Oferireu reemborsaments complets fins a una data determinada? Reemborsaments parcials? Crèdits per a programes futurs? Tenir això per escrit evita disputes més endavant.
Configureu plans de pagament: No totes les famílies poden pagar 300 dòlars per avançat per al campament d'estiu. Oferir plans de pagament (potser amb una petita tarifa de processament) augmenta l'accessibilitat. Només assegureu-vos que teniu un sistema per fer un seguiment de qui ha pagat què i enviar recordatoris per a les properes quotes.
Consideracions de final d'any
El final del vostre exercici fiscal (sovint el 31 de desembre per a les organitzacions sense ànim de lucre) comporta requisits especials que afecten el compliment i la reputació de la vostra organització.
Formulari 990 de l'IRS: Si els vostres ingressos bruts superen els 50.000 dòlars, heu de presentar el formulari 990 (o 990-EZ si teniu menys de 200.000 dòlars). Aquest formulari és públic, cosa que significa que els donants i les organitzacions de vigilància l'examinaran. Els 990 tardans o que falten us poden costar el vostre estat d'exempció fiscal.
Reconeixements dels donants: Totes les donacions superiors a 250 dòlars requereixen un reconeixement per escrit de la vostra organització. Per a les donacions inferiors a 250 dòlars, els donants poden utilitzar els seus propis registres, però encara heu d'enviar rebuts com a millor pràctica.
Estats financers: Feu preparar els estats financers de final d'any, inclòs l'estat de situació financera (balanç), l'estat d'activitats (compte de resultats) i l'estat de fluxos d'efectiu. Aquests són necessaris per a les sol·licituds de subvencions i ajuden el vostre consell a comprendre la salut organitzativa.
Requisits d'auditoria: Alguns estats requereixen auditories per a organitzacions sense ànim de lucre per sobre de determinats llindars d'ingressos. Fins i tot si no és necessari, els principals donants sovint volen estats financers auditats. Planifiqueu amb antelació perquè les auditories requereixen temps i costen diners.
Assegurances i gestió de riscos
El bàsquet implica activitat física, cosa que significa risc de lesions. Una assegurança adequada protegeix la vostra organització de demandes que podrien tancar-la.
Assegurança de responsabilitat civil general: Cobreix les lesions als participants i els danys a les instal·lacions. Això no és negociable. Si un nen es trenca el braç al vostre campament i els pares demanden, necessiteu cobertura.
Assegurança de directors i funcionaris: Protegeix els membres del consell i els executius de la responsabilitat personal per les decisions organitzatives. Els bons membres del consell no serviran sense aquesta protecció.
Responsabilitat professional: Si contracteu entrenadors o formadors, considereu la cobertura de responsabilitat professional en cas que algú al·legui que una instrucció negligent va provocar una lesió.
Compensació laboral: Obligatòria a la majoria d'estats si teniu empleats. Fins i tot els entrenadors i àrbitres pagats podrien necessitar cobertura depenent de la seva classificació laboral.
Pressupost per a l'assegurança: No tracteu l'assegurança com una despesa opcional que s'ha d'ometre quan els diners són escassos. Incorporeu-lo al vostre pressupost com a cost fix. Compareu preus anualment per obtenir millors tarifes, però no sacrifiqueu la cobertura per estalviar diners.
Construcció d'una organització financerament sostenible
La sostenibilitat financera no passa per accident. Requereix estratègia i disciplina intencionades.
Diversifica les fonts d'ingressos: No depenguis massa d'una sola font. Si el 80% dels vostres ingressos provenen d'un donant o subvenció important, sou vulnerables. Aposta per una combinació de donacions individuals, patrocinis corporatius, ingressos obtinguts (taxes de programa) i subvencions.
Creeu oportunitats d'ingressos obtinguts: Podeu llogar el vostre equipament a altres organitzacions? Fer torneigs de pagament? Vendre mercaderia de marca? Els ingressos obtinguts no estan restringits i són més fiables que les subvencions.
Invertiu en la recaptació de fons: Moltes organitzacions sense ànim de lucre gasten poc en la recaptació de fons perquè se senten culpables de gastar diners dels donants en "despeses generals". Però la recaptació de fons professional genera rendiments. Si gastar 1.000 dòlars en un esdeveniment de recaptació de fons genera 10.000 dòlars en donacions, aquesta és una gran inversió.
Creeu relacions amb les empreses locals: Els patrocinis corporatius poden proporcionar ingressos anuals constants. Oferiu valor a canvi: col·locació de logotips, mencions en esdeveniments, oportunitats per fer voluntariat. Feu que els patrocinadors se sentin com a socis en la vostra missió.
Planifiqueu el creixement: Si voleu atendre més nens, necessiteu més recursos. El creixement requereix inversió en infraestructura: personal, sistemes, equipament. Planifiqueu-ho financerament en lloc de lluitar per mantenir-vos al dia.
Quan obtenir ajuda professional
En algun moment, la gestió de les finances de la vostra organització sense ànim de lucre esdevé massa complexa per als voluntaris benintencionats. A continuació, s'indica quan heu de tenir en compte l'ajuda professional:
Esteu constantment endarrerits en la comptabilitat: Si sempre esteu posant-vos al dia, això és un senyal que necessiteu ajuda. La informació financera oportuna és essencial per a una bona presa de decisions.
La presentació d'informes de subvencions està patint: Faltar a la presentació d'informes de subvencions o presentar informació incompleta posa en perill el finançament. L'ajuda professional garanteix el compliment.
Us esteu apropant a les sis xifres d'ingressos: La complexitat de la comptabilitat sense ànim de lucre augmenta significativament a mesura que creixeu. El que va funcionar amb 30.000 dòlars d'ingressos anuals no funcionarà amb 300.000 dòlars.
Els membres del consell manquen d'experiència financera: Si el vostre tresorer està desbordat o els membres del consell no poden interpretar els estats financers, porteu un professional per establir sistemes i formar voluntaris.
Esteu contractant empleats: La nòmina afegeix requisits de compliment significatius. L'ajuda professional garanteix que gestioneu els impostos, els beneficis i la presentació d'informes correctament.
La vostra missió és el primer, però les finances ho permeten
Aquí teniu la veritat que dic a tots els fundadors del ministeri de bàsquet: la vostra missió és canviar vides a través del bàsquet. Però una mala gestió financera acabarà amb la vostra missió més ràpid que qualsevol altra cosa.
No necessiteu convertir-vos en un expert financer. Heu d'implementar sistemes sòlids, fer un seguiment acurat dels diners i prendre decisions informades basades en informació financera precisa. Els nens als quals esteu atenent mereixen una organització que hi serà per a ells no només aquest any, sinó durant els propers anys.
Una gestió financera sòlida no són despeses generals, és la base que fa possible tot el que és possible. Cada dòlar que feu un seguiment acurat, cada subvenció que informeu exhaustivament, cada donant que gestioneu bé augmenta la vostra capacitat de servir. La vostra comunitat necessita el que esteu construint. Doneu-li l'estabilitat financera per durar.
Busqueu més recursos sobre com gestionar la vostra organització esportiva sense ànim de lucre? Consulteu el Consell Nacional d'Organitzacions Sense Ànim de Lucre (councilofnonprofits.org) i el Fons de Finances Sense Ànim de Lucre (nff.org) per obtenir eines i formació específiques per a organitzacions orientades a la missió.
